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Roth Industries automatisiert die Exportkontrolle und das Präferenzmanagement

Die EU hat eine große Zahl an Zollabkommen mit Drittstaaten abgeschlossen. Sie bieten exportierenden Unternehmen große Vorteile. Für diese Zollvergünstigungen müssen die Präferenzregelungen allerdings exakt eingehalten werden, was mit einem erheblichen Bearbeitungsaufwand verbunden ist. Die mittelständische Roth Industries hat die manuelle Exportabwicklung mit Präferenzberechtigungen und Lieferantenerklärungen stark vereinfacht und die Prozesse weitgehend automatisiert.

Das mittelständische Familienunternehmen Roth Industries aus dem hessischen Dautphetal ist mit rund 1300 Mitarbeitern und 28 Produktions- und Vertriebsunternehmen weltweit vertreten. Für Mittelständler wie Roth sind die Zollanforderungen besonders problematisch. Um die Vorteile von Präferenzabkommen zu nutzen, ist ein schriftlicher Präferenznachweis notwendig. Er belegt den Ursprung der zu exportierenden Ware in der EU. Dabei muss der Anteil aller bezogenen Artikel aus Drittländern nachvollziehbar berechnet und dokumentiert sein. Als Nachweis dienen (Langzeit-) Lieferantenerklärungen (LLE).

Die Belege müssen von den Lieferanten angefordert, die Erklärungen überwacht und ggf. angemahnt werden. Zudem ist es notwendig, die formale Gültigkeit der Erklärungen zu prüfen, ob z. B. der verbindlich festgelegte Wortlaut eingehalten wurde. Die gemeldeten Daten müssen schließlich ausgewertet und ins ERP-System übertragen werden. Dabei gelten je nach Zollabkommen andere Vorschriften für die Berechnung des Warenursprungs und für die Präferenzerklärungen.

„Die Vorgaben des Zolls sind oft sehr komplex. So benötigen wir allein für die Prüfung und Bearbeitung einer Lieferantenerklärung durchschnittlich 50 Minuten. Das summiert sich bei mehreren Hundert Erklärungen pro Jahr auf eine beträchtliche Summe“, erläutert Ulrich Meyer, Zoll- und Ausfuhrbeauftragter bei Roth Industries.

Präferenzielle Berechnungen und das Präferenzmanagement automatisieren

„Wir bearbeiten sowohl die Exportanforderungen für komplexe Produkte des Maschinenbaus als auch für eine große Masse von mehreren Hunderttausend Artikeln in der Gebäudetechnik. Das können die Mitarbeiter ohne IT-Unterstützung nicht mehr managen. Aber hier fehlte eine für Mittelständler geeignete Lösung“, beschreibt Ulrich Meyer die Ausgangssituation.

Für den Zoll- und Ausfuhrbeauftragten bei Roth fehlten bei den verfügbaren IT-Lösungen wichtige Leistungsmerkmale, wie eine zuverlässige und rechtssichere präferenzielle Berechnung oder die automatisierte Abwicklung des Präferenzmanagements. „Wir haben uns an Mercoline gewandt. Wir hatten sehr gute Erfahrungen mit deren SAP-Add-ons für die Exportabwicklung. Die Lösungen für die Sanktionslistenprüfung und die Exportkontrolle laufen höchst effizient“, so Ulrich Meyer.

Mercoline ist auf IT-Lösungen entlang der Supply Chain spezialisiert und bietet Prozessberatung und Add-ons im SAP-Umfeld. Gemeinsam mit den Unternehmen Roth Industries und Schneider Optik sollte die bestehende Lösung zur Exportabwicklung erweitert werden. Es ging darum, das Einholen und Verwalten von Lieferantenerklärungen sowie die Kalkulation von Präferenzberechtigungen zu automatisieren.

Eine mittelstandsgerechte IT-Lösung für das Präferenzmanagement

Mit der in SAP-ERP integrierten Lösung „M.SecureTrade Präferenzmanagement“ wird die Ermittlung des präferenziellen Ursprungs für Verkaufsmaterialien weitgehend automatisiert. Die Lösung greift bereits beim Verkaufsgespräch des Vertriebs mit einem Kunden. Je nach Lieferland, Artikel und Tarifnummer kann der Vertrieb schon bei den Verhandlungen erkennen, ob der Export präferenzberechtigt sein wird. So kann der Vertrieb wichtige Wettbewerbsvorteile absichern.

Die Lösung sorgt dafür, dass bei jedem neuen SAP-Vertriebsbeleg, z.B. einer Rechnung nach Bedarf, automatisch die Präferenzkalkulation aller Materialpositionen des Belegs erfolgt. Hierbei wird der Wertanteil des EU-Ursprungs und des Nicht-EU-Ursprungs der Vormaterialien berechnet. Dabei können unterschiedliche Stücklistentypen und Wertermittlungsverfahren berücksichtigt werden. Die Software erzeugt daraus ein Preference Calculation Document (PCD) mit allen Kalkulationsergebnissen für das betreffende Material. Schließlich überwacht ein umfangreiches Monitoring alle kalkulierten Materialien und SAP-Belege mit einer Übersicht aller präferenzberechtigten und nicht-präferenzberechtigten Materialien. Ein weiterer Vorteil ist, dass alle Präferenzabkommen, die die EU abgeschlossen hat, in Form von XML-Dateien importiert werden können. Dadurch entfällt der Pflegeaufwand. Darüber hinaus können neben der „günstigsten“ Regel auch Alternativregeln (z.B. in Kombination von Drittlandsanteil und Positionswechsel) für die Präferenzkalkulation genutzt werden.

