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Kostengünstige EDI-Anbindung an Amazons Vendor Central

Amazon läutet das Ende der Papierbelege ein: Der Online-Händler fordert von Lieferanten hohe Bearbeitungsgebühren, wenn sie ihre Rechnungen weiterhin per Post schicken. Das ist ein Problem für viele Unternehmen – denn die hohen Kosten schmälern ihre Marge, so dass sich das Geschäft kaum noch lohnt. Abhilfe schafft die EDI-Anbindung mit einer Mercoline-Lösung, mit der sich die Händler direkt an die Amazon-Lieferantenplattform Vendor Central anschließen können: Über die EDI-Kommunikationsplattform CS.Line des Berliner EDI-Spezialisten Mercoline können Lieferanten alle Dokumente elektronisch mit Amazon austauschen.

„Wenn wir in Zukunft für jede Papierrechnung hohe Gebühren bezahlen müssten, würde unsere Marge stark sinken“, sagt Angelika Sohst von der Pelikan Vertriebsgesellschaft mbH & Co. KG. Das Unternehmen liefert rund 1.500 Produkte an den Online-Händler, darunter Schreibgeräte, Hefte, Schulranzen, Versandmittel und Büromaterial. Insbesondere in der letzten Zeit hat der Umsatz über die Internet-Plattform stark zugenommen – darum war es für Pelikan so wichtig, eine Lösung für das Problem mit den teuren Papierrechnungen zu finden.

Vollautomatischer EDI-Datenaustausch über die Mercoline-EDI-Drehscheibe

Bei Mercoline wurde das Unternehmen fündig: Seit Mitte März 2013 werden Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen elektronisch über die EDI-Kommunikationsplattform CS.Line zwischen Pelikan und Amazon hin- und hergeschickt – sie ermöglicht über EDI den vollautomatischen elektronischen Datenaustausch für ganz unterschiedliche Unternehmensprozesse wie beispielsweise Bestell- und Rechnungswesen, Zahlungsverkehr und Logistik. Die Mercoline-Kunden können direkt aus ihrem ERP-System heraus mit der Amazon Vendor Central (AVC) kommunizieren. Die EDI-Services von CS.Line dienen als „Drehscheibe“ für die Daten, die automatisch so umgewandelt werden, dass die Vendor Central von Amazon sie verarbeiten kann. „Wir haben uns für die Mercoline-Lösung entschieden, weil wir schon in der Vergangenheit sehr gute Erfahrungen mit CS.Line gemacht haben – über diese EDI-Plattform tauschen wir beispielsweise auch mit unseren Kunden REWE, Edeka und Metro Daten elektronisch aus“, berichtet Sohst. „Die EDI-Anbindung an Amazon läuft ebenfalls völlig problemlos und erleichtert uns inzwischen die Arbeit erheblich.“ Und sie hat auch dazu beigetragen, dass Pelikan inzwischen „Platin-Status“ als Amazon-Lieferant erreicht hat – damit honoriert der Online-Händler nicht nur ein überdurchschnittliches Wachstum, erfolgreiche Produkte, eine zuverlässige Zusammenarbeit und eine lange andauernde Geschäftsbeziehung, sondern auch die reibungslose technische Anbindung über EDI. Auch der Spielzeughersteller Artsana Germany GmbH hat sich für CS.Line entschieden, um rund 130 Bestellungen und 160 Rechnungen pro Monat elektronisch mit der Vendor Central von Amazon auszutauschen. „CS.Line spart uns viel Aufwand bei der Auftragsbearbeitung“, erklärt Steliana Ermurache von Artsana. „Wir haben in der Vergangenheit bereits andere Kunden über EDI an unser SAP-System angebunden. Mercoline bietet uns neben zuverlässigen Services auch sehr günstige Konditionen – das ausgesprochen günstige Preis-Leistung-Verhältnis sowie die Empfehlungen anderer Nutzer haben bei uns den Ausschlag zu Gunsten der Lösung von Mercoline gegeben.“ Seit Mai 2014 läuft die EDI-Anbindung an die Amazon-Plattform reibungslos, und in wenigen Monaten will Artsana neben Bestellungen und Rechnungen auch Lieferscheine über CS.Line mit dem Online-Händler austauschen. Neben Pelikan und Artsana interessieren sich auch andere Unternehmen aus verschiedenen Branchen für die Mercoline-Lösung: „Viele unserer Kunden fragen verstärkt nach einer EDI-Anbindung an die Vendor Central“, so Falko Richter von Mercoline. „Und fast täglich docken neue Lieferanten über CS.Line an Amazon und andere Handelsplattformen an – inzwischen haben wir tausende von Partnern angebunden.“ Mithilfe der EDI-Services von Mercoline können selbst kleinere Unternehmen schnell und ohne großen Aufwand Daten elektronisch mit dem Internet-Händler austauschen. Die Plattform unterstützt alle EDIFACT-Nachrichten, die Amazon nutzt – bis hin zu Bestandsinformationen und Abverkaufsdaten. „Dank CS.Line können kleine Lieferanten ebenso professionell mit ihren Kunden kommunizieren wie Großunternehmen“, fasst Richter zusammen.

70 bis 90 Prozent Kosteneinsparung durch elektronische Rechnungen

Und sie sparen dadurch auch bares Geld: Die Analysten von Gartner haben ausgerechnet, dass Unternehmen die Kosten allein für die Rechnungsbearbeitung durch EDI um circa 70 bis 90 Prozent reduzieren können. Erfahrungen aus der Praxis bestätigen das – alleine durch den Umstieg von einer papierbasierten auf eine elektronische Rechnung lassen sich nach Praxisstudien von GS1 Germany pro Vorgang 16 Euro an Handling- und Portokosten vermeiden. Ähnliche Zahlen ergaben sich für Bestellungen (12 Euro) und Lieferavis (15 Euro). Hinzu kommen eine sinkende Fehlerquote und eine schnellere Auftragsbearbeitung. Kein Wunder, dass sich der Umstieg auf elektronische Prozesse in vielen Fällen bereits nach einem Jahr rechnet. Allerdings sind insbesondere kleinere Unternehmen meist nicht in der Lage, die EDI-Kommunikation mit ihren Kunden selbst aufzubauen. „Genau dafür haben wir CS.Line als externe EDI-Datendrehscheibe entwickelt“, erklärt Richter. „Sie verringert den Aufwand erheblich, weil wir alle Aufgaben für unsere Kunden übernehmen – von der Einrichtung bis zur Administration.“ Dieser EDI-Full-Service unterstützt alle gängigen Standardformate wie beispielsweise EDIFACT, VDA, ODETTE, ANSI X.12, XML, CSV, SAP IDoc, SAP IDoc-XML sowie weitere gängige ERP-System- und Inhouse-Formate. Zudem ist CS.Line nicht auf den klassischen EDI-Konvertierungs- und Massaging-Service beschränkt: Die modulare Lösung umfasst darüber hinaus auch einen Signatur-Service (CS.eSignature) oder einen Papier-zu-ERP-Service (CS.Scan).