Wie das Management von Lieferantenerklärungen in SAP automatisiert wird

Durch Präferenzabkommen der EU können Unternehmen in eine Vielzahl von Ländern ohne oder mit stark verringerten Importzöllen exportieren. Das schafft wichtige Wettbewerbsvorteile, ist aber oft mit einem sehr großen Aufwand verbunden. Die Mercoline-Lösung M.SecureTrade Präferenzmanagement automatisiert den Bearbeitungsprozess in SAP.

Präferenzmanagement gewinnt an Bedeutung

Die EU hat bereits mit annähernd 50 Ländern oder kompletten Ländergruppen Freihandelsabkommen abgeschlossen. Etliche weitere Abkommen werden aktuell verhandelt. Die Bedeutung solcher Exporterleichterungen wird also weiter steigen.

Um die Vorteile von Präferenzabkommen zu nutzen, ist ein schriftlicher Präferenznachweis notwendig. Er belegt den Ursprung der zu exportierenden Ware in der EU. Dabei muss der Anteil aller bezogenen Artikel aus Drittländern nachvollziehbar berechnet und dokumentiert sein. Unvollständige oder falsche Nachweise bergen erhebliche Risiken, denn sie können als Steuerstraftat gewertet werden und eine Nacherhebung von Zöllen und Strafzahlungen nach sich ziehen.

Das Management von Lieferantenerklärungen ist bisher sehr aufwendig

Für einen Präferenznachweis muss für alle in einem Produkt verarbeiteten Artikel ein Ursprungsnachweis eingeholt werden. Dabei bescheinigen die Lieferanten, wie hoch der EU-Wertanteil des Artikels ist. Für das exportierende Unternehmen entsteht hier ein hoher administrativer Aufwand. Die Belege müssen von den Lieferanten angefordert, die Erklärungen überwacht und ggf. angemahnt werden. Zudem muss die formale Gültigkeit der Erklärungen geprüft werden, ob z. B. der verbindlich festgelegte Wortlaut eingehalten wurde. Die gemeldeten Daten müssen schließlich ausgewertet und ins ERP-System übertragen werden.

Durch die Verarbeitung von oftmals tausenden von Artikeln entsteht ein großer manueller Aufwand. Die im SAP-ERP-System verfügbaren Standardfunktionen decken nur einen kleinen Teil des Bearbeitungsprozesses ab. Es fehlt zudem ein Monitoring über den Status der Erklärungen. Außerdem werden diese Funktionen unter SAP S/4HANA nicht mehr verfügbar sein. Unternehmen, die den Umstieg auf die SAP-Lösung Global Trade Services (SAP GTS) nicht vollziehen wollen, haben mit der Mercoline-Lösung jetzt eine Alternative, die das Management von Lieferantenerklärungen in SAP automatisiert.

Automatisierte Bearbeitung von Lieferantenerklärungen im SAP-System

Mit M.SecureTrade Präferenzmanagement liefert Mercoline ein Add-on zum SAP-System, mit dem das Management von Lieferantenerklärungen in SAP automatisiert und transparent gemacht wird.

Zentrale Elemente der Lösung sind die Zusammenfassung aller Daten in einem Beleg, der elektronische Austausch von Einzel- oder Langzeitlieferantenerklärungen (LE/LLE) z. B. über ein Webportal und die automatisierte Verarbeitung im SAP-System. Die wichtigsten Leistungen:

