Automatisierte Exportkontrolle bei Roth Industries

Zahlreiche neue Zollabkommen, Exporte in mehr Drittländer und immer komplexere Vorschriften erhöhen vor allem bei großen mittelständischen Unternehmen den Bearbeitungsaufwand. Das Familienunternehmen Roth Industries organisiert seine Exportkontrollen jetzt neu.

 

Das mittelständische Unternehmen aus dem hessischen Dautphetal ist mit rund 1300 Mitarbeitern und 28 Produktions- und Vertriebsunternehmen weltweit vertreten. Bei Roth wurde die Exportkontrolle früher nebenbei mit erledigt. Das ist heute nicht mehr möglich. „Die Exporte weltweit steigen kontinuierlich, die Handels- und Direktkunden in Drittländern werden immer wichtiger und die Anforderungen an die Exportkontrolle werden immer komplexer. Bei dem einen oder anderen Artikel stellt sich je nach Exportnation die Frage der Exportkontrolle und eventuell nach einer sorgfältigen Überprüfung“, benennt Ulrich Meyer, Zoll- und Ausfuhrbeauftragter bei Roth Werke, die Herausforderungen.

Bessere Lösung für die Exportkontrollen gesucht

Ulrich Meyer ist im Unternehmen der Experte, wenn es um Exportvorschriften geht: „Jedes Zollabkommen ist unterschiedlich. Präferenzbestimmungen, Lieferanten- und Ursprungserklärungen aber auch die Kontrolle von Sanktionslisten werden immer aufwendiger und Verstöße werden streng geahndet.“ Die Unsicherheit bei den Mitarbeitern, etwas falsch zu machen, sei groß. Die Verwaltungsarbeit ist nur mit hohem Personaleinsatz möglich. Deshalb hatte das Unternehmen nach effektiveren Lösungen für die Exportkontrolle gesucht. 

Große Unternehmen finden im SAP-ERP-System eine gute Unterstützung. 

Für Mittelständler sei die Lösung aber zu umfangreich, findet Ulrich Meyer: „Wir haben nach einer Alternative für die Bearbeitung unserer Außenhandelsgeschäfte gesucht, die uns zuverlässig sowohl bei der elektronischen Zollanmeldung (ATLAS) unterstützt als auch bei den zahlreichen Exportkontrollen.“
Exportkontrolle: Auch mittelständische Unternehmen, wie Roth Industries, müssen genauestens prüfen, ob die Produkte den Exportauflagen und Zoll-Bestimmungen entsprechen. Das ist nicht mehr nebenbei möglich. (Foto: Roth Industries)

Dem Zoll- und Ausfuhrbeauftragten von Roth gefiel besonders die Unterstützung der Mercoline-Lösungen bei der Prüfung nationaler und internationaler Ausfuhrbestimmungen. Ohne eine automatisierte Prüfung der Sanktions- und Exportkontrolllisten sei das nur schwer und mit hohem Zeitaufwand umsetzbar. Auch für das Präferenzmanagement entstehe ein hoher Aufwand, da für alle in einem Produkt verarbeiteten Artikel eine Lieferantenerklärung eingeholt werden müsse. Ganz zu schweigen von der Präferenzberechnung bei den Ländern mit Zollabkommen mit der EU.

„Durch die neue, in SAP integrierte IT-Lösung, haben wir jetzt eine gute Unterstützung. Beginnend vom Angebot bis zur Rechnung sind Exportkontrollen und Sanktionslistenprüfungen kombiniert und unterstützen zusätzlich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die ATLAS basierte Software bei der elektronischen Zollanmeldung und Abwicklung. Die einzelnen Module für SAP arbeiten gut zusammen. Sie sind als Add-ons direkt in SAP integriert. Mercoline reagiert auch schnell auf Verbesserungsvorschläge“, beschreibt Ulrich Meyer die Erfahrungen mit der Außenhandels-Lösung von Mercoline.

Große Zeitersparnis

Als Erstes startete das Tochterunternehmen Roth Werke am Standort Dautphetal-Buchenau mit der neuen Lösung. Der Außenhandelsexperte beschreibt den neuen Ablauf an einem Beispiel. Bei den Produkten von Roth Werke könne es sich auch einmal um einen exportkontrollrelevanten oder gar DualUse-Artikel handeln. Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) habe dazu eine Fülle von Gesetzen und Verordnungen sowohl national als auch auf EU-Ebene aufgestellt. Meyer: „Früher mussten in aufwendigen internen Prozessen die Artikel geprüft und mit entsprechenden Codierungen versehen werden. Das war nur mit einem großen Zeitaufwand zu schaffen. Denn die Bestimmungen sind kompliziert und teilweise ineinander verschachtelt. Geprüft werden muss, ob die Artikel genehmigungspflichtig sind. Diese Arbeiten waren zum Teil schon bei einer einfachen Anfrage aus einem Drittland zu bewältigen.“

Bei einer Kundenanfrage musste der Mitarbeiter bisher anhand der Zolltarifnummer überprüfen, ob Beschränkungen vorliegen. Hier musste er in der Regel mehrere Einschränkungen beachten, Fußnoten studieren, Artikel vergleichen und ggf. im Antragsportal ELAN-K2 der BAFA einen Antrag erstellen.

