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M.SecureTrade Umsatzsteuer-ID-Prüfung bei Carl Cloos

Prüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern direkt in SAP

Seit Anfang des Jahres 2011 setzt die Carl Cloos Schweißtechnik GmbH – führender Hersteller von Schweiß- und Industrieroboter-Lösungen - auf die Mercoline SAP-Lösung M.SecureTrade. Mit dem vollständig in SAP-integrierten M.SecureTrade-Modul "Umsatzsteuer-ID-Prüfung" ist Cloos heute in der Lage, die gesetzlichen Vorgaben (§18e, Nr. 1/2 UStG) zur Prüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) vollständig zu erfüllen. Zum Hintergrund des Projektes: Seit 2010 setzt die Umsatzsteuerbefreiung von Warenlieferungen ins EU-Ausland die Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) durch das liefernde Unternehmen voraus. Bei mehr als 2.000 Debitoren in der EU und unzähligen Neuanlagen bzw. Änderungen im Jahr ist eine manuelle Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern bei Cloos zu zeitaufwendig und zu teuer.

„Die einzusetzende Software sollte die gesetzlichen Vorgaben in vollem Umfang erfüllen und die Ergebnisse revisionssicher dokumentieren können. Die USt-IdNr.-Prüfung sollte sich außerdem zu 100% in das bestehende SAP-System integrieren lassen.“ fasst Ralf Pfeifer, Leitung IT und Organisation bei Cloos, die Anforderungen zusammen.

Die Entscheidung fiel Ende 2010 zu Gunsten von Mercoline. Mit dem M.SecureTrade-Modul „Umsatzsteuer-ID-Prüfung“ bietet Mercoline ein SAP-Add-on, das die Existenz und Gültigkeit von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern prozessbegleitend direkt im SAP-System prüft. Dazu werden die Daten des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) und/oder der EU (VIES) genutzt. Innerhalb weniger Tage wurde das M.SecureTrade-Modul „Umsatzsteuer-ID-Prüfung“ bei Cloos in einem entsprechenden SAP-Namensraum implementiert. Aufwändige Schulungen der Anwender waren nicht notwendig, da diese in der gewohnten SAP-Benutzeroberfläche arbeiten konnten. Außerdem konnte Mercoline sehr flexibel auf die Wünsche von Cloos eingehen. So gibt es z.B. aus Sicherheitsgründen keine direkte Kopplung des SAP-Systems mit dem Internet. Die Abfragen beim Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) und der EU (VIES) erfolgen über die Communications Services von Mercoline.