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Gelangensbestätigung: Aussitzen ist verbreitet – und gefährlich

Seit fast zwei Jahren fordert das Finanzamt eine Gelangensbestätigung für Lieferungen innerhalb der EU – wie eine Studie des IT-Onlinemagazin zeigt, hat aber noch immer weit mehr als ein Drittel der SAP-Anwenderunternehmen keine Lösung dafür im Einsatz. Das kann teuer werden: Bei Prüfungen durch das Finanzamt drohen hohe Nachzahlungen, denn ohne Gelangensbestätigung entfällt die Umsatzsteuerbefreiung. Unternehmen mit der SAP ERP-Anwendung im Einsatz können den Aufwand für die Bearbeitung der Gelangensbestätigungen minimieren, wenn sie auf integrierte IT-Lösungen setzen – etwa auf M.SecureTrade Gelangensbestätigung von Mercoline. Das Maschinenbauunternehmen Carl Cloos Schweißtechnik profitiert davon durch eine spürbare Zeitersparnis.

Wer Waren innerhalb der EU liefert, muss sich deren Empfang von seinen Kunden bestätigen lassen. Ohne eine solche Gelangensbestätigung entfällt seit Januar 2014 das Umsatzsteuerprivileg für innergemeinschaftliche Leistungen. Immerhin akzeptiert das Finanzamt unterschiedliche Nachweise als Gelangensbestätigung, darunter neben unterschriebenen Papierdokumenten auch E-Mails, elektronische Dokumente sowie die Track&Trace-Daten von Kurierdiensten.Für die Exporteure bedeutet das dennoch einen erheblichen Mehraufwand – kein Wunder also, dass nach einer Umfrage des „IT-Onlinemagazins“ im Juni 2015 stolze 39 Prozent der SAP-Anwenderunternehmen noch keine Lösung für den Umgang mit Gelangensbestätigungen gefunden haben. Aussitzen ist aber keine Lösung und kann im schlimmsten Fall zu hohen Steuernachzahlungen führen – spätestens nach der nächsten Betriebsprüfung. „Die Unterlagen der vergangenen zwei oder mehr Jahre für hunderte oder tausende von Lieferungen zusammenzustellen und nachträglich bei den Kunden dafür die Gelangensbestätigungen einzuholen, ist fast unmöglich“, warnt Falko Richter vom Berliner Spezialisten für SAP-Lösungen Mercoline. „Wer keine Gelangensbestätigungen vorlegen kann, muss schlimmstenfalls 19 Prozent Umsatzsteuer nachzahlen. Das kann schnell mehrere Millionen Euro kosten.“ Es gibt aber eine Alternative zum riskanten Abwarten und zur aufwändigen manuellen Bearbeitung der Gelangensbestätigungen: Mit intelligenten IT-Lösungen lässt sich der Ablauf weitgehend automatisieren, was den Aufwand spürbar verringert – und Unternehmen zuverlässig gegenüber dem Finanzamt absichert.

Automatische Bearbeitung der Gelangensbestätigungen

Die Mercoline-Lösung M.SecureTrade Gelangensbestätigung automatisiert viele Abläufe in der SAP ERP-Anwendung und dokumentiert alle Vorgänge revisionssicher. Sie kann dafür beispielsweise die Track&Trace-Daten von Kurierdiensten oder von Speditionen nutzen: Sobald der Empfänger den Erhalt der Ware quittiert hat, fließt diese Information über die EDI-Services von Mercoline in das SAP-System des Exporteurs und wird anschließend genutzt, um die Gelangensbestätigungen vollautomatisch zu verarbeiten. Diese und darüber hinaus drei weitere Optionen von M.SecureTrade Gelangensbestätigung nutzt der Mercoline-Kunde Carl Cloos Schweißtechnik GmbH aus Haiger: Gehen Waren per Spedition zum Tochterunternehmen in Polen, erhält das Unternehmen PDF-Dokumente als Gelangensbestätigung, deren Dateiname mit der Transportnummer innerhalb des SAP-Systems übereinstimmt und die in einem speziellen Verzeichnis für die SAP ERP-Anwendung abgelegt werden. M.SecureTrade Gelangensbestätigung erkennt automatisch, dass die Gelangensbestätigung eingetroffen ist, und markiert den Vorgang als abgeschlossen. Paketdienste stellen Carl Cloos hingegen CSV-Dateien zur Verfügung, die die Lieferungsnummer aus dem SAP-System, die Trackingnummer des jeweiligen KEPs, das Zustelldatum und die zugestellte Menge enthalten. Auch aus ihnen kann M.SecureTrade Gelangensbestätigung automatisch erkennen, dass die Gelangensbestätigung vorliegt. Dritte Variante: Die Empfänger erhalten automatisch eine E-Mail mit einem Link, über den sie den Empfang mit nur zwei Mausklicks bestätigen können – hier kommt neben M.SecureTrade Gelangensbestätigung auch das M.SecureTrade Web Portal von Mercoline zum Einsatz.

„Immense Zeitersparnis“ durch IT-Lösung

Mercoline und Carl Cloos haben die Implementierung der neuen Lösung innerhalb einer Woche umgesetzt. „Seit März 2015 ist M.SecureTrade Gelangensbestätigung bei uns im Einsatz, und wir haben damit eine immense Zeitersparnis erreicht“, berichtet Armin Gümpelein, IT-Anwendungsbetreuer bei Carl Cloos. „Ohne das Add-On zu unserem SAP ERP wäre ein Mitarbeiter den ganzen Tag damit beschäftigt, sich um die Gelangensbestätigungen zu kümmern.“ Jetzt sind viele Abläufe automatisiert, und der aktuelle Stand lässt sich einfach abrufen: Ein Statusmonitor in Ampelform zeigt an, welche Bestätigungen schon vorliegen und wo das Unternehmen nachhaken muss. Springt die Ampel auf Grün, liegt die Gelangensbestätigung vor und wird automatisch im SAP-System hinterlegt. Zudem hat Mercoline ein zweistufiges Mahnverfahren implementiert, das die Empfänger in Abständen von 14 Tagen an ausstehende Gelangensbestätigungen erinnert. „Die Lösung arbeitet sehr gut und zuverlässig“, fasst Gümpelein zusammen. „Ein weiterer Vorteil ist die Integration in den Belegfluss von SAP ERP. Das gilt auch für andere Mercoline-Lösungen wie die Zoll-Abwicklung über M.ATLAS, die bei uns ebenfalls im Einsatz ist.“