Außenhandelsprozesse in SAP digitalisieren: mit der M.SecureTrade Suite von Mercoline

Immer mehr Exporte in Drittländer, neue Zollabkommen und komplexe Vorschriften erhöhen den Bearbeitungsaufwand beträchtlich. Das trifft mittelständische Unternehmen besonders, denn leistungsstarke Softwarelösungen sind auf Großunternehmen und Konzerne ausgerichtet. Auf diese Lücke zielt die M.SecureTrade Suite von Mercoline mit modularen Add-ons für SAP, eine Außenhandels-Suite nur für den Mittelstand.

Außenhandelsprozesse sind vielschichtig und komplex. Sie reichen vom Export-Management mit der ATLAS-Zollabwicklung über Sanktionslistenprüfungen, Präferenzmanagement bis hin zur Administration der Außenhandelsdaten und Außenhandelsdokumente. Für diese Prozesse werden bei mittelständischen Unternehmen einzelne Spezialprogramme wie die ATLAS-Zollabwicklung eingesetzt. Viele Arbeitsschritte werden allerdings noch manuell bearbeitet. Die Folgen sind ein hoher zeitlicher Aufwand, Medienbrüche, unklare Bearbeitungsstände und eine mangelnde Compliance. 

Fehlende Transparenz und Compliance von Zoll- und Außenhandels-Lösungen

Großunternehmen verfügen oftmals über komplexe Zoll- und Außenhandels-Lösungen. Für die Mehrzahl der mittelständischen Unternehmen sind die Vielzahl der Funktionen und die damit verbundenen Lizenzkosten und Wartungsaufwendungen allerdings keine Alternative. Non-SAP-Lösungen führen außerdem zu einer getrennten Datenhaltung mit isolierten Datensilos. Jede Lösung erfordert eine eigene Infrastruktur, die Schnittstellen müssen angepasst, gewartet und gepflegt werden. Isolierte Datensilos führen zu einer größeren Komplexität, steigendem Bearbeitungsaufwand und zu fehlender Transparenz und Compliance. Außerdem schränken die unterschiedlichen Benutzeroberflächen die Flexibilität beim Mitarbeitereinsatz ein.

Best-Practice-Beispiele zeigen, dass die Re-Integration von Anwendungen in das ERP-System für mittelständische Unternehmen effizienter und vor allem kostengünstiger ist. 

Logo M.SecureTrade Suite

Erstmals eine Außenhandels-Suite nur für den Mittelstand

Mit der M.SecureTrade-Suite von Mercoline ist erstmals eine umfassende Lösung für den Außenhandel verfügbar, die speziell auf den Bedarf mittelständischer SAP-Anwenderunternehmen ausgerichtet ist. Mit der M.SecureTrade-Suite sind für die einzelnen Zoll- und Außenhandels-Prozesse Add-ons für SAP ERP und SAP S/4HANA verfügbar. Die Suite ist modular aufgebaut, d. h., für jede Außenhandelsfunktion steht ein in SAP integriertes Add-on zur Verfügung:

  • Warenursprung & Präferenzen (Lieferantenerklärungen, Präferenzkalkulation)
  • Export-Management (ATLAS-Zollabwicklung, Sanktionslistenprüfung, Exportkontrolle)
  • Intra-EU-Lieferungen (Gelangensbestätigung, Umsatzsteuer-ID-Prüfung).
exportkontrolle gelangensbestaetigung praeferenzen sanktionslisten umsatzsteuer-id

Jedes dieser Add-ons kann einzeln genutzt werden, so dass nur die Teile lizenziert werden müssen, die auch gebraucht werden. Ein Start z. B. mit der ATLAS-Zollabwicklung bietet sich an. Erweiterungen um die Sanktionslistenprüfung oder die Exportkontrolle könnten sich anschließen.

Die modularen Softwareerweiterungen sind fest in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA integriert. Transaktionen oder Anforderungen beispielsweise zur Datenarchivierung oder zur Vergabe von Berechtigungen nutzen die Standardfunktionen von SAP. Die Pflege der Außenhandelsstammdaten oder die Klassifizierung von Materialien finden durch die Add-ons weiter im SAP-System statt.

