Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Geschäftsverkehr und basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie dem Wachstumschancengesetz. Seit dem 1. Januar 2025 ist die Annahme und elektronische Verarbeitung von E-Rechnungen im B2B-Bereich für alle Unternehmen verpflichtend. Ab 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 € Jahresumsatz E-Rechnungen auch erstellen und versenden, kleinere Unternehmen folgen ab 2028; bis Ende 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen nur noch mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.

Dieser Artikel gibt einen umfassenden Überblick zum Thema e-Rechnungen.

1. Was ist eine E-Rechnung?
2. Wer ist betroffen?
3. Die Herausforderungen für Unternehmen
4. Übergangsfristen für E-Rechnungen
5. E-Rechnungen mit Mercoline

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird, wodurch eine elektronische Verarbeitung möglich ist.
Wichtig zu beachten: Ein einfaches PDF-Format erfüllt diese Anforderungen nicht.

Das strukturierte elektronische Format muss den europäischen Standards für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen, konkret der CEN-Norm EN 16931 und den entsprechenden Syntaxlisten. Formate wie die XRechnung, die bereits im öffentlichen Auftragswesen verwendet wird, oder das hybride ZUGFeRD-Format, das eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei darstellt, erfüllen diese Anforderungen. Zukünftig soll bei hybriden Formaten jedoch nur der strukturierte Teil maßgeblich sein.

Ein technisches Detail für Experten: Das strukturierte Format der E-Rechnung muss zwischen dem Rechnungsaussteller und dem Rechnungsempfänger vereinbart werden. Aus der elektronischen Rechnung im vereinbarten Format müssen dann die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben korrekt und vollständig extrahiert werden können, um der europäischen Norm zu entsprechen oder mit ihr interoperabel zu sein. Unter diesen Bedingungen sind derzeit auch Rechnungen zulässig, die über EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) erstellt wurden, selbst wenn ihre Formate nicht direkt der CEN-Norm EN 16931 entsprechen.

Verpflichtet zur E-Rechnung sind:

• Unternehmen mit B2B-Leistungen
  Die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung betrifft ausschließlich Leistungen zwischen Unternehmern (Business-to-Business, B2B). Dies gilt unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird.
• Kleinunternehmer:
  Ab spätestens 2028 müssen auch Kleinunternehmer, die umsatzsteuerpflichtig sind, E-Rechnungen im B2B-Bereich stellen.

Weitere Voraussetzung:

Der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger müssen im Inland ansässig sein. Dies bedeutet:

• Der Sitz oder die Geschäftsleitung muss im Inland sein.
• Eine am betreffenden Umsatz beteiligte Betriebsstätte im Inland ist ebenfalls ausreichend.
• Alternativ genügen auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland.
• Eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne gleichzeitige Ansässigkeit führt nