SAP-Prozessintegration ohne EDI

Kunden und Lieferanten ohne direkte EDI-Anbindung sind bisher vom automatisierten Datenaustausch mit SAP ERP-Systemen ausgeschlossen. Der SAP-Dienstleister Mercoline setzt SAP Interactive Forms by Adobe ein, um mit Hilfe von interaktiven Formularen auch solche Unternehmen in den automatisierten Informationsfluss zu integrieren.

Zu den aktuellen Anforderungen in der Logistik gehören die stärkere Vernetzung mit Kunden und Lieferanten, um die Prozesse schneller und effektiver zu machen. Vor allem bei kleineren Geschäftspartnern war die direkte Prozessintegration per EDI bisher kaum umsetzbar. Mit SAP Interactive Forms eröffnen sich ­Möglichkeiten für die vernetzte Zusammenarbeit.

Typische Anwendungen für interaktive Formulare

Eine typische Anwendung ist der Bestellvorgang im Einkauf. Mit Hilfe interaktiver Formulare lässt sich dieser Prozess auch ohne EDI-Anbindung direkt aus SAP heraus abwickeln. Nach Anlage einer Bestellung im SAP-System wird das Formular als PDF-Anhang direkt an den Lieferanten versendet. Der Lieferant kann dieses Bestellformular mit Hilfe des herkömmlichen Adobe Acrobat Readers öffnen und gegebenenfalls Änderungen zu Mengen und Terminen auf Positions- und Einteilungsebene eintragen. Anschließend wird das Formular mit einem Klick auf einen Sendebutton wieder an die bestellende Firma zurück geschickt.

  

Im SAP-System des Bestellers wird die Mail empfangen und die Daten der PDF-Datei automatisch ausgelesen und anschließend in die betreffende SAP-Bestellung zurückgeschrieben bzw. verbucht. Über ein speziell von Mercoline entwickeltes Cockpit (Statusmonitor) werden alle versandten und eingegangenen Formulare sowie die Verbuchung der interaktiven Daten der Formulare verwaltet. Konnten Bestellbestätigungen nicht verarbeitet werden, können diese im Cockpit noch einmal zur Verarbeitung angestoßen werden. 

Für die Prozessabwicklung über interaktive Formulare ergeben sich zahlreiche weitere Anwendungsfelder von der Auftragserfassung über die Lieferavisierung bis hin zur  Reklamationsabwicklung. Da diese Anwendungsfälle oft sehr spezifisch für das Anwenderunternehmen sind, werden die Prozesse mit SAP Interactive Forms auch kundenindividuell ausgeprägt.

Abb: Im Cockpit als Statusmonitor (Ausschnitt) werden die interaktiven Formulare verwaltet.

Die Einrichtung von SAP Interactive Forms

Mercoline unterstützt SAP-Anwender bei der Einrichtung von SAP Interactive Forms von der ersten Idee bis zur kompletten Inbetriebnahme. Um die bisher häufig noch papiergebunden Prozesse interaktiv machen zu können, muss der neue Prozess zunächst genauer definiert werden. So sind die Nachrichtenelemente festzulegen, die künftig interaktiv ausgetauscht werden sollen. Außerdem sind im SAP-System die Voraussetzungen für das Empfangen der Mail sowie das Auslesen der interaktiven Daten zu schaffen. Schließlich ist das interaktive Formular mit den gewünschten Feldern anzulegen. Der automatisierte Versand und Empfang interaktiver Formulare durch das SAP-System erfordert außerdem die Installation des Adobe Document Servers. 

Non-SAP-Kunden und Lieferanten integrieren

Der wichtigste Vorteil von SAP Interactive Forms ist die zusätzliche Möglichkeit, Non-EDI und Non-SAP-Anwender in den automatisierten Datenaustausch zu integrieren. Die Einstiegsbarrieren dafür sind denkbar klein. Kunden und Lieferanten müssen lediglich PDF-Dokumente lesen können. So lassen sich die Bearbeitungszeiten wesentlich verringern und die Antwortquoten deutlich erhöhen. SAP-Anwender haben damit eine zusätzliche, strukturierte und effiziente Datenerfassung. 

SAP Interactive Forms als Kommunikationsweg in Mercoline Lösungen

Da wo es sinnvoll ist, kombiniert Mercoline auch eigene Produkte wie die M.SecureTrade Gelangensbestätigung mit SAP Interactive Forms. Für die Gelangensbestätigung wird so ein interaktives Formular an EU-Kunden verschickt, auf dem der Kunde den Erhalt einer Lieferung direkt bestätigen kann. Gerade für mittlere und kleine Kunden lassen sich die technischen Hürden für die Bestätigung der innergemeinschaftlichen Lieferung so erheblich reduzieren. Gerade SAP Anwenderunternehmen, die SAP Interactive Forms schon im Unternehmen einsetzen, können den Prozess Gelangensbestätigung recht schnell und kostengünstig abbilden und so den manuellen Mehraufwand für die Fachbereiche begrenzen.

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