Messtechnik-Spezialist automatisiert den Gefahrgutversand

Der Transport von Gefahrgütern unterliegt einer Vielzahl von Vorschriften. Sie sind zu komplex und zu aufwendig für eine manuelle Versandabwicklung. Gängige IT-Lösungen erweisen sich im Alltag allerdings häufig als zu mächtig. Der Messtechnikhersteller HBM nutzt für den Gefahrgutversand jetzt eine in SAP integrierte, schlanke IT-Lösung.

 

Täglich kleine Mengen für den Gefahrgutversand

„Wir haben bis zu 30 Gefahrstoffpositionen im Portfolio und verpacken täglich meist kleine Mengen von Gefahrstoffen“, berichtet Daniel Köhler, Teamleiter Versand bei HBM. Als weltweiter Technologie- und Marktführer bietet HBM Produkte für die gesamte Messkette. Gefahrstoffe sind Nebenprodukte, die zur Verarbeitung der Messtechnik gebraucht werden. Das sind z. B. Reinigungsmittel für Oberflächen, Kleber oder Lithium-Ionen-Speicherbatterien in Messgeräten. Solche Batterien verfügen über immer größere Kapazitäten und unterliegen deshalb verschärften Auflagen. Beim Transport per LKW gelten wegen der begrenzten Mengen (Limited Quantities) teilweise Befreiungen von den Transportvorschriften. Eine be­sondere Herausforderung sind die Luftfrachtsicherheitsbestimmungen. Die Batterien dürfen nur noch von Frachtmaschinen und nicht mehr in den Frachträumen von Passagierflugzeugen befördert werden. 

Der Transport von Gefahrgut auf Straße, Schiene oder per Flugzeug ist in etlichen Gefahrgutverordnungen geregelt. Dabei trägt der Versender die volle Verantwortung für die Klassifizierung, Identifizierung, Verpackung, Markierung und Kennzeichnung sowie für die korrekte Dokumentation einer Gefahrgutsendung.

 

„Bisher hatte jeder Packer eine Liste über die einzelnen Gefahrgüter und welche Sondervorschriften bei der Verpackung, den Gefahrgutaufklebern und bei der Kartonauswahl zu beachten sind. Durch die Vielzahl unterschiedlicher Regeln bestand immer das Risiko einer falschen Deklarierung“, nennt der Versandleiter einen wichtigen Grund für die Suche nach einer IT-Unterstützung.
HBM Germany: Als weltweiter Technologie- und Marktführer bietet HBM Produkte für die gesamte Messkette. Gefahrstoffe sind Nebenprodukte, die zur Verarbeitung der Messtechnik gebraucht werden.

Anforderungen an eine IT-Lösung

HBM suchte eine IT-Lösung, die direkt mit dem SAP-System verbunden ist. Eine IT-Sonderlösung nur für Gefahrgüter kam nicht infrage. „Das hätte sich bei den wenigen Versandpositionen nicht gelohnt. Die Standardlösung von SAP war uns allerdings zu mächtig“, nennt Gerhard Geisser, Leiter Logistik bei HBM, als Kriterien für eine Lösung. Insbesondere die Informationen an die Packerei sollten verbessert sowie Listen und Handzettel ersetzt werden. „Wir haben eine Lösung gesucht, die dem Verpacker mit den Versanddaten des SAP-Systems sofort die passende Verpackung und die richtigen Aufkleber vorgibt. Und das möglichst einfach mit Abbildungen auf dem Bildschirm“, ergänzt Daniel Köhler.

Die IT-Lösung für die Gefahrgüter sollte außerdem Teil einer durchgängigen Versandlösung sein, die auch über Schnittstellen zu den gängigen KEP-Dienstleistern verfügen sollte. Die bisherige Softwarelösung hatte den Nachteil, dass sich die Packer neben SAP an eine zusätzliche Bedienoberfläche gewöhnen mussten. Auch die Integration in SAP sollte besser gelöst werden.

Versandlösung als Add-on für das SAP-System

Für die Bearbeitung von Versandaufträgen setzt HBM jetzt den M.TransportCommunicator von Mercoline ein. Mercoline ist Spezialist für Prozesse und IT-Lösungen entlang der Supply Chain und zertifizierter SAP-Services-Partner. Die Lösung ist als Add-on direkt in das SAP-System integriert. Der Packer erhält nun vom SAP-System die Teilenummer des Gefahrguts und das Add-on generiert automatisch die Versand-Informationen, die den Sicherheitsbestimmungen entsprechen. Der Packer sieht auf seinem Bildschirm jetzt die Abbildungen des zum Gefahrgut passenden Gefahrgut-Logos und Aufklebers. Das Add-on hat im Hintergrund auch die dazu gehörigen Etiketten und Dokumente zusammengestellt und für den Druck aufbereitet.

 

 

HBM Packstation
Alle Versandaufgaben erfolgen jetzt im gleichen System. Doppelarbeiten für unterschiedliche Systeme sind entfallen.

