EDI-Implementierung

EDI-Fähigkeit in wenigen Schritten

Für die Umsetzung von EDI im eigenen Unternehmen gibt es EDI-Spezialisten und diverse Branchenorganisationen, die dabei unterstützen können.
Da die Implementierung von EDI technisch und organisatorisch komplex sein kann, hilft ein systematischer Ansatz und die strukturierte Umsetzung von typischen Implementierungsprozessen. Diese werden im Folgenden dargestellt:

1. Schritt: Anforderungsanalyse

Ganz zum Anfang sollten Sie für sich oder gemeinsam mit Ihrem EDI-Dienstleister folgende Punkte klären:

  • Welche Geschäftsprozesse (Bestellungen, Rechnungen) sollen unterstützt werden?
  • Welche Geschäftsprozesse besitzen strategisch das größte Potential bei der EDI-Umsetzung?
  • Welche Daten bzw. Informationen sollen ausgetauscht werden?
  • Sollen die Daten nur gesendet oder/und empfangen werden?

 

2. Schritt: Organisationsstruktur aufbauen

Wichtig ist es, die EDI-Implementierung strategisch zu entscheiden und das Projektteam mit den notwendigen Ressourcen und Kompetenzen auszustatten. EDI-Koordinatoren und -Teams müssen in der Lage sein, die Umsetzung innerhalb der Unternehmensorganisation vorantreiben.

3. Schritt: Auswahl der optimalen EDI-Lösung (Inhouse oder EDI-Dienstleister)

Um eine automatisierte Verarbeitung der Daten sicherzustellen benötigen Unternehmen eine spezielle EDI-Software, die die Nachrichtenstandards und Ihre Schnittstellenanforderungen unterstützt. Informieren Sie sich über die am Markt verfügbaren Lösungen bzw. wägen Sie die Vor- und Nachteile einer EDI-Outsourcing-Lösung ab. Für die wenigsten  Unternehmen lohnt sich heute noch der Aufbau einer eigenen EDI-Infrastruktur.

4. Schritt: Informationen zusammenstellen

Für die Implementierung und den Roll-out werden verschiedenste Informationen benötigt, so z.B.

  • Ihre GLN: Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die notwendigen Identifikationsnummern, wie z.B. die Global Location Number (GLN) besitzt, oder beantragen Sie diese.
  • Beschreibung des Austauschformates
  • Ansprechpartner der Kunden
  • Notwendige schriftlich formulierte Vereinbarungen (z.B. EDI-Vereinbarung)

5. Schritt: System- und Datenintegration

Je nach Betriebsmodell müssen Sie die notwendige Infrastruktur aufbauen (Inhouse-Modell) oder die Kommunikationsanbindung an den EDI-Provider (Outsourcing-Modell) realisiert werden. Anschließend müssen die Schnittstellen zu Ihrem internen ERP-System bereitgestellt bzw. angepasst werden. Für die Abbildung der einzelnen Geschäftsprozesse müssen Mappings entwickelt werden. EDI-Provider verfügen sehr häufig schon über eine Vielzahl von EDI-Mappings. 

6. Schritt: Tests und Start

Nachdem das EDI-System implementiert bzw. alle Voraussetzungen durch den EDI-Provider erfüllt sind,  werden im Rahmen eines Pilotprojekts Tests mit einem Kunden durchgeführt. Sind diese erfolgreich verlaufen, steht einer elektronischen Kommunikation im Echtbetrieb mit Ihren Geschäftspartnern nichts mehr im Wege.