Es werden keine getrennten Datensilos geschaffen und die Mitarbeiter arbeiten weiter unter der vertrauten Benutzeroberfläche. Einmal erfasste Daten sind im SAP-System verfügbar und werden von den einzelnen Add-ons genutzt, beispielsweise für die Zoll-Anbindung oder die Gelangensbestätigung. 

Umgestaltung der Logistik- und Außenhandelsprozesse unter SAP S/4HANA

Mit SAP S/4HANA werden die Logistik- und Außenhandelsprozesse neu organisiert. So sind die Funktionen von Foreign Trade (SD-FT) unter SAP S/4HANA nicht mehr verfügbar. Der SAP-Partner Mercoline empfiehlt die Neuorganisation der Prozesse bereits vor der Umstellung auf SAP S/4HANA.

Durch die frühzeitige Umstellung der Logistik- und Außenhandelsfunktionen auf SAP-Add-ons wird die Komplexität der S/4HANA-Migration verringert. Die Add-ons sind sowohl unter SAP ERP ECC 6.0 als auch unter S/4HANA verfügbar, ohne dass sich der Anwender um die Umstellung der Daten keine Gedanken machen muss.

Ein relevanter Zukunftsaspekt ist zudem der Technologiesprung durch die In-Memory-Technologie der SAP-HANA-Datenbank. Durch die Re-Integration externer Logistik- und Außenhandelsfunktionen in das SAP-System profitieren diese ebenfalls vom größeren Datendurchsatz und der Verarbeitung und Analyse großer Datenmengen (Big Data) in nahezu Echtzeit.

Add-on für ATLAS-Zollabwicklung

Durch das Add-on für SAP ERP „M.SecureTrade ATLAS“ werden Exporte in Nicht-EU-Länder elektronisch beim Zoll angemeldet. Die Lösung automatisiert die Zollabwicklung mit Integration in den SAP-Belegfluss. Die notwendigen Informationen holt sich die Anwendung aus den bereits verfügbaren Stammdaten und Belegen. Für die EDI-Kommunikation mit dem Zoll benötigen Anwender keine eigene EDI-Systeminstallation. Die Übertragung erfolgt über das EDI-Kommunikationsnetzwerk von Mercoline.

Etwa alle zwei Jahren müssen Funktionen und Schnittstellen zur ATLAS-Zollabwicklung an gesetzliche Änderungen angepasst. Dazu gehören z. B. die Änderung von Verfahren oder die Erweiterung von Zoll-Nachrichten. Solche Anpassungen können relativ aufwendig werden und überschreiten schnell die Ressourcen kleiner und mittelständischer Unternehmen. Hier zeigt sich ein weiterer Vorteil von Add-ons: Diese Erweiterungen von SAP ERP bzw. S/4HANA werden von vielen Unternehmen genutzt. Dadurch wird der Aufwand für die Pflege der ATLAS-EDI-Schnittstelle oder funktionale 

Add-on für Exportkontrolle

Der Vorteil einer in SAP integrierten Lösung für die Exportkontrolle (M.SecureTrade Exportkontrolle) zeigt sich in den Routine-Außenhandelsprozessen. Das Programm gleicht die Exportartikel bei der Bearbeitung einer Kundenanfrage automatisiert im Hintergrund mit den Länderembargos- und Exportkontroll-Güterlisten ab. Dabei werden Listen des Bundesanzeigers (TarifeExport), nationale Vorschriften wie AWG (Außenwirtschaftsgesetz), AWV (Außenwirtschaftsverordnung) und KWKG (Kriegswaffenkontrollgesetz), außerdem europäische Vorschriften wie Dual-Use-Verordnungen und Länderembargos berücksichtigt.

Add-on für Sanktionslistenprüfung

Das Add-on für Sanktionslistenprüfung (M.SecureTrade Sanktionslistenprüfung) automatisiert die Prüfung von Namen und Firmen gegen Sanktionslisten innerhalb des SAP-Systems bereits beim Anlegen eines Auftrags oder beim Ändern von Stammdaten.