Ein sehr wichtiger Funktionsbereich der Mercoline-Lösung ist der elektronische Austausch von Langzeitlieferantenerklärungen über ein Webportal und die automatisierte Verarbeitung im SAP-System. Wenn sich am Ursprung von Vormaterialien etwas verändert, z. B. durch den Einkauf bei anderen Lieferanten, werden diese Änderungen im SAP System aktualisiert und können zeitnah bei der Präferenzkalkulation verwendet werden.

Herausforderungen einer automatisierten IT-Lösung

Wenn ein neuer SAP Vertriebsbeleg angelegt wird, prüft die Software bei allen Materialien in dem Vertriebsbeleg, ob alle Anforderungen in Bezug auf das betreffende Präferenzabkommen erfüllt sind. Dabei müssen die Stücklisten für die eigengefertigten Materialien ermittelt und bis auf die unterste Hierarchieebene aufgelöst werden. Bei der Implementierung der neuen Lösung zeigte sich vor allem bei der Stammdatenqualität ein großer Handlungsbedarf, denn bei der Stücklistenauflösung dürfen nur die tatsächlich eingesetzten Materialien berücksichtigt werden und der Ursprung muss eindeutig belegt sein. So fehlten in den Stammdaten wiederholt Angaben zum Ursprungsland, zum Ansprechpartner, zu E-Mail-Adressen, zu Materialstämmen oder Zolltarifnummern. „Wir haben daraufhin einige Hundert alte Rechnungen durch den Prozess laufenlassen, um zu sehen, wo noch Lücken oder Fehler im Materialstamm sind und ob Lieferantenerklärungen fehlen. Wir konnten sehen, dass die Stammdatenqualität immer besser wird“, so Ulrich Meyer.

Eine besondere Herausforderung ist die Rechtssicherheit des Präferenzmanagements, denn unvollständige oder falsche Nachweise bergen erhebliche Risiken. Sie können als Steuerstraftat gewertet werden und eine Nacherhebung von Zöllen und Strafzahlungen bei Kunden nach sich ziehen. So berichten Unternehmen, dass die Zollprüfungen engmaschiger werden und zunehmend auch Stichproben ohne Vor-Ort-Prüfungen verlangt werden. „Wenn der Zoll eine Prüfung durchführt, mussten wir früher eine ellenlange Dokumentation erstellen. Heute loggt sich der Zoll ein und kann papierlos auf alle Originalbelege zugreifen“, nennt der Zoll- und Ausfuhrbeauftragte bei Roth eine weitere Erleichterung durch die IT-Lösung.

Gute Erfahrungen mit dem automatisierten Präferenzmanagement

Die Lösung zum Präferenzmanagement ist Teil einer modularen „M.SecureTradeSuite“ mit einzeln nutzbaren Add-ons für die verschiedenen Zoll- und Außenhandels-Prozesse in SAP ERP und SAP S/4HANA. Sie liefern Unterstützung zu Warenursprung und Präferenzen (Lieferantenerklärungen, Präferenzkalkulation), für das Export-Management (ATLAS-Zollabwicklung, Sanktionslistenprüfung, Exportkontrolle) sowie für Intra-EU-Lieferungen (Gelangensbestätigung, Umsatzsteuer-ID-Prüfung).

„Im Monitoring des SAP-Add-ons prüfe ich morgens die Meldungen zu Sanktionslisten. Ich sehe mir dann an, ob es klärungsbedürftige Belege in Bezug auf exportkontrollrelevante Artikel gibt, gebe diese frei oder leite sie zur Rücksprache weiter. Und im Mercoline Zoll-Modul erkenne ich, ob es bei den Versandvorbereitungen des letzten Tages Probleme oder Nachfragen vom Zoll gab. Ich kann aber auch bei Problemen in den einzelnen Unternehmen direkt Support leisten. Die Add-ons sind gut aufeinander abgestimmt und alle Vorgänge sind bis zur Archivierung digitalisiert“, gibt Ulrich Meyer einen Einblick in die Nutzung der neuen Lösung. Als die wichtigsten Vorteile des digitalisierten Verfahrens nennt er die erreichte Rechtssicherheit, die Prozessverschlankung ohne Papier und den reduzierten Verwaltungsaufwand. Der Nutzen der IT-Lösung ist für ihn sehr gut nachvollziehbar: „Die Präferenzberechnung erfolgt automatisch im Hintergrund, ist rechtssicher und wir haben eine Zeitersparnis von 90 Prozent. Wo für eine Lieferantenerklärung bisher durchschnittlich 50 Minuten erforderlich waren, dauert der Vorgang jetzt nur noch wenige Sekunden.“

Über Roth Industries

Das mittelständische Familienunternehmen Roth Industries aus dem hessischen Dautphetal ist in der Gebäude- und Industrietechnik tätig. Der Bereich Building Solutions (Gebäudetechnik) umfasst die Sparten Energiesysteme, Sanitärsysteme und Umweltsysteme. Zum Bereich Industrial Solutions (Industrietechnik) gehören die Sparten Composites, Kunststoff und Hydraulik. In den Segmenten Flächen-Heiz- und Kühlsystemen, Energiespeichersystemen und Composite Technologien gehört Roth zu den Weltmarktführern.

Roth Industries ist mit rund 1300 Mitarbeitern und 28 Produktions- und Vertriebsunternehmen weltweit vertreten. Die Gesellschaftsanteile liegen zu 100 Prozent bei der Familie Roth.

www.roth-industries.com