EDI-Lösungen

Scan, Print & Archivierung

Scan Services mit CS.Scan

Dokumente digitalisieren. Manuellen Aufwand reduzieren.

Mercoline übernimmt im Rahmen seines Full-Services-Angebotes CS.Scan die Digitalisierung von eingehenden Papierdokumenten, wie z.B. Rechnungen. Mittels OCR-Software werden die Daten intelligent ausgelesen. Im Ergebnis erhalten Sie - wie beim klassischen EDI oder Web-EDI - die Belegdaten in Ihrem Inhouse-Format (z.B. IDoc) direkt in Ihr ERP-System geliefert.

Prozessgrafik CS.Scan
Prozessgrafik CS.Scan

Entscheidend für die Qualität der Daten sind exakt aufeinander abgestimmte Vorgänge. Hochleistungsscanner übernehmen das automatische Scannen aller Belege. Intelligente OCR-Software sorgt für die Datenextraktion, Belegerkennung und Klassifizierung.

CS.Scan umfasst ...

  • Entgegennahme, Abholung und Eingangsbearbeitung der Belege
  • Automatisches Scannen der Belege
  • Datenextraktion per OCR- bzw. ICR-Technologie, z.B. von Kopf-, Positions- und Fuß-Daten aus der Rechnung
  • Abgleich der Daten mit Vorbelegen, z.B. Rechnungen mit Bestellungen
  • Syntax- und Plausibilitätsprüfungen
  • Konvertierung in Ihr Inhouse-Format
  • Übergabe der strukturierten Nachrichten sowie der Bilddokumente an nachgelagerte Systeme wie z.B. ERP-, Archiv- oder Workflow-System
  • Wenn gewünscht: qualifizierte elektronische Signatur

Ihre Vorteile im Überblick:

  • Reduzierung der Prozesskosten, z.B. im Rechnungseingang
  • Geringe manuelle Nachbereitung durch hohe Auslesegenauigkeit im OCR-Verfahren
  • Maximierung automatischer Buchungen ohne manuelle Prüfungen
  • Volle Integration von ehemaligen Papierbelegen in nachfolgende Inhouse-Workflows
  • Integrierter Full-Service ermöglicht schnellen Start

Print Services mit CS.Print

Nicht-elektronisch versandte Dokumente managen.

Eigentlich wollen Sie ja Papier vermeiden. Doch in einigen Fällen müssen Sie dann doch Dokumente wie Rechnungen auf Papier drucken und per Postweg versenden. Bei einer internen Prozesskostenanalyse werden Sie feststellen, dass die Druck- und Handlingskosten sehr hoch sind. Genau hier greift der Service CS.Print von Mercoline.

Prozessgrafik CS.Print

Sie stellen Mercoline Ihre Druckdateien inkl. Empfängeradressen in einem vereinbarten Format wie PDF oder IDoc-XML zur Verfügung. Mercoline kümmert sich dann um den Rest: von der Druckvorbereitung bis zum Versand. Sie profitieren direkt vom gebündelten Druckvolumen der Partner im Communications Network und erhöhen Ihre Flexibilität beim Output-Management.

CS.Print umfasst ...

  • Übernahme der Daten im vereinbarten Format (EANCOM, IDoc, pdf, XML, …)
  • Weiterleitung an das Print-Management
  • Druckdatensteuerung, z. B. Zusammenführen von Druckjobs
  • Druckaufbereitung und Layoutgestaltung (wenn notwendig)
  • Dokumentendruck mit individueller Sortierung über Barcodes und Data Matrix Codes, z. B. nach PLZ
  • Portooptimierung, Kuvertierung und Frankierung
  • Einlieferung beim Postdienstleister

Ihre Vorteile im Überblick:

  • Verringerung der Handlingskosten, z. B. im Rechnungsausgang
  • Reduzierung Portokosten bis zu 25 Prozent
  • Hohe und gleich bleibende Qualität
  • Erhöhung der Flexibiltät beim Output-Management
  • Integrierter Full-Service ermöglicht schnellen Start

Archivieren mit CS.Archive

Gesetzeskonforme Archivierung. Mehr Sicherheit.

Mit CS.Archive bietet Mercoline eine revisionssichere Archivierung für alle elektronischen Nachrichten (z.B. Rechnungen) und damit verbundenen Dateien (z.B. Signaturdateien). Sie nutzen die kostengünstige Archivierungsinfrastruktur von Mercoline und erfüllen sofort die gesetzlichen Anforderungen aus §14 UStG, AO, GDPdU und GoBS.

CS.Archive umfasst ...

  • Automatische Archivierung aller vereinbarten Daten im Rahmen der Mercoline Communications-Services während der gesamten EDI-/Signatur-Prozesse
  • Archivierung in einem logisch dedizierten Kunden-Archivsystem in gesicherte Serverumgebung
  • Archivierung über die vorgeschriebene Frist, z.B. von sechs oder zehn Jahren
  • Datenabruf auf dem vereinbarten Weg

Ihre Vorteile im Überblick

  • Full-Service: Sie brauchen sich nicht um die Archivierung kümmern.
  • 100% gesetzeskonform: Sie halten alle gesetzlichen Bestimmungen ein.
  • Hohe Sicherheit: Ihre Daten werden doppelt gesichert und sind auch in vielen Jahren noch lesbar.
  • Keine Investitionen: Mercoline stellt Hardware- und Software.
  • Geringe Kosten: Sie bezahlen eine geringe Grundgebühr und volumenabhängige Nutzungsgebühren.