Empfang von e-Rechnungen ab 2025 verpflichtend
Rechtslage und Lösungen
Die Einführung der e-Rechnung in Deutschland ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Geschäftsverkehr. Ab dem 1. Januar 2025 wird die Annahme von elektronischen Rechnungen für alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend. Diese Regelung basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die den elektronischen Rechnungsaustausch im öffentlichen Sektor vorschreibt, und wurde durch das Wachstumschancengesetz konkretisiert. Ab dem 1. Januar 2026 müssen Unternehmen alle Rechnungen im B2B-Bereich elektronisch erstellen und versenden.
Dieser Artikel gibt einen umfassenden Überblick zum Thema e-Rechnungen.
1. Was ist eine e-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (e-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird, wodurch eine elektronische Verarbeitung möglich ist.
Wichtig zu beachten: Ein einfaches PDF-Format erfüllt diese Anforderungen nicht.
Das strukturierte elektronische Format muss den europäischen Standards für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen, konkret der CEN-Norm EN 16931 und den entsprechenden Syntaxlisten. Formate wie die XRechnung, die bereits im öffentlichen Auftragswesen verwendet wird, oder das hybride ZUGFeRD-Format, das eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei darstellt, erfüllen diese Anforderungen. Zukünftig soll bei hybriden Formaten jedoch nur der strukturierte Teil maßgeblich sein.
Ein technisches Detail für Experten: Das strukturierte Format der e-Rechnung muss zwischen dem Rechnungsaussteller und dem Rechnungsempfänger vereinbart werden. Aus der elektronischen Rechnung im vereinbarten Format müssen dann die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben korrekt und vollständig extrahiert werden können, um der europäischen Norm zu entsprechen oder mit ihr interoperabel zu sein. Unter diesen Bedingungen sind derzeit auch Rechnungen zulässig, die über EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) erstellt wurden, selbst wenn ihre Formate nicht direkt der CEN-Norm EN 16931 entsprechen.
2. Wer ist betroffen?
Verpflichtet zur e-Rechnung sind:
- Unternehmen mit B2B-Leistungen
Die Verpflichtung zur Ausstellung einer e-Rechnung betrifft ausschließlich Leistungen zwischen Unternehmern (Business-to-Business, B2B). Dies gilt unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. - Kleinunternehmer:
Ab spätestens 2028 müssen auch Kleinunternehmer, die umsatzsteuerpflichtig sind, e-Rechnungen im B2B-Bereich stellen.
Weitere Voraussetzung:
Der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger müssen im Inland ansässig sein. Dies bedeutet:
- Der Sitz oder die Geschäftsleitung muss im Inland sein.
- Eine am betreffenden Umsatz beteiligte Betriebsstätte im Inland ist ebenfalls ausreichend.
- Alternativ genügen auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland.
- Eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne gleichzeitige Ansässigkeit führt nicht zur Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung.
3. Die Herausforderungen für Unternehmen
Die Umstellung auf e-Rechnungen bringt einige Herausforderungen mit sich:
Technische Integration:
Unternehmen müssen ihre IT-Infrastruktur anpassen, um elektronische Rechnungen verarbeiten zu können. Dies erfordert Investitionen in geeignete Software und Schnittstellen.
Schulung und Anpassung der Prozesse:
Die Mitarbeiter müssen im Umgang mit den neuen Systemen geschult werden. Darüber hinaus müssen bestehende Geschäftsprozesse angepasst werden, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden.
Compliance und Datensicherheit:
Es ist sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden, insbesondere hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit.
Kosten und Ressourcen:
Die Implementierung und der Betrieb der e-Rechnungs-Lösungen erfordern finanzielle Mittel und personelle Ressourcen.
4. Übergangsfristen der e-Rechnung für B2B-Geschäfte in Deutschland
2025 | 2026 | 2027 | 2028 | |
Sonstige Rechnungen (Papier, PDF, JPG), mit Zustimmung des Empfängers | ✓ | ✓ | - | - |
Sonstige Rechnungen (Papier, PDF, JPG), mit Zustimmung des Empfängers und der Vorjahresumsatz ist < 800.000 Euro | ✓ | ✓ | ✓ | - |
Rechnungen im EDI-Format mit Zustimmung des Empfängers | ✓ | ✓ | ✓ | - |
e-Rechnung (konform zu EN 16931) | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
5. E-Rechnungen mit Mercoline
Der EDI-Cloud-Service CS.EDI von Mercoline ermöglicht den vollautomatisierten elektronischen Datenaustausch (EDI) für verschiedene Unternehmensprozesse wie Bestell- und Rechnungswesen, Zahlungsverkehr und Logistik in strukturierten Datenformaten. Als zentrale Plattform für die Konvertierung und den Austausch von EDI-Nachrichten stellt Mercoline alle erforderlichen EDI-Schnittstellen, Partnerprofile und Kommunikationseinrichtungen bereit. Bei der Einrichtung der EDI-Partnerprofile profitieren Unternehmen von den bereits vorhandenen EDI-Mappings, die bei Bedarf für Sie aktiviert werden können. Mit den EDI-Outsourcing-Services, wie EDI-Rollout oder EDI-Migration, können Sie die EDI-Kosten erheblich gesenkt werden. Für spezielle EDI- oder ERP-Anforderungen, beispielsweise als SAP-Anwender, bietet Mercoline maßgeschneiderte Lösungen an.