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Inkompatible IT-Lösungen werden zum Problem

Die Prozesse in den Logistikketten sind über viele Jahre gewachsenen und passen nicht mehr zu den Anforderungen komplexer, international vernetzter Märkte (Logistik 4.0). Vor allem die Inkompatibilität bestehender Systeme wird zur großen Herausforderung.

Die Zahl der Sendungen steigt und die Kartongrößen werden kleiner. Gleichzeitig erhöht sich der Informationsbedarf entlang der Supply Chain. Der Umfang der Bestell-, Liefer- und Tracking-Informationen explodiert geradezu. Das Problem: Viele der Daten befinden sich in getrennten Informationssilos spezieller Anwendungen, wie den Eigenlösungen der Transportdienstleister.
Die BVL-Studie „Trends und Strategien in Logistik und Supply Chain Management“ nennt deshalb als Ziel digital transformierter Wertschöpfungsketten die vollständige End-to-End-Kommunikation und Datenverfügbarkeit: „Die Fähigkeit, sich über Datenschnittstellen in diese Kette einzufügen, entwickelt sich so zur notwendigen Bedingung.“ Die Studie folgert daraus, dass Lösungsansätze an Bedeutung gewinnen werden, welche einerseits dezentral verfügbar sind und andererseits an die Vielzahl von Schnittstellen anpassbar sind.

"Durch die Ablösung inkompatibler externer Anwendungen wie beispielsweise der Transportdienstleister-Lösungen haben wir die Chance, die Komplexität erheblich zu reduzieren", erläutert Steffen Udolph, Produktmanager Versandlogistik bei Mercoline.

Quelle: BVL-Studie "Trends und Strategien in Logistik und Supply Chain Management"

PC-Anwendungen der Versanddienstleister

Viele Versender arbeiten heute allerdings noch mit den jeweils unterschiedlichen IT-Lösungen ihrer Transportdienstleister. Durch die verschiedenen Benutzeroberflächen vervielfacht sich der Einarbeitungsaufwand für neue Mitarbeiter und schränkt die Flexibilität beim Arbeitseinsatz wesentlich ein. Die untereinander inkompatiblen Anwendungen führen auch zu Problemen in der Datenhaltung, denn die Bearbeitungs- und Versandinformationen finden sich in getrennten Datenbanken. Es existieren zwar Schnittstellen zu diesen Lösungen, sie sind aber häufig unidirektional, d. h. es fließen zu wenig Informationen zurück ins ERP-System, wie beispielsweise wichtige Tracking-Informationen. Der Zugriff auf gesuchte Daten wird so erschwert, was insbesondere beim Trend zu schnellerem Datenaustausch in der vernetzten Lieferkette zum Problem wird. Außerdem werden wichtige Compliance-Anforderungen nicht abgedeckt, beispielsweise zur Nachweisführung bei umsatzsteuerbefreiten innergemeinschaftlichen Warenlieferungen in das EU-Ausland (Gelangensbestätigung).

Optimierungsbedarf in der Prozesskette der Versandlogistik

Ein typisches Problem: Wenn ein Versender die Abrechnung seiner Transportdienstleister erhält, müssen bei beispielsweise 300 Sendungen pro Tag bei vierzehntägiger Rechnungstellung etwa 3000 Positionen pro Rechnung geprüft werden. Leider sind die Transportdaten beispielsweise der KEP-Dienstleister und die eigenen Bestelldaten nicht im gleichen Format und zudem in unterschiedlichen Datenbanken. Die Rechnungsprüfung beschränkt sich deshalb auf reine Stichprobenkontrollen. Bei näherer Betrachtung zeigt sich, dass in der gesamten Prozesskette von der Kalkulation bis zur Abrechnung der Frachtkosten viel Optimierungspotenzial besteht. Ein Maschinenbauer verschickt jede Woche Hunderte Pakete an Kunden in aller Welt und nutzt für den Versand SAP ERP, erweitert um Logistik-AddOns. Mit deren Hilfe lassen sich die Frachtkosten vorab präzise kalkulieren: Die Tarife verschiedener Transportdienstleister (TDL) werden automatisch abgefragt und neben Größe und Gewicht der Sendung auch individuelle Konditionen des Versenders bei seinem TDL berücksichtigt. Durch die richtige Auswahl der Versandart und des Versenders kann er unnötige Express- oder Overnight-Kosten vermeiden, und bis zu 20 % der Kosten einsparen. Der Maschinenbauer nutzt die Track- & Trace-Daten von Kurierdiensten wie UPS, DHL oder von Speditionen außerdem für die Gelangensbestätigungen. Sobald der Empfänger den Erhalt der Ware quittiert hat, fließt diese Statusinformation in das SAP-System des Unternehmens und die Gelangensbestätigungen werden automatisch verarbeitet. Die vorliegenden Daten ermöglichen schließlich auch die vollständige und automatisierte Rechnungskontrolle und ersetzen die manuellen Rechnungsprüfungen. Das System hat sich beim Anwenderunternehmen innerhalb von acht Monaten amortisiert. Der Schlüssel für die verbesserten Logistikabläufe und die weitgehend automatisierten Bearbeitungsschritte ist die komplette Integration in das ERP-System. 
Passende Mercoline-Lösungen
M.TransportCommunicator
Speditions- und KEP-Anbindung an SAP