Auftragsbearbeitung im Außenhandel
Auftragsbearbeitung: Bei der Ausfuhr von Gütern greifen umfangreiche Exportkontrollen, Sanktionslistenprüfungen und die Präferenzabwicklung. Roth Industries hat die Bearbeitung automatisiert.

Mit der neuen IT-Unterstützung „M.SecureTrade Exportkontrolle“ erkennt der Sachbearbeiter durch die Eingabe der Zolltarifnummer sofort, ob das Produkt der Exportkontrolle unterliegt. Das Programm gleicht den Artikel bei der Bearbeitung einer Kundenanfrage automatisiert im Hintergrund mit den Länderembargos- und Exportkontroll-Güterlisten ab. Dabei werden Listen des Bundesanzeigers (TarifeExport), nationale Vorschriften wie AWG (Außenwirtschaftsgesetz), AWV (Außenwirtschaftsverordnung) und KWKG (Kriegswaffenkontrollgesetz), außerdem europäische Vorschriften wie Dual-Use-Verordnungen und Länderembargos berücksichtigt.

Meldet das Programm bei der Exportkontrolle einen Treffer, wird die weitere Bearbeitung des Vorgangs automatisch gestoppt. Eine Berechtigungsregelung legt fest, dass nur der Exportkontrollbeauftragte diesen Vorgang weiterbearbeiten darf. „Ich kann dann sofort erkennen, ob eine Meldung erforderlich ist oder ob ich für das Land bzw. für eine ganze Ländergruppe einen Whitelist-Eintrag erstellen kann. Dann wird die künftige Bearbeitung automatisch als unbedenklich klassifiziert. Für den späteren Versand kann an dieser Stelle schon die Zollcodierung vorgenommen werden. So sparen wir gegenüber der manuellen Kontrolle einen erheblichen Teil des Bearbeitungsaufwands“, hebt Ulrich Meyer die Zeitersparnis hervor. 

Programm schafft größere Rechtssicherheit

Der Außenhandelsexperte berichtet, dass die Verkaufsartikel des Unternehmens einer Zolltarifnummer zugeordnet sind und dass die Software alle Exportkontrollschritte lückenlos dokumentiert: „Die automatisierte Exportkontrolle verschafft den Mitarbeitern nicht nur mehr Zeit, sondern auch mehr Sicherheit. Auch das Management von Lieferantenerklärungen kann mit einem zusätzlichen Modul automatisiert werden. Bei einer Kontrolle durch den Zoll können wir über eine digitale Schnittstelle schließlich alle Nachweise auf Knopfdruck vorlegen.“ Das sei aber nur zu gewährleisten, wenn das Stammdatenmanagement sehr systematisch organisiert werde. Das erfordere eine hohe Disziplin.

Ulrich Meyer nennt als weiteren Vorteil, dass die SAP-Add-ons der Außenhandels-Lösung untereinander verknüpft sind: „Die Exportkontrolle übergibt die Daten an Atlas und die Aufträge werden dem Zoll elektronisch übermittelt und kommen innerhalb von Minuten geprüft zurück.“

Roth Industries führt die Außenhandels-Lösung inzwischen auch an anderen Standorten in Deutschland ein. 

Roth Industries, Hauptsitz in Dautphetal: Nach den guten Erfahrungen bei Roth Werke mit der Außenhandels-Lösung von Mercoline führt Roth Industries diese inzwischen auch an anderen Standorten des Unternehmens ein. (Foto: Roth Industries)

Über Roth Industries

Das mittelständische Familienunternehmen Roth Industries aus dem hessischen Dautphetal ist in der Gebäude- und Industrietechnik tätig. Der Bereich Building Solutions (Gebäudetechnik) umfasst die Sparten Energiesysteme, Sanitärsysteme und Umweltsysteme. Zum Bereich Industrial Solutions (Industrietechnik) gehören die Sparten Composites, Kunststoff und Hydraulik.

Roth Industries ist mit rund 1300 Mitarbeitern und 28 Produktions- und Vertriebsunternehmen weltweit vertreten. Die Gesellschaftsanteile liegen zu 100 Prozent bei der Familie Roth.