So unterstützt Sie die Mercoline-Lösung
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Ab 2026 gilt zusätzlich die Pflicht, diese auch elektronisch zu verarbeiten. Um Sie optimal auf diese gesetzlichen Anforderungen vorzubereiten, hat Mercoline eine skalierbare, sofort einsetzbare Lösung zur automatisierten Verarbeitung eingehender E-Rechnungen entwickelt.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Ihr Unternehmen?
Besonders relevant ist die E-Rechnungspflicht für Unternehmen, die Rechnungen von vielen kleinen Geschäftspartnern empfangen. Viele kleinere ERP- und Buchhaltungssysteme verfügen über keine klassische EDI-Schnittstelle. Allerdings unterstützen sie häufig bereits die EU-Norm EN 16931 (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD), die seit 2020 im öffentlichen Auftragswesen (B2G) verpflichtend ist.
Welche Vorteile verschafft unsere Lösung?
Die Mercoline-Lösung basiert auf einem universellen Mapping und überführt eingehende Rechnungsdaten in ein syntaxunabhängiges XML-Zwischenformat. Dieses Format bildet die Grundlage für die Weiterverarbeitung in unternehmensspezifische Systeme, etwa als SAP-IDoc.
- EDI-Vorteile ohne klassische EDI-Anbindung: Auch wenn keine direkte Eingangsrechnungsschnittstelle vorhanden ist, können die Daten über CSV-Dateien verarbeitet werden, beispielsweise in Tabellenkalkulationen oder Datenbanken.
- Zusätzliche PDF-Erzeugung: Aus den strukturierten Rechnungsdaten wird ein lesbares PDF-Dokument erstellt, das die manuelle Prüfung und Archivierung unterstützt.
- Effiziente Fehleranalyse: Falls eine Rechnung nicht automatisch verarbeitet werden kann, hilft das PDF-Dokument bei der schnellen Identifikation und Behebung der Ursache.
E-Rechnungen im B2B-Bereich
Rechtliche Vorgaben, Fristen und eine praxiserprobte Lösung von Mercoline
Wie wird die Wirtschaftlichkeit garantiert?
Die Lösung zeichnet sich durch niedrige technische Hürden und die Nutzung vorhandener Schnittstellen Ihres ERP- oder Buchhaltungssystems aus. So bleibt der Entwicklungsaufwand auf Empfängerseite minimal. Auch der Empfang per E-Mail ist möglich, wodurch sich die Lösung flexibel an die technischen Gegebenheiten Ihrer Geschäftspartner anpasst.
Unterstützte Formate
Mercoline verarbeitet alle elektronischen Rechnungen, die der EU-Norm EN 16931 sowie der deutschen Spezifikation CIUS XRechnung entsprechen. Dabei werden sämtliche zulässigen XML-Syntaxen unterstützt.
Der automatisierte Prozess im Überblick
Empfang und Annahme
Automatisierte Annahme von E-Rechnungen über verschiedene Kanäle mit Erkennung von Absender und Empfänger anhand von Routing-Regeln.
Validierung
Prüfung der Daten auf Konformität mit EN 16931 inklusive eines detaillierten Prüfberichts.
Visualisierung
Erzeugung eines lesbaren PDF-Dokuments aus den Rechnungsdaten, das den Inhalt übersichtlich darstellt.
Datenextraktion und Konvertierung
Auslesen der relevanten Rechnungsdaten aus der XML-Datei und Konvertierung in das gewünschte Zielformat (z. B. SAP-IDoc oder CSV) zur direkten Weiterverarbeitung.
Bereitstellung für Archivierung
Zusätzliche Bereitstellung von PDF-Dokument und Prüfbericht zur Erfüllung der Archivierungs- und Dokumentationspflichten.
Jetzt zukunftssicher und gesetzeskonform starten
Bereiten Sie Ihr Unternehmen frühzeitig mit einer wirtschaftlichen, flexiblen und sofort einsatzfähigen Lösung auf die verpflichtende E-Rechnungsverarbeitung vor.
Gerne beraten wir Sie persönlich und zeigen Ihnen live, wie Sie den Einstieg einfach und effizient umsetzen können.
