Die Chemikalien-Verbotsverordnung von 2017 fordert, dass die Abgabe und der Empfang besonders gefährlicher Produkte schriftlich dokumentiert wird. Das Chemieunternehmen OQ Chemicals setzt eine in das SAP-System integrierte IT-Lösung ein, die diese Anforderungen automatisiert umsetzt. Der Projektleiter erläutert das Verfahren.
Über die Abgabe von Produkten, die unter die Chemikalien-Verbotsverordnung (ChemVerbotsV) fallen, müssen detaillierte Nachweise geführt werden. So sind u.a. Angaben über Art und Menge der Stoffe und Zubereitungen, das Datum der Abgabe, der Erwerber und der Verwendungszweck zu dokumentieren. § 9 der ChemVerbotsV regelt, dass der Empfang bestätigt werden muss.
Anforderungen an eine effiziente IT-Lösung für die ChemVerbotsV
„Wir haben für die Auflagen der ChemVerbotsV ein möglichst effizientes und automatisiertes Verfahren gesucht. Manuelle Vorgänge sind hier nicht geeignet. Sie sind zu aufwendig und fehleranfällig. Außerdem ist die Überwachung und Kontrolle problematisch“, nennt Andreas Reul, SAP Application Manager Supply Chain & Sales Order Management bei der OQ Chemicals GmbH, die Anforderungen seines Unternehmens. Vor allem der Verwendungszweck und der Empfang sollten durch das Verfahren auf einfache Weise bestätigt und dokumentiert werden.
Zunächst hatte OQ Chemicals einen Anbieter gesucht, der für die ChemVerbotsV bereits ein interaktives Formular entwickelt hat, mit dem die geforderte Dokumentation umgesetzt werden kann. „Wir haben nichts Passendes gefunden. Wir wollten allerdings auch keine große SAP-Lösung oder ein aufwendiges Entwicklungsprojekt“, schränkt Andreas Reul ein.
Andreas Reul erkannte in einem bei OQ Chemicals bereits eingesetzten Verfahren einen geeigneten Lösungsansatz. Unternehmen sind verpflichtet, bei umsatzsteuerfreien EU-Lieferungen nachzuweisen, dass der Abnehmer die Waren tatsächlich erhalten hat (Gelangensbestätigung). Dafür setzt OQ Chemicals bereits eine Lösung des SAP-Dienstleisters Mercoline ein. M.SecureTrade Gelangensbestätigung ist ein Add-On für das SAP-System, um Gelangensbestätigungen in einer zentralen SAP-ERP-Anwendung vollautomatisch zu versenden, zu empfangen und deren Status zu überwachen. Mit Mercoline wurde vereinbart, das bewährte Add-on um weitere Belegtypen zu erweitern und so auch für die ChemVerbotsV anzuwenden.
Automatisiertes Verfahren für die ChemVerbotsV
„Wir haben für alle Produkte, die unter die ChemVerbotsV fallen, im Materialstamm eine Kennung eingefügt. Mit dem neuen Verfahren werden jetzt für jeden Monat rückwirkend alle Lieferungen mit solchen gekennzeichneten Produkten zusammengestellt“, erläutert Andreas Reul das Verfahren. Demnach erhalten die Kunden eine Sammelbestätigung über diese Lieferungen.
Das SAP Add-on für die ChemVerbotsV umfasst ein Monitoring, das dem Bearbeiter den Status aller Meldungen und offenen Positionen anzeigt.
Das SAP Add-on verschickt automatisiert eine E-Mail an die Kunden mit einem Link zum Webportal der Mercoline-Lösung. Dort werden den Kunden die Details zu den Lieferungen angezeigt, wie Art und Menge der Stoffe und Zubereitungen, das Datum der Abgabe, der Erwerber und der Verwendungszweck. Die Kunden bestätigen jede Position durch einen Klick. Die Nachweise werden anschließend an das SAP-System von OQ Chemicals zurückgeschickt. Das SAP Add-on legt den elektronischen Nachweis als Empfangsschein für die ChemVerbotsV automatisch im System ab. Fehlt die Antwort vom Kunden, können vom System automatisch Erinnerungsmails verschickt werden.
„Für uns war es wichtig, neben dem automatisierten Ablauf auch eine gute Kontrolle und Übersicht über das Verfahren zu haben. Zu der Lösung gehört ein Monitoring, das uns jederzeit den Status aller Meldungen und offener Positionen anzeigt“, ergänzt Andreas Reul. Die Mitarbeiter von OQ Chemicals müssen in dem Verfahren nur tätig werden, wenn beispielsweise Angaben wie der Verwendungszweck fehlen oder keine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Elektronisches Verfahren ist praxistauglich und hat sich bewährt
"Wir haben das neue Verfahren nach ausgiebigen Tests eingeführt. Die Akzeptanz bei den Kunden ist gut, nicht nur weil es eine gesetzliche Anforderung ist. Das Verfahren ist sehr einfach, denn die gesamte Bearbeitung besteht nur aus ein paar Klicks im Webportal", so Andreas Reul. Er hebt die schnelle und reibungslose Einführung gemeinsam mit Mercoline hervor. Neben der zuverlässigen Verfahrensgrundlage, die von der Gelangensbestätigung weitgehend übernommen werden konnte, nennt er die sehr kooperativen Entwickler des SAP-Dienstleisters.
Der SAP Application Manager von OQ Chemicals betont, dass alle Prozesse innerhalb des SAP-Systems umgesetzt werden: "Wir haben bei der Bearbeitung keine Medienbrüche. Der gesamte Ablauf ist automatisiert und wir benötigen kein separates, für die Mitarbeiter fremdes Verfahren. So konnten wir auch auf eine weitere zu pflegende Schnittstelle verzichten. Die gesetzlichen Anforderungen der ChemVerbotsV werden erfüllt und bei einer Prüfung haben wir jederzeit Zugriff auf alle Dokumente."
Über OQ Chemicals
OQ Chemicals ist ein weltweiter Hersteller von Oxo-Intermediates und Oxo-Derivaten wie Alkohole, Polyole, Carbonsäuren, Spezialester und Amine. Diese werden zur Herstellung von hochwertigen Beschichtungen, Schmierstoffen, kosmetischen und pharmazeutischen Produkten, Aroma- und Duftstoffen, Druckfarben sowie Kunststoffen verwendet. OQ Chemicals beschäftigt weltweit mehr als 1.400 Mitarbeiter. OQ Chemicals ist ein Teil der Oman Oil Company S.A.O.C. (OOC), einem Unternehmen, das vollständig der Regierung von Oman gehört. Es wurde 1996 gegründet, um in den in- und ausländischen Energiesektor zu investieren. OOC ist ein wichtiger Bestandteil der Bestrebungen des Sultanats, die Wirtschaft des Oman zu diversifizieren und ausländische Investitionen zu fördern. Weitere Informationen über OQ Chemicals sind auf https://chemicals.oq.com verfügbar.