Die Erfahrungen von HBM mit dem Einsatz des SAP-Add-ons sind ausgesprochen positiv: „Wir haben deutlich geringere Durchlaufzeiten. Rückfragen der Packer beim Versandbüro entfallen. Wir sparen Zeit und haben einen sicheren Versand“, bestätigt Daniel Köhler. Als Teamleiter im Versand ist ihm auch die Akzeptanz der Mitarbeiter wichtig: „Die Vorbereitung und Umsetzung der Lösung ist gut gelaufen. Schon bei der Planung der Lösung und den Tests wurde die Packerei beteiligt. Alle Versandaufgaben erfolgen jetzt im gleichen System. So sind Doppelarbeiten für unterschiedliche Systeme entfallen. Das ist ein großer Vorteil. Die direkte Übermittlung der Daten aus dem SAP-Kundenauftrag und die Möglichkeit, Belege per Barcode einzuscannen, reduzieren außerdem die Fehlerquellen.“ Als weiterer Vorteil der IT-Lösung nennt er, dass die Gefahrgutinformationen auch weltweit innerhalb des Unternehmens besser ausgetauscht werden können.

Alle Versandaufgaben erfolgen jetzt im gleichen System. Doppelarbeiten für unterschiedliche Systeme sind entfallen. 

Packstation mit Packer
HBM, Packstation mit Packer: Der Packer sieht auf seinem Bildschirm jetzt die Abbildungen des zum Gefahrgut passenden Gefahrgut-Logos und Aufklebers. Das Add-on hat im Hintergrund auch die dazu gehörigen Etiketten und Dokumente zusammengestellt und für den Druck aufbereitet.

Anbindung von KEP-Dienstleistern

HBM bearbeitet neben dem Gefahrgutversand auch alle anderen Versandaufträge für Kurier-, Express- und Paketdienste (KEP) sowie Speditionen mit dem Add-on direkt im SAP-System. Mit der Versandlösung sind auch die Waagen angebunden und bei allen Sendungen wird automatisch das Versandlabel für den jeweiligen KEP oder die Spedition erzeugt. „Wir können jetzt auch qualifiziert verpacken. Das heißt, wenn wir innerhalb einer Sendung mehrere Packstücke haben, wird jedes einzelne Packstück getrennt erfasst und kann nachverfolgt werden“, so der Versandleiter.

Anschließend erfolgt der elektronische Datenaustausch mit den KEPs und Speditionen ebenfalls direkt aus dem SAP-System heraus. Für die Mitarbeiter sind alle Aufträge jetzt per Monitoring in einer Übersicht verfügbar. So erfolgt auch die Statusverfolgung der Speditions- und KEP-Sendungen über das ERP-System.

 

Sendungsverfolgung per Track und Trace

„Durch die integrierten Schnittstellen zu den KEP-Dienstleistern können wir alle Sendungen im SAP-System jederzeit nachverfolgen. Zum einen können wir unsere Kunden proaktiv mit einer Trackingnummer über den Versandstatus informieren. Das erspart viele Anrufe. Durch die Trackingdaten wissen wir auch, wann eine Zustellung voraussichtlich erfolgen wird oder ob eine Sendung irgendwo stockt. Die Versandabteilung kann die Daten weltweit einsehen und Rückmeldungen an den Kunden geben“, fasst Daniel Köhler zusammen.

Für Gerhard Geisser ist ein weiterer Vorteil der Lösung, dass die einmal erfassten Daten jetzt auch für die Zoll-Anbindung und die Gelangensbestätigung genutzt werden können: „Die manuelle Bearbeitung der EU-Gelangensbestätigung ist für Industrieunternehmen ein Riesenaufwand. Mit den Add-ons werden auch diese Prozesse automatisiert.“ Mit dem SAP-Add-on für den Außenhandel erfolgt für alle Produkte eine automatisierte Prüfung auf notwendige Formulare und Zertifikate. Die Außenhandelsdokumente werden dann automatisch für das jeweilige Exportland ausgewählt.

Über Hottinger Baldwin Messtechnik GmbH (HBM)

Als weltweiter Technologie- und Marktführer bietet HBM Produkte für die gesamte Messkette, von virtuellen bis zu physikalischen Tests und Prüfungen. Die Produktpalette von HBM umfasst Aufnehmer, Verstärker und Messdatenerfassungssysteme, sowie Software für Test und Analyse. Außerdem bietet HBM weltweite Ressourcen für das Design und die Entwicklung sowie Produktion von kundenspezifischen Aufnehmern. Das Unternehmen ist mit rund 1.800 Mitarbeitern weltweit vertreten, mit großen Produktions- und Entwicklungsstätten in Darmstadt, Suzhou (China) und Marlborough (USA). HBM ist Teil der Spectris Group, einem führenden Anbieter von produktivitätssteigernden Messinstrumenten und Steuerungen.

www.hbm.com