EDI-Leitfaden

Basiswissen für EDI-Einsteiger

EDI (Electronic Data Interchange) steht für den elektronischen Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern. EDI beschreibt ein Kommunikationsverfahren, mit dem Geschäftsnachrichten, wie Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, nicht mehr traditionell per Briefpost oder Fax, sondern elektronisch ausgetauscht werden. Neben Bewegungsdaten können  via EDI auch Stammdaten mit anderen Unternehmen geteilt werden.

EDI ist seit Jahren nicht mehr wegzudenken und in den meisten Branchen Grundvoraussetzung für dauerhafte Geschäftsbeziehungen. Mit EDI optimieren Unternehmen nicht nur die unternehmensübergreifenden Geschäftsprozesse, sondern auch die internen. Daten und Dokumente können ohne Medienbrüche unmittelbar und automatisch im eigenen ERP-System weiterverarbeitet werden. Manuelle Datenerfassung und die damit verbundenen Fehlerquellen werden auf ein Minimum reduziert. EDI hilft letztendlich Zeit und Kosten zu sparen.

EDI-Komponenten

Der elektronische Austausch von Geschäftsnachrichten erfolgt  unabhängig von der auf beiden Seiten verwendeten Hard- und Software via Datenfernübertragung. Die Partner benutzen – je nach Branche – miteinander abgestimmte …

EDI-Verfahren (Klassisches EDI, WebEDI, Mobile EDI, …)
EDI-Nachrichtenformate (EDIFACT, VDA, ANSI X.12, ODETTE, …)
EDI- Nachrichtenprotokolle (AS2, HTTP(S), OFTP, OFTP2, FTP, SMTP, …)
EDI-Übertragungswege (VANs, X.400, Internet, Email, …)

EDI-Fähigkeit herstellen

Die Umsetzung von EDI kann entweder im Unternehmen selber erfolgen, oder aber durch die Nutzung von EDI-Services von externen EDI-Dienstleistern, auch EDI-Provider oder EDI-Clearingcenter genannt. Die folgenden Voraussetzung müssen für EDI erfüllt sein:

  • Hardware (ggf. einem Ausfallsystem)
  • Software zum Konvertieren und Kommunizieren (EDI-Konverter)
  • Schnittstellen zum ERP-System
  • Personal und Know-how für Administration, Betrieb und Überwachung

EDI-Software

Die EDI-Software besteht aus Konnektoren und dem Konverter. Der Konverter bildet dabei das Herz der EDI-Software. Er übersetzt zu sendende Daten, die durch das ERP-System geliefert werden, in das Standard-Nachrichtenformat, z.B. im Handel in EDIFACT. Sowohl die benötigten Qualifier als auch die Service-Segmente, die erforderlich sind, um einen reibungslosen Daten-Austausch zu sichern, werden hinzugefügt. Für ankommende Daten überprüft der Konverter die Syntax und übersetzt die Nachricht dann wieder in ein hauseigenes (Inhouse) Format. 

EDI-Dienstleister

Im Gegensatz zu einer EDI-Inhouse-Lösung setzt die Nutzung eines externen EDI-Dienstleisters (wie z.B. Mercoline)  keinerlei Implementierungsaufwand und Investitionskosten für Hard- und Softwarekomponenten voraus. Gerade kleine und mittlere Unternehmen profitieren von den geringeren Kosten und der schnelleren Umsetzung der EDI-Anforderungen. Aber auch Unternehmen, die heute schon einen eigenen EDI-Konverter betreiben, profitieren bei einem EDI-Outsourcing von der Spezialisierung des EDI-Dienstleisters und den geringeren Kosten. Das liegt vor allem daran, dass EDI-Dienstleister die EDI-Services für hunderte von Kunden umsetzen und sich somit die Kosten für Hard- und Software, Wartung und Betreuung auf die Partner verteilen.