Schneider automatisiert Präferenznachweise für den Zoll
Durch Abkommen der EU können exportierende Unternehmen erhebliche Zollvergünstigungen nutzen. Voraussetzung ist ein Präferenznachweis, der den Ursprung der zu exportierenden Ware in der EU dokumentiert. Das ist insbesondere für den Maschinenbau sehr komplex und aufwendig. Das mittelständische Unternehmen SCHNEIDER GmbH & Co. KG hat deshalb eine IT-Lösung gesucht, die das Management von Präferenzberechtigungen automatisiert.
Die inhabergeführte SCHNEIDER GmbH & Co. KG ist eines der weltweit führenden Unternehmen in der Herstellung und Entwicklung von Maschinen für die Brillen- und Präzisionsoptik. Für SCHNEIDER ist die Erstellung von Präferenznachweisen aufgrund der Vielzahl der verwendeten Bauteile besonders aufwendig. Deshalb hat das Unternehmen nach einer automatisierten Lösung gesucht.
Manuell erstellte Präferenznachweise sind aufwendig und fehleranfällig
Der Ursprung aller bezogenen Artikel aus EU-Ländern muss durch Lieferantenerklärungen belegt, der EU-Anteil an den Vormaterialien nachvollziehbar berechnet und dokumentiert werden. Dafür müssen die Lieferantenerklärungen bei den Lieferanten angefordert, die Erklärungen überwacht und ggf. angemahnt werden. Bei Komponenten aus der Eigenfertigung ist es nochmals aufwendiger. Die Materialdaten aus den Fertigungsaufträgen und den Stücklisten müssen auf verwendete Fremdteile überprüft und ihr Wertanteil für die Präferenzberechnung ermittelt werden. Dabei gelten je nach Zollabkommen andere Vorschriften für die Berechnung des Warenursprungs und für die Präferenzerklärungen.
„Wir haben diese Arbeiten bisher rein manuell abgewickelt und die Zukaufmaterialien per Excel-Liste verwaltet. Für die Präferenzberechnung haben wir jede einzelne Position überprüft und ausgewertet. Außerdem mussten wir klären, ob für die Fremdteile eine Lieferantenerklärung vorliegt und ob diese noch gültig ist. Anschließend haben wir die Lieferantenerklärungen als PDF-Datei in das SAP-System eingepflegt“, beschreibt Thorsten Schwing, Manager Import/Export & Purchasing bei SCHNEIDER, den Bearbeitungsprozess. „Das ganze Verfahren erforderte die Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen und erfolgte weitgehend losgelöst vom SAP-System. Der Zeitaufwand bei einer Maschine mit beispielsweise 5.000 Teilen ist gewaltig und zudem fehleranfällig“, so der Exportmanager. Eine weitere Anforderung sind die regelmäßigen Stichproben durch den Zoll, die jedes Mal einen erheblichen Suchaufwand für die Unterlagen und Nachweise auslösten.
Anforderungen an eine IT-Lösung
Die Zielstellung von SCHNEIDER war es, das manuelle Einholen und Verwalten von Lieferantenerklärungen sowie die Kalkulation von Präferenzberechtigungen durch eine IT-Lösung zu ersetzen. Dazu sollten vor allem fünf Anforderungen berücksichtigt werden:
- Kosten reduzieren: Die gesuchte IT-Lösung sollte das Präferenzmanagement automatisieren.
- Rechtskonform gestalten: Die Lösung sollte allen Zollanforderungen gerecht werden.
- Bedienung erleichtern: Die Bedienung sollte einfach sein und bisherigen Verfahren entsprechen.
- In SAP integrieren: Die Lösung sollte in SAP als dem führenden IT-System integriert werden.
- Medienbrüche vermeiden: Daten sollten nicht mehr in getrennten Excel-Listen verwaltet werden.
„Wir haben die am Markt verfügbaren Lösungen geprüft und nichts Geeignetes gefunden. Entweder wurden die Lösungen getrennt vom SAP-System betrieben oder sie waren auf die Bedürfnisse von Großunternehmen ausgerichtet und für uns auch preislich nicht realisierbar. Deshalb sollte gemeinsam mit dem Unternehmen Roth Industries und unserem Software-Partner Mercoline, die bestehende Lösung zur Exportabwicklung erweitert werden“, erläutert Thorsten Schwing das Vorgehen.
