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cosnova: Effiziente IT-Versandlösung zur Integration von KEP-Dienstleistern in SAP

cosnova hat die bisherige in SAP integrierte IT-Lösung für den Versand mit KEP-Dienstleistern ersetzt. Die neue Lösung vereinfacht die Bearbeitung, liefert eine automatisierte Sendungsverfolgung und verbessert die Transparenz. Die Umstellung verlief ungewöhnlich reibungslos.

cosnova versendet mit den drei Kurier-, Express- und Paket-Dienstleistern DPD, TNT und trans-o-flex monatlich mehr als 7 Tsd. Pakete. „Die vorherige Versandlösung war nicht mehr den täglichen Versandmengen gewachsen, sodass wir nach einer neuen Lösung für die Abwicklung unserer KEP-Dienstleister gesucht haben“, berichtet Regina Kaune, Head of IT Business Process bei cosnova. Das inhabergeführte Kosmetikunternehmen cosnova beschäftigt weltweit rund 500 Mitarbeiter und ist mit Marken wie essence und CATRICE, sowie den Inkubatoren L.O.V und SIGN auf dem internationalen Kosmetikmarkt vertreten. essence zählt über alle Preissegmente als meistverkaufte dekorative Kosmetikmarke in Europa.

Gefahrgut effizient als „Limited Quantities“ versenden

„Distributoren erhalten unsere Artikel direkt an ihre Zentral- und Regionalläger. Die Belieferung von Filialen erfolgt je nach Bedarf dagegen per KEP-Dienstleister. Dabei müssen wir beispielsweise Nagellackentferner auch bei geringen Mengen als Gefahrstoff klassifizieren. Die Limited Quantitiy-Abwicklungerhöht den Aufwand und wir benötigen eine effektive Lösung, die auch unsere Versandanforderungen bzgl. LQ-Sendungen vollständig abdeckt“, so Regina Kaune.

Die Leiterin des Bereichs IT Business Process nennt als die wichtigsten Anforderungen stabile Schnittstellen zu den KEP-Dienstleistern, eine integrierte und automatisierte Sendungsverfolgung per Track & Tracesowie die flexible Bearbeitung der Versandinformationen durch beliebige Bearbeiter. Diese Anforderungen konnten durch die alte, bereits in SAP integrierte Versandlösung nicht zufriedenstellend umgesetzt werden. So musste die Datenübertragung vom SAP-System an die KEP-Dienstleister von der IT manuell überwacht werden, da es wegen instabiler Schnittstellen wiederholt Verbindungsabbrüche zu den KEP-Dienstleistern gab. Dieses Monitoring sollte künftig automatisiert erfolgen und jederzeit durch den Fachbereich einsehbar sein. Zudem war die Bearbeitung der Versandadressen, etwa bei fehlerhaften Stammdaten, bisher an einen bestimmten Arbeitsplatz gebunden. Dies sollte künftig flexibler und auch an allen Packplätzen möglich sein.

cosnova hatte bei der Suche nach einer neuen Lösung mehrere IT-Programme verglichen, drei Anbieter eingeladen und nach einem Anforderungskatalog bewertet. „Wir haben uns für die Lösung von Mercoline entschieden. Dieser Anbieter wurde uns mehrfach empfohlen und die Lösung erfüllt unsere Anforderungen am besten“, nennt Regina Kaune die Entscheidungsgründe. Die Software M.TransportCommunicator arbeitet als SAP-Add-On auf der Basis von SAP-Standardstrukturen und unterstützt SAP-Anwender bei der Erstellung von Transportaufträgen für Speditionen und KEP-Dienstleister.

Eine neue Versandlösung einführen

Zur Umstellung auf den M.TransportCommunicator (TC) mussten die Schnittstellen zu den drei KEPs sowie die Erfordernisse von cosnova in die Lösung integriert werden. Der erste Go-live erfolgte nach ausführlichen Tests bereits nach drei Monaten. „Die Umstellung ist rundum gelungen und war ungewöhnlich reibungslos. Nur die Kommunikation mit einem KEP-Dienstleister war schwierig. Hier hatten der KEP-Fachbereich und die KEP-IT unterschiedliche Anforderungen an die Etikettierung. Diese Abstimmung hat dankenswerterweise Mercoline übernommen“, schildert Regina Kaune Details aus dem Umstellungsprozess.

Bei der Umstellung musste das SAP Extended Warehouse Management (EWM), die SAP-Version ECC 6.0 und die HANA-Datenbank eingebunden werden. Das SAP-Add-On von Mercoline ist bereits für die Migration auf SAP S/4HANA vorbereitet.

Die einzelnen Anforderungen der KEP-Dienstleister wurden integriert und die Versandetiketten werden KEP-spezifisch ausgedruckt. Die neue Versandlösung erzeugt für jeden Versandauftrag im ERP-System einen eigenen Beleg. Der Fachbereich kann über den SAP-Lieferungsbeleg jetzt alle Versandinformationen aus der automatisierten Sendungsverfolgung einsehen. Eine in das SAP-Add-On integrierte Ampelfunktion visualisiert den Versandstatus und zeigt sofort, ob ein Fehler vorliegt.

Die Umstellung hat sich gelohnt

Für die Mitarbeiter an den Packstationen hat sich durch die neue Lösung nichts verändert. Sie nutzen weiterhin die bereits bekannte Bedienoberfläche im SAP-System. Die Versandadressen können von allen berechtigten Mitarbeitern bearbeitet werden. Durch die Tracking-Funktionalität kann der Customer Service jetzt jederzeit auf Kundenanfragen reagieren und den aktuellen Sendungsstatus einsehen.

„Die Umstellung hat sich für uns gelohnt. Wir habenstabile Schnittstellen zu den KEPs, wir können der Versandvorgang innerhalb des SAP-Systems überwachen und der Versand von Gefahrgut-Mindermengen ist effektiver geworden“, fasst Regina Kaune die Erfahrungen mit der Umstellung zusammen. Dabei lobt sie ausdrücklich den neuen Partner Mercoline: „Das war eine rundum gelungene Zusammenarbeit. Es war jederzeit transparent, dass es funktionieren wird. Der Projektverantwortliche von Mercoline hat all unsere Fragen aufgegriffen, alle Bedenken ernst genommen und beim Go-Live hat es keine Probleme gegeben.“

Über cosnova

cosnova ist ein inhabergeführtes Kosmetikunternehmen mit einer schlanken Organisation und wenig Bürokratie und beschäftigt weltweit rund 500 Mitarbeiter. cosnova ist mit Marken wie essence und CATRICE , sowie den Inkubatoren L.O.V und SIGN auf dem internationalen Kosmetikmarkt vertreten. essence ist über alle Preissegmente die meistverkaufte dekorative Kosmetikmarke in Europa (Euromonitor International, 2013).

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