SAP Interactive Forms by Adobe

Erweiterung der SAP Geschäftsprozesse durch interaktive PDF-Dokumente

Interne Geschäftsbereiche oder externe Geschäftspartner sind oftmals vom automatisierten Datenaustausch mit dem eigenen SAP ERP-System ausgeschlossen. Der Informationsfluss ist häufig papierbasiert und mit hohem manuellen Aufwand verbunden. Mit Hilfe von interaktiven Formularen (SAP Interactive Forms by Adobe) lassen sich Formulardaten elektronisch austauschen und somit Prozesskosten erheblich senken.

Was sind SAP Interactive Forms by Adobe?

Zur Optimierung formularbasierter Geschäftsprozesse können SAP Anwenderunternehmen seit  einigen Jahren eine neue Lösung zur Erstellung von interaktiven Formularen und Druckformularen nutzen: SAP Interactive Forms by Adobe. Diese Lösung verwendet das Portable Document Format (PDF) sowie in die SAP-Umgebung integrierte Software der Firma Adobe Systems Inc. 

Es können interaktive Formulare in PDF-Format erstellt werden, die es einem Benutzer gestatten, das Formular am Bildschirm auszufüllen und die Eingaben in XML-Format im Formular zu speichern. Darüber hinaus lässt sich die Formularvorlage mit aktuellen SAP-Systemdaten zusammenführen, um ein PDF-Dokument für den Druck oder den Versand per E-Mail zu generieren. Nach Erhalt des PDF-Formulars extrahiert das SAP-System die im Formular gespeicherten Daten zur weiteren Verarbeitung. 

Praxisbeispiel: Einkaufsseitige Bestellbestätigung von Lieferanten

Nach Anlage einer Bestellung im SAP-System wird das interaktive Formular als PDF-Anhang im SAP System erzeugt und direkt an den Lieferanten versendet. Der Lieferant kann dieses Bestellformular mit Hilfe des herkömmlichen Adobe Acrobat Readers öffnen und gegebenenfalls Änderungen zu Mengen und Terminen auf Positions- und Einteilungsebene eintragen. Anschließend wird das Formular mit einem Klick auf einen Sendebutton wieder an die bestellende Firma zurück geschickt. Im SAP-System des Bestellers wird die Mail empfangen, die Daten der PDF-Datei automatisch ausgelesen und anschließend in die betreffende SAP-Bestellung zurückgeschrieben bzw. verbucht. Über ein speziell von Mercoline entwickeltes Cockpit (Statusmonitor) werden alle versandten und eingegangenen Formulare sowie die Verbuchung der interaktiven Daten der Formulare verwaltet. Konnten Bestellbestätigungen nicht verarbeitet werden, können diese im Cockpit noch einmal zur Verarbeitung angestoßen werden. 

Mercoline setzt Ihre individuellen, formularbasierten Geschäftsprozesse um.

Hier ein paar Beispiele aus der Praxis:

  • Bestellbestätigung /- änderungen
  • Lieferantenkontrakte
  • Lieferanfragen
  • Lieferbestätigung (auf Basis Lieferavis)
  • Lieferantenbefragung
  • Gelangensbestätigung von Kunden
  • Einsatzberichte eines Servicetechnikers
  • Dokumentation von Abnahmeprotokollen
  • Rückmeldung von Arbeitszeiten, Projektzeiten und/oder Einsatzberichten
Bestellung über Adobe Interactive Forms
Bestellbeleg im SAP ERP-System
Cockpit (Statusmonitor)
Bestellformular
Interaktives Bestellformular

SAP Interactive Forms bietet folgende Vorteile gegenüber SAPScript und SmartForms:

  • Automatisierung der Datenerfassung für SAP-Systeme durch interaktive Funktionen
  • Reduzierung des Erstellungs- und Wartungsaufwandes der Formulare um ca. 30%
  • Volle Integration in die SAP-Entwicklungsumgebungen für Java und ABAP
  • Erstellung von Formularen in PDF-Format, die unabhängig von der Umgebung Ihr Erscheinungsbild beibehalten
  • Zentrale Verwaltung und Ausgabe von Etiketten in SAP mit Barcodes und Grafiken (Zebra Drucker)
  • Optimale Unterstützung von mehrsprachigen Formularen
  • ADS Server entlastet die SAP Maschine beim Drucken der Formulare
News Interactive Forms by Adobe

Voraussetzung kundenseitig

Interactive Forms von Adobe sind vollständig in den JAVA Stack von SAP integriert. Zum Einsatz ist die Installation und Konfiguration von Adobe Document Services (ADS) notwendig. Darüber hinaus muss der SAP NetWeaver Application Server (mind. SAP Netweaver 7.0 / EHP2) eingerichtet sein. Das SAP System sollte mindestens über den Releasestand SAP ERP ECC 6.0 / SP 16 verfügen. Für die Nutzung der interaktiven Formulare sind Lizenzen für SAP Interactive Forms by Adobe notwendig.

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