Ausgangslage & Projektanforderungen
Es ist nicht das erste Mal, dass die Gretsch-Unitas-Unternehmensgruppe mit Mercoline zusammenarbeitet: Mit dem Mercoline Transport Communicator und der DHL-Express-Anbindung sind bereits Lösungen der M.SmartLogistics-Suite im Einsatz.
In der Zwischenzeit hat DHL Express ein neues Serviceangebot für Exportsendungen bereitgestellt: Mit „Paperless Trade“ (PLT) lassen sich Waren- und Rechnungsdaten digital übertragen. Indem Exportsendungen automatisiert mit diesen Daten verbunden werden können, wird die Zollabwicklung beschleunigt.
Gretsch Unitas wollte PLT für sich nutzen und manuelle Aufwände maßgeblich reduzieren. Denn: Bisher mussten die Mitarbeitenden für alle Exportsendungen Rechnungsdaten ausdrucken und händisch in die Versandtasche legen.
Die Kundenanforderungen auf einen Blick:
- Reduktion des manuellen Aufwands für Mitarbeitende
- Verarbeitung digitaler Rechnungsdaten im Kundensystem
- Einführung mit SAP ECC und Migration auf SAP S/4HANA
„Unsere Anforderungen konnten wir gemeinsam mit Mercoline offen und konstruktiv diskutieren und zeitnah umsetzen. Die größte Herausforderung stellte die Verarbeitung digitaler Rechnungsdaten im Kundensystem dar. In diesem Zusammenhang war die enge Einbindung der Bereiche Export, Vertrieb, Zollabteilung und Versandlogistik erforderlich.“ – Bertram Karcher, SAP-Berater & Entwickler bei Gretsch Unitas
Enge Zusammenarbeit mit Mercoline & DHL
Gretsch Unitas ist einer der ersten Kunden, bei denen Mercoline „Paperless Trade“ implementiert hat. Entsprechend eng war der Austausch mit dem Produktmanagement-Team: Nach einer Bedarfsanalyse wurde die Lösung in enger Absprache und in regelmäßigen Terminen weiterentwickelt und umgesetzt.
„Insgesamt war es ein sehr erfolgreiches Projekt. Durch die intensive und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit DHL und Mercoline konnten wir ein optimales Ergebnis auf Basis effizienter und schlanker Prozesse erzielen.“
– Bertram Karcher, SAP-Berater & Entwickler bei Gretsch Unitas
Mit Mercoline als Lösungspartner zum Erfolg
„Paperless Trade“ ist nun nahtlos im SAP-System der Gretsch Unitas verfügbar.
Im Ergebnis werden Unterlagen und Daten automatisch ermittelt und an DHL-Express übermittelt. Mitarbeitende müssen nicht länger manuell Unterlagen verarbeiten – das spart Zeit und steigert die Effizienz
„Um den Aufwand für die Erstellung und Bereitstellung der digitalen Dokumente im PDF‑Format sicherzustellen, wurden parallel umfassende Anpassungen im Content‑Management‑System vorgenommen. Dadurch sind wir nun in der Lage, SAP‑Dokumente, sofort, effizient und per Drag‑and‑Drop als PLT zu verarbeiten.“
– Bertram Karcher, SAP-Berater & Entwickler bei Gretsch Unitas
Ausblick: Neben der „Paperless Trade“-Lösung sind bereits weitere Projekte bei der Gretsch Unitas geplant. So zum Beispiel die Anbindung einer weiteren Spedition sowie eine EWM-Anbindung und die Einführung des Pricing Tools.
Über die Gretsch-Unitas-Unternehmensgruppe
Die Gretsch-Unitas-Unternehmensgruppe ist weltweit führender Anbieter von Sicherheitslösungen.
Teil davon ist auch die AGENA GmbH – die IT der Unternehmensgruppe – die mit ca. 70 Mitarbeitenden u. a. digitale Prozesse innerhalb der Gruppe optimiert. Das Portfolio umfasst sowohl IT-Services wie Systemintegration und den Betrieb komplexer IT-Infrastrukturen, sowie die Entwicklung individueller Softwarelösungen.