Frachtkostenmanagement in SAP

M.ShippingRates - Logistikkosten senken durch Transparenz im Prozess

Häufig nehmen Frachtkosten bei steigenden Anforderungen an die Liefertreue einen zunehmenden Anteil an den Gesamtkosten eines Kundenauftrags ein. Eine integrierte Betrachtung der Logistik-Kosten schon zu Beginn des Order-To-Cash-Prozesses kann helfen, Kosten zu senken und Kundenanforderungen zu erfüllen.

Überblick
  • Verwendung des kosteneffektivsten TDL
  • Vereinfachung der Rechnungskontrolle
  • Verbesserte Grundlage für Ausschreibungen
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Frachtkostenkalkulation
  • (Vorab-)Ermittlung von Frachtkosten
  • Abfrage / Vergleich von Frachtkosten
  • Berechnung von Frachtkosten auf Basis eigener TDL-Konditionen
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Frachtkostenabrechnung
  • Berechnung tatsächlicher Frachtkosten, Grundlage zur Frachtrechnungskontrolle
  • Implementierung von Gutschrifts-Verfahren
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Frachtkostenanalyse
  • Datenaufbereitung zur Frachtkostenanalyse
  • Einheitliche Grundlage
    • zur Analyse Frachtvolumen
    • für Vertragsverhandlungen
    • für TDL-Bewertungen
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Frachtkosten senken
  • 6 Tipps zur Senkung der Frachtkosten
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SAP-Integration
  • Nahtlose Umsetzung von Logistik-Prozessen ohne Schnittstellen
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Kosten senken durch Frachtkostenmanagement

Überblick

M.ShippingRates ist die Mercoline-Lösung zum Frachtkosten-Management. Der Fokus liegt auf der Verwendung von SAP-Standard-Funktionalitäten mit Ergänzung von Komponenten zur Preisabfrage und Rechnungsabgleich.

Ein effektives SAP Frachtkostenmanagement kann in drei Bereiche gegliedert werden.

  1. Frachtkostenkalkulation
    Zum Beispiel zur Vorabkalkulation von Lieferkosten bei unterschiedlichen Transportdienstleistungen. Typische Frage: Was kostet die x kg Palette nach PLZ? Wie viel teurer ist eine 8:00 Zustellung?
  2. Frachtkostenabrechnung
    Ermittlung der tatsächlich anfallenden Frachtkosten. Typische Fragen: Wie teuer wird diese verpackte Sendung? Stimmt meine Frachtkostenrechnung?
  3. Frachtkostenanalyse
    Analyse der Frachtkosten bezogen auf unterschiedliche Aspekte: Typische Fragen: Hält mein Paketdienstleister die Zustellzeiten ein? Wie hoch sind meine Transportvolumina nach unterschiedlichen Regionen oder Transport-Dienstleistern (TDL)?

Realisiert wird die einheitliche Ermittlung von Frachtkosten durch:

  • Verwendung von Konnektoren zur Abfrage der Preise direkt beim Transportdienstleister oder
  • Import von Preistabellen der Transportdienstleister. Ein leicht anpassbares Template zum Import der Daten ist Bestandteil der Anwendung.
  • TDL-spezifische Konnektoren zum Import der Standard-Preistabellen verschiedener TDL.

Prozessgrafik M.ShippingRates

Prozess Frachtkostenmanagement SAP
Ihr Ansprechpartner

Steffen Udolph

Produktmanager Versandlogistik

Mercoline GmbH
Am Borsigturm 100
13507 Berlin

Tel. +49 (0)30-4393-2300

Frachtkostenkalkulation

Kunden verlangen häufig vorab einen Kostenvoranschlag über die Höhe der Transportkosten, um einen Versandservice auszuwählen der vom Standardweg abweicht. 
Beispiele:

  • Bestellungen für dringend benötigte Ersatzteile
  • Auswahlmöglichkeit verschiedener Versandoptionen bei Kundenaufträgen, die in Webshops erfasst werden

Mithilfe der Frachtkostenkalkulation von M.ShippingRates können Versandkosten schon früh im Geschäftsprozess ermittelt und dem Kunden als Entscheidungsgrundlage zur Auswahl von Versandoptionen zur Verfügung gestellt werden.

Hierzu können die Daten der Aufträge entweder automatisch ermittelt und die Preise an den Webshop zurückgespielt werden. Alternativ ist auch eine manuelle Abfrage im SAP-System möglich. Je nach Transportdienstleister sind auch die Listenpreise ermittelbar, die dann dem Warenempfänger als Frachtquote genannt werden. 

Frachtkostenabrechnung

Die Berechnung und Kontrolle der Frachtkosten ist durch die Komplexität der Preisstruktur der TDL häufig nur sehr schwer möglich. Einige TDL bieten jedoch Webservices oder Daten-Importe an, die die tatsächlichen Kosten ermitteln können. Ebenso bietet M.ShippingRates die Möglichkeit an, Speditionen Templates vorzugeben, in die die TDL ihre Frachtraten eintragen.

Diese Daten werden von M.ShippingRates pro Lieferung ermittelt und in SAP-Frachtkostenbelegen hinterlegt. Damit können sie zur Kontrolle der Frachtrechnung des TDLs herangezogen werden und ermöglichen einen Abgleich zwischen erwarteter und in Rechnung gestellter Frachtkostenposition.