  • Relevante Vorgänge (z. B. Materialien ohne ungültige Lieferanterklärung) aus Stammdaten (Einkaufsinfosätze, Materialstämme) ermitteln
  • Daraus automatisiert (auch werksübergreifend) LE-/LLE-Belege je Lieferant erstellen
  • Lieferantenerklärungen auf verschiedenen Kommunikationswegen (z. B. via Webportal) automatisiert und elektronisch aus SAP heraus anfordern
  • Von Lieferanten bestätigte Daten auf Material- und Präferenzzone/-länderebene automatisch übernehmen und verdichten
  • Kundenseitige Lieferantenerklärungen erstellen, versenden oder drucken
  • Alle Belege im Monitor verwalten und überwachen, z. B. zum Mahnen und und Widerrufen von Belegen
  • Lieferantenerklärungsbeleg bearbeiten, auf Vollständigkeit prüfen und versenden (alle Bearbeitungsschritte können automatisiert im Hintergrund erfolgen)
  • Veränderungen am LE-Beleg werden vollständig protokolliert
  • Über den LE-Monitor alle LE-Belege nach diversen Kriterien selektieren und überwachen
  • Präferenzkalkulation im SAP-Standard durchführen und für SD-Prozesse nutzen
Lieferantenerklärung in SAP
Mit dem Add-on „M.SecureTrade Präferenzmanagement“ werden alle Daten in einem Beleg zusammengefasst, Lieferantenerklärungen über ein Webportal ausgetauscht und die Verarbeitung im SAP-System automatisiert.

Hohe Flexibilität bei der Steuerung von Lieferantenerklärungen

Die LE-/LLE-Belege pro Lieferant werden automatisch auf der Basis von flexiblen SAP Selektionskriterien, wie Buchungskreis Einkauforganisation, Einkäufergruppe, Werk, Präferenzzonen, Ablaufdatum, usw. angelegt. Der Beleg wird mit allen wichtigen Kopf- und Positionsdaten befüllt, die für den Versand der LE-Anforderung oder einer Mahnung notwendig sind. Dabei lassen sich auch kundenindividuell weitere Referenzdaten übernehmen. Wie und wann ein Beleg versendet wird, lässt sich bis auf Lieferantenebene über Versandprofile steuern. Somit ist gewährleistet, dass die Lieferanten auch auf ihrem präferierten Kommunikationsweg erreicht werden können.

Rückmeldung von Daten mit dem LE-Webportal automatisieren

Lieferanten können im LE-Webportal ganz einfach auf die angeforderten Lieferantenerklärungen zugreifen, diese bearbeiten und abschließen. Die Lieferantenerklärungstexte und die zu bestätigenden Materialien und Präferenzländer werden wie in einem Formular dargestellt, lassen sich aber viel schneller ausfüllen. Diese Informationen werden vom SAP-System wieder abgeholt und können somit in wenigen Sekunden zu einer Aktualisierung der Lieferantenerklärungsdaten im SAP-Materialstamm führen. Das spart nicht nur Zeit für den Lieferanten, sondern auch für die SAP-Anwenderunternehmen. Durch den elektronischen Austausch via Webportal und mobiler Geräte steigt außerdem die LE-Rücklaufquote.

Prozessgrafik Präferenzmanagement

Präferenzmanagement für kleine und mittlere Unternehmen

Bisher nutzen vor allem große Unternehmen die Steuervorteile aus den Präferenzabkommen der EU. Durch die Mercoline-Lösung werden die aufwendigen manuellen Tätigkeiten beim Anfordern und Ausstellen von Lieferantenerklärungen durch automatisierte Funktionen ersetzt. Durch die größere Effizienz rechnet sich das Präferenzmanagement jetzt auch für kleine und mittlere Unternehmen.

Weitere Vorteile sind die größere Transparenz aller LE-Vorgänge durch das LE-Monitoring und die Protokollierung aller Nachrichten und Änderungen im LE-Beleg. Außerdem erhöht sich die Flexibilität bei der Zusammenfassung von LE-Vorgängen z. B. bei gleichem Material in mehreren Werken. Mit der größeren Transparenz und durch automatisierte Mahnungs- und Widerrufsfunktionen verringert sich auch das Compliance-Risiko.

Mit dem Add-on zum SAP-System werden SAP-Standardfunktionalitäten wie Absprünge, Berechtigungen oder die Archivierung weiter genutzt. Nachteile von externen Non-SAP-Lösungen wie eine getrennte Datenhaltung in isolierten Datensilos, Anpassungen und Wartungen von Schnittstellen und unterschiedliche Benutzeroberflächen werden mit dem Add-on vermieden.

Die Lösung M.SecureTrade Präferenzmanagement wird kontinuierlich weiterentwickelt. Mercoline berät bei der Implementierung oder Nachjustierung der Präferenzkalkulation in SAP (SAP Standard Customizing).

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