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Hintergrund

Gelangensbestätigung in SAP

Hintergrund UstDV

Verschärfte Nachweispflichten

Die ursprünglich schon seit Anfang 2012 verbindlichen Nachweispflichten für innergemeinschaftliche Lieferungen haben in den letzten Monaten für viele Irritationen bei der Industrie und den Speditionen gesorgt. Mit der Gelangensbestätigung sollten die versendenden Unternehmen nachweisen, dass die Ware von Deutschland tatsächlich ins EU-Ausland gegangen bzw. „gelangt“ ist. Die Grundidee: Um die umsatzsteuerbefreiten, innergemeinschaftlichen Lieferungen gegenüber dem Finanzamt besser dokumentieren zu können, sollen die Abnehmer den Empfang der Waren bestätigen - mit Menge und handelsüblicher Bezeichnung der Waren, dem Abnahmedatum, dem Abnahmeort und der Unterschrift des Abnehmers. Was im Zeitalter von Bürokratieabbau und Rationalisierung wie ein schlechter Scherz klang, war durch das Bundesministerium für Finanzen (BMF) tatsächlich ernst gemeint. Nach heftigen Protesten aus der Wirtschaft wurde das Gesetz gestoppt, mehrfach überarbeitet und entschärft. Was ist seit dem 01. Oktober 2013 verbindlich? Für die verschiedenen Transportvarianten, also Beförderung und Versendung, kann der Nachweis der Steuerfreiheit bei innergemeinschaftlichen Lieferungen entweder durch eine so genannte Gelangensbestätigung geführt werden oder durch andere Alternativnachweise, z.B. CMR-Frachtbrief,  Speditionsbescheinigung, o.ä. Wichtig ist, dass nicht mehr der Versender oder Spediteur den Versand der Waren quittiert, sondern der Empfänger, den tatsächlichen Erhalt bestätigt. Die Gelangensbestätigung (englisch: entry certificate) stellt dabei den Belegnachweis dar, mit dem die Voraussetzungen der Steuerbefreiung einer innergemeinschaftlichen Lieferung für die Finanzverwaltung am eindeutigsten und leichtesten nachprüfbar sind. Eine Gelangensbestätigung muss folgenden (Mindest-) Inhalt haben:

  • Name und Anschrift des Abnehmers
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände der Lieferung einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer bei Fahrzeugen im Sinne des UStG
  • Ort und Tag des Endes der Beförderung des Gegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet,
  • Ausstellungsdatum der Bestätigung (Monatsangaben reichen)
  • Unterschrift des Abnehmers (nicht bei elektronischer GB)

 

Welche Vereinfachungen sind für innergemeinschaftliche Lieferungen zulässig?

  • Die Gelangensbestätigung muss sich nicht zwingend aus einem einzigen Beleg ergeben, sondern kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die geforderten Angaben insgesamt ergeben.
  • Die Gelangensbestätigung muss nicht nach amtlichem Vordruck erbracht werden. Die Anlage zum UStAE enthält aber ein Muster einer Gelangensbestätigung, das dem Unternehmer eine rechtssichere Nachweisführung erleichtern soll.
  • Die auf der Gelangensbestätigung grundsätzlich erforderliche Unterschrift des Abnehmers (Bestätigung über den Erhalt des Liefergegenstands) kann in vielen Fällen durch einen Dritten ersetzt werden.
  • Die Gelangensbestätigung muss nicht für jede einzelne innergemeinschaftliche Lieferung erstellt werden. Es sind auch Sammelbestätigungen (zum Beispiel für Lieferungen eines Monats oder maximal eines Quartals) möglich.
  • Die Gelangensbestätigung kann auch elektronisch übermittelt werden, in diesem Fall ist eine Unterschrift nicht erforderlich.
  • In Versendungsfällen (auch in entsprechenden Fällen von Reihengeschäften) kann die Gelangensbestätigung ein Versendungsbeleg sein, aus dem sich die Entgegennahme des Liefergegenstands ergibt, dies kann zum Beispiel ein CMR-Frachtbrief sein, der alle erforderlichen Angaben enthält.
  • Wird die Ware durch Kurierdienste transportiert, kann der Nachweis über das Gelangen der Ware ins Ausland in vereinfachter Form erbracht werden, zum Beispiel mit dem Kurierauftrag gemeinsam mit einem Track- & Trace-Protokoll sowie dem Zahlungsnachweis.
  • Wird die Ware durch einen Postdienstleister transportiert, reicht ein Posteinlieferungsschein aus, um das Gelangen der Ware ins Ausland nachzuweisen.

 

Nichtbeantstandungsregelung bis zum 31.12.2013 verlängert

Laut dem BMF-Schreiben vom 16.9.2013 treten alle neuen Regelungen zwar zum 1.10.2013 in Kraft, bis zum 31.12.2013 gibt es aber eine Übergangsfrist. „Für bis zum 31. Dezember 2013 ausgeführte innergemeinschaftliche Lieferungen wird es nicht beanstandet, wenn der beleg- und buchmäßige Nachweis der Voraussetzungen der Steuerbefreiung noch auf der Grundlage der bis zum 31. Dezember 2011 geltenden Rechtslage geführt wird.“ (S.25/Abschnitt II./Abs.2./Satz 3)

 

Was können Sie jetzt tun?

Die Steuerabteilung und andere Fachabteilungen wie FI/CO oder Logistik sollten überlegen, wie ihre Prozesse zur Erfüllung der neuen Nachweispflichten bei innergemeinschaftlichen Lieferungen angepasst werden müssen. Die Anpassung betrifft dann auch die IT-Systeme, denn nur mit einer größtmöglichen Automatisierung der Prozesse - vom Versand der Gelangensbestätigungen über die Kommunikation mit den Abnehmern bis hin zum Monitoring - lassen sich die Aufwände in Grenzen halten.