Mercoline ist zertifizierter SAP-Partner und auf IT-Lösungen entlang der Supply Chain spezialisiert und bietet Prozessberatung und Add-ons im SAP-Umfeld.
Das Präferenzmanagement wurde in SAP-ERP integriert
Aus der Kooperation mit Mercoline entstand die in SAP-ERP integrierte Lösung „M.SecureTrade Präferenzmanagement“. Damit wird die Ermittlung des präferenziellen Ursprungs für Verkaufsmaterialien weitgehend automatisiert. Die Lösung sorgt dafür, dass bei jedem neuen SAP-Vertriebsbeleg, z. B. einer Rechnung, automatisch die Präferenzkalkulation aller Materialpositionen des Belegs erfolgt. Hierbei wird der Wertanteil des EU-Ursprungs und des Nicht-EU-Ursprungs der Vormaterialien berechnet. Dabei können unterschiedliche Stücklistentypen und Wertermittlungsverfahren berücksichtigt werden. Die Software erzeugt daraus ein Preference Calculation Document (PCD) mit allen Kalkulationsergebnissen für das betreffende Material. Schließlich überwacht ein umfangreiches Monitoring alle kalkulierten Materialien und SAP-Belege mit einer Übersicht aller präferenzberechtigten und nicht-präferenzberechtigten Materialien. Ein weiterer Vorteil ist, dass alle Präferenzabkommen der EU in Form von XML-Dateien importiert werden können. Dadurch entfällt der Pflegeaufwand. Darüber hinaus ermöglicht die Lösung ein firmenspezifisches Customizing der Anwendung. So können beispielsweise Infosätze der Tochterunternehmen, welche für interne Umlagerungsbestellungen benötigt werden, von der Kalkulation ausgenommen werden.
Ein besonderes Element der Mercoline-Lösung ist der elektronische Austausch von Langzeitlieferantenerklärungen über ein Webportal und die automatisierte Verarbeitung im SAP-System. Wenn sich am Ursprung von Vormaterialien etwas verändert, z. B. durch den Einkauf bei anderen Lieferanten, werden diese Änderungen im SAP-System aktualisiert und können zeitnah bei der Präferenzkalkulation verwendet werden.
Eine Zeitersparnis von mehr als 90 Prozent
„Das Präferenzmanagement ist jetzt weitgehend automatisiert und wir haben dadurch eine Zeitersparnis von 90 bis 95 Prozent. Wir können jetzt auch bei engen Terminen rechtzeitig eine Präferenzerklärung erstellen. Die Lösung ist in das SAP-System integriert und die Mitarbeiter haben deshalb keine Berührungsängste. Die Nutzbarkeit ist sehr positiv. Das System aus Transaktionen, Monitoring und Prüffunktionen hat bei den Mitarbeitern schnell zu einer hohen Akzeptanz geführt“, benennt der Export-Manager von SCHNEIDER die Vorteile der neuen Lösung. Er betont außerdem die praxisnahe Umsetzung des Programms durch Mercoline, die erreichte Rechtssicherheit und die einfache Bereitstellung von Unterlagen für Zollprüfungen. Schließlich profitiere der Vertrieb von der Lösung: „Wir können dem Kunden jetzt bereits im Verkaufsgespräch eine Vorabaussage zu einer angebotenen Maschine machen. Das macht den Export unserer Produkte nochmals einfacher.“
Über SCHNEIDER GmbH & Co. KG
Die inhabergeführte SCHNEIDER GmbH & Co. KG ist eines der weltweit führenden Unternehmen in der Herstellung und Entwicklung von Maschinen für die Brillen- und Präzisionsoptik. Zu den Lösungen gehören die Fabrikation CNC-gesteuerter Optikmaschinen für die Präzisionsoptik, voll automatisierte Systemlösungen für die Brillenglasindustrie sowie Ultrapräzisionsmaschinen zur Herstellung von komplexen 3D-Flächen. Neben einem Entwicklungs- und vier Produktionsstandorten in Deutschland verfügt SCHNEIDER über Niederlassungen in den USA, Brasilien, Hongkong, Thailand und China.