Noch komfortabler ist die Möglichkeit des Gutschrifts- oder ERS-Verfahrens.  Hier wird dem TDL eine Einzelgutschrift  für jede Lieferung oder eine Sammelgutschrift pro Periode erstellt, zum Beispiel nach erfolgreicher Zustellung. Die Prüfung der Richtigkeit der Gutschrift obliegt dann dem Transportdienstleister. Diese Vorgehensweise benötigt in der Regel eine Vereinbarung mit dem TDL, bietet aber folgende Vorteile:

  • schneller Abschluss des Prozesses, insbesondere falls die Frachtkosten dem Warenempfänger weiterbelastet werden
  • Preisdifferenzen bei der Rechnungsprüfung werden reduziert
Produktfolder M.ShippingRates
Frachtkostenanalyse

Bei der Frachtkostenanalyse stehen zwei Gebiete im Focus: die Schaffung einer Grundlage für die Frachtkostenausschreibung  und die TDL-Beurteilung.

  • Die Ermittlung des tatsächlichen Frachtkostenvolumens und der angefallenen Frachtkosten ist häufig nur durch die Kombination von Daten aus mehreren Quellen, zum Beispiel den Anwendungen und Webseiten der Transportdienstleister mit unterschiedlichen Strukturen möglich. Dies führt zu hohen Aufwänden bei der Zusammenfassung der Daten für Neuausschreibungen der Frachten.  Da mit dem Einsatz von M.ShippingRates alle Daten in einem System vorhanden sind, ist es deutlich einfacher diese Daten zu analysieren. So können zum Beispiel die Frachtvolumen nach Ländern, Regionen oder Terminservice gegliedert werden, um als Grundlage für Ausschreibungspakete verwendet zu werden. 
  • M.ShippingRates in Verbindung mit der Mercoline-Lösung M.TransportCommunicator liefert die Möglichkeit, durch verschiedene Kriterien die Qualität des TDL zu beurteilen, zum Beispiel:
    • Kam die Lieferung rechtzeitig an?
    • Wurden Laufzeit und Garantieservice erfüllt?
    • Durchschnittspreis (je Gruppierung oder Gewicht)
    • Sendungsvolumen
    • Volumengewicht
    • Berichtswesen je nach Werk, TDL, Kontonummern, Datum, Land, etc.

Transparenz der Frachtkosten in SAP

6 Tipps zur Senkung der Frachtkosten

1. Benchmarken Sie Ihre Frachtraten!

Ermitteln Sie TDL-übergreifend ihr Frachtvolumen z. B. hinsichtlich Kontinente / Länder / PLZ und Services-Kombinationen. Ermitteln Sie Ihre bedeutenden trade lanes. Verwenden Sie die Daten für Ihre Frachtkosten-Ausschreibungen. Gruppieren Sie die Daten entsprechende Ihrer main trade lanes. M.TC liefert die Datengrundlage für diese Ausschreibungen.

Beispiele für Ausschreibungstranchen sind:

  • Pakete Deutschland
  • Pakete EU
  • Pakete Rest Europa
  • Pakete Nordamerika
  • Express-Sendungen
  • Gesamtvolumen über alle Tranchen

2. Reduzieren Sie Kosten für den TDL!

Erstellen Sie TDL-konforme Ladelisten und geroutete Etiketten um ein Relabeling durch den TDL zu vermeiden. Wickeln Sie den Datenverkehr im TDL-Standard Format ab und vermeiden Sie die Übermittlung von xls-Dateien, die auch beim TDL Konvertierungsaufwand (und damit Kosten) verursachen.
Beispiel:
M.TC bietet für TNT zusätzlich die Möglichkeit an, geroutete Etiketten zu drucken. Vermeiden Sie dadurch relabeling fees und senken Sie Ihre TNT-Frachtraten.

3. Prüfen Sie Mengen und Zuschläge!

Überprüfen Sie Ihre Mindestbestellmengen und/oder Mindermengenzuschläge um größere Bestellmengen zu bevorzugen.

4. Prüfung der Transportversicherung!

Überprüfen Sie inwieweit Ihre evtl. vorhandene Transportversicherung auch Ihre Paketversendungen abdeckt. Verhandeln Sie Frachtraten neu aus und reduzieren Sie die Raten um die inkludierten Versicherungsleistungen des TDL. Alternativ ändern Sie die Konditionen der Transportversicherung und schließen die Paketsendungen aus.

5. Wechseln Sie Ihren TDL!

Mit M.TC ermöglicht einen einfachen Wechsel des TDL mit geringem Schulungsaufwand und ohne neue Investitionen in Hardware.

6. Überprüfen Sie die Verpackung!

Passen Sie die Abmessungen besser an Ihre tatsächlichen Versendungen an.

SAP-Integration

Ermitteln Sie die Ihre ausgehandelten Frachtkosten direkt aus dem SAP-System heraus. Anschließend wird die SAP-Standard-Funktionalität zur Frachtkosten-Abrechnung angestartet. Entlasten Sie Ihren Fachbereich durch Wegfall der aufwändigen und fehleranfälligen manuellen Kontrolle der Frachtkostenrechnungen.

Referenzen
Alle Lösungen für Versandlogistik

Für die Prozesse der Versandlogistik stellt Mercoline einen umfassenden Lösungsansatz aus einem Guss bereit. Entscheidender Erfolgsfaktor ist hierbei für alle beteiligten Partner der Einsatz von Lösungen, die sich einfach in Ihr SAP-System integrieren lassen. 

Frachtkostenmanagement in SAP

Frachtkostenkalkulation, Frachtkostenabrechnung und Frachtkostenanalyse

Verpacken in SAP

Vereinfachung der Packprozesse am Packtisch

KEP-/Speditionsanbindung

Integration von Transportdienstleistern (TDL) in das SAP-System