Neues von Mercoline

Die Gelangensbestätigung: Großbaustelle in vielen Unternehmen

Viele Unternehmen haben sich noch nicht auf die neue Gelangensbestätigung eingestellt, die das Finanzamt seit Beginn des Jahres fordert. Wer den Nachweis über die erfolgreiche Zustellung von Waren innerhalb der EU nicht erbringen kann, riskiert hohe Umsatzsteuer-Nachzahlungen. Mit IT-Lösungen wie M.SecureTrade Gelangensbestätigung von Mercoline können Unternehmen, die die Anwendung SAP ERP nutzen, den Aufwand drastisch reduzieren und viele Prozesse automatisieren.

Trotz aller Proteste aus der Wirtschaft hat die Bundesregierung die europaweit einmalige Nachweispflicht in Kraft gesetzt: Seit Anfang des Jahres muss ein Empfänger innerhalb der EU den Erhalt einer Ware aus Deutschland bestätigen – sonst entfällt das Umsatzsteuerprivileg für innergemeinschaftliche Leistungen. Immerhin akzeptiert das Finanzamt unterschiedliche Nachweise als Gelangensbestätigung, darunter neben unterschriebenen Papierdokumenten auch E-Mails, elektronische Dokumente sowie die Track- & Trace-Daten von Kurierdiensten.

„Dennoch bleibt ein erheblicher Mehraufwand für deutsche Unternehmen“, berichtet Falko Richter vom Berliner SAP Services Partner Mercoline. „Einige Großkonzerne haben sogar Stellen ausgeschrieben, um mit diesem Bürokratiemonster fertig zu werden.“ Unternehmen, die SAP ERP nutzen, haben eine intelligente Alternative zum teuren Einsatz von zusätzlichem Personal: Mit dem Add-On M.SecureTrade Gelangensbestätigung von Mercoline können sie viele Abläufe automatisch und revisionssicher direkt in ihrem SAP-System abwickeln.

„Viele Unternehmen zögern aber noch mit dem Einsatz einer IT-Lösung oder haben das Thema einfach auf die lange Bank geschoben – ganz ähnlich wie bei der ATLAS-Umstellung vor fünf Jahren oder jetzt bei der Einführung von SEPA“, so Richter. „Manchmal muss erst ein Prüfer vom Finanzamt ins Unternehmen kommen – dann reagieren die Betroffenen aber schnell und bitten uns dringend um Angebote.“ Ein vermeidbarer Stress: Mercoline hat seine Lösung bereits Anfang 2013 als einer der ersten Anbieter auf den Markt gebracht.

Berentzen nutzt das Webportal und weitere elektronische Rückmeldeverfahren

Die Erfahrungen der Nutzer zeigen, dass sich damit der administrative Aufwand in Grenzen halten lässt: Mercoline-Kunde Berentzen liefert seine Spirituosen in alle 28 EU-Länder und benachrichtigt die meisten Empfänger automatisch mit einer E-Mail über jede Lieferung. Sie enthält einen Einmal-Link, der zu einem Webportal von Mercoline führt. Dort sieht der Kunde alle Einzelheiten der Lieferung und kann den Empfang mit nur zwei Mausklicks bestätigen. Ein Statusmonitor in Ampelform zeigt Berentzen an, welche Bestätigungen schon vorliegen und wo das Unternehmen nachhaken muss. Springt die Ampel auf Grün, liegt die Gelangensbestätigung vor und wird automatisch im SAP-System hinterlegt.

„Diese Lösung erspart uns viel Aufwand, weil das meiste ganz von selbst im Hintergrund abläuft“, berichtet Helmut Kuddes, Leiter der SAP-Prozessorganisation bei Berentzen. „Wir wickeln damit mehrere Hundert Transaktionen im Monat ab und sind sehr zufrieden.“ Neben der Gelangensbestätigung per Einmallink und Webportal ermöglicht es auch die elektronische Rückmeldung von Daten in unterschiedlichen Datenformaten: Der Berentzen-Kunden Lidl schickt beispielsweise schon heute automatisch die Gelangensbestätigungen im XML- und PDF-Format an seinen Lieferanten. Die Bestätigungen über den Erhalt der Ware werden automatisch ins SAP-System von Berentzen importiert, dem richtigen Vorgang zugeordnet und als erfolgreiche Gelangensbestätigung abgelegt. „Wir haben uns für die Mercoline-Lösung entschieden, weil wir alle Vorgänge direkt im SAP-System überwachen wollten und sie sich einfach an unsere Bedürfnisse anpassen lässt“, fasst Kuddes zusammen.

Automatische Verarbeitung von Track- & Trace-Daten

Besonders elegant lassen sich Gelangensbestätigungen abwickeln, wenn die Unternehmen dafür die Track- & Trace-Daten von Kurierdiensten wie UPS, DHL oder von Speditionen nutzen. Davon macht die Winkler+Dünnebier GmbH (W+D) aus Neuwied in Rheinland-Pfalz Gebrauch. Jeden Monat verschickt das Unternehmen rund 900 Pakete mit Ersatzteilen für seine Briefumschlagmaschinen, darunter etwa 500 an Empfänger innerhalb der EU. Die meisten Sendungen erreichen ihre Empfänger über Kurierdienste wie UPS, DHL oder TNT.

Sobald der Empfänger den Erhalt der Ware quittiert hat, fließt diese Statusinformation über die EDI-Services von Mercoline in das SAP-System von W+D und wird anschließend genutzt, um die Gelangensbestätigungen vollautomatisch zu verarbeiten. Seit November 2013 wickelt W+D etwa 90 Prozent aller Gelangensbestätigungen auf diese Weise mit M.SecureTrade Gelangensbestätigung ab. „Das System erleichtert unseren Mitarbeiter die Arbeit sehr“, berichtet Uwe Peine, Logistikleiter bei W+D. „Ohne diese IT-Lösung hätten wir eine zusätzliche Stelle ausschließlich für die Abwicklung der Gelangensbestätigungen schaffen müssen – jetzt kosten sie uns nur wenige Stunden pro Monat.“

M.SecureTrade Gelangensbestätigung läuft auf SAP ERP ab Version ECC 6.0. Das Add-On lässt sich in wenigen Tagen installieren und an die individuellen Bedürfnisse der Kunden anpassen. So ist es beispielsweise möglich, je nach Land und Kunde unterschiedliche Kanäle für die Abwicklung der Gelangensbestätigung zu definieren.

Kontakt:
Falko Richter
Mercoline GmbH
Tel.: +49 (0)30-4393 3042
E-Mail: kontakt@mercoline.de