Die einzelnen Außenhandels-Add-ons für SAP ERP sind direkt aufeinander abgestimmt. Beginnend vom Angebot bis zur Rechnung sind Exportkontrollen und Sanktionslistenprüfungen kombiniert und unterstützen zusätzlich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die ATLAS basierte Software bei der elektronischen Zollanmeldung und Abwicklung.

Add-on für Präferenzmanagement

Durch Präferenzabkommen der EU können Unternehmen in eine Vielzahl von Ländern ohne oder mit stark verringerten Importzöllen exportieren. Das schafft wichtige Wettbewerbsvorteile, ist aber oft mit einem sehr großen Aufwand verbunden. Mit M.SecureTrade Präferenzmanagement liefert Mercoline ein Add-on zum SAP-System, mit dem das Management von Lieferantenerklärungen in SAP automatisiert und transparent gemacht wird.

Zentrale Elemente der Lösung sind die Zusammenfassung aller Daten in einem Beleg, der elektronische Austausch von Einzel- oder Langzeitlieferantenerklärungen (LE/LLE) z. B. über ein Webportal, die Präferenzkalkulation und die automatisierte Verarbeitung im SAP-System. 

Weitere M.SecureTrade-Lösungen für Zoll- und Außenhandelsprozesse

Gelangensbestätigung: Unternehmen sind verpflichtet, bei umsatzsteuerfreien EU-Lieferungen nachzuweisen, dass der Abnehmer die Waren tatsächlich erhalten hat. M.SecureTrade Gelangensbestätigung ist ein weiteres Add-On, um Gelangensbestätigungen und deren Alternativnachweise in einer zentralen SAP-ERP-Anwendung vollautomatisch zu versenden bzw. zu empfangen und deren Status zu überwachen. Die in SAP ERP integrierte Anwendung erzeugt aus SAP-Belegen wie Auslieferungen die erforderlichen Daten. Die elektronisch verbundenen Transport-Dienstleister melden automatisiert die abschließende Übergabe eines Pakets und die SAP-ERP-Anwendung erstellt daraus einen Gelangensbestätigungs-Beleg.
zur Lösung

Umsatzsteuer-ID-Prüfung: Mit der M.SecureTrade Umsatzsteuer-ID-Prüfung wird die USt-IdNr. direkt im SAP-System automatisiert auf Richtigkeit kontrolliert und Risiken von Umsatzsteuernachforderungen wirksam minimiert. Diese Prüfung ist die Voraussetzung für die Umsatzsteuerbefreiung von Lieferungen ins EU-Ausland. Die Richtigkeit der USt-Idnr. in Rechnungen, Aufträgen usw. erfolgt automatisiert gegen Listen des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) und/oder der EU (VIES).
zur Lösung

Management der SOVA-Leitdatei: Das Statistische Bundesamt veröffentlicht jedes Jahr bis Anfang November eine neue Liste der gültigen Warennummern (SOVA-Leitdatei). In der Folge müssen zum Jahresbeginn zahlreiche Veränderungen umgesetzt werden. Wer diese Änderungshektik vermeiden will, kann mit Hilfe der Mercoline-Lösung SOVA-Assistent die Bearbeitung schon frühzeitig in Ruhe durchführen und die Daten zum Jahresanfang nur noch freischalten.
mehr Informationen

Management von Außenhandelsdokumenten: Exportunternehmen müssen verschiedenste Dokumente und Formulare erstellen, um den präferenziellen oder nicht-präferenziellen Ursprung für ihre eigengefertigten oder gehandelten Waren zu erklären. Mercoline unterstützt dabei seine Kunden durch integrierte Lösungen, z. B. für die Erstellung von Warenverkehrsbescheinigungen (wie EUR.1, A.TR.), Ursprungszeugnissen bis zur Anbindung an das Elektronische Ursprungszeugnis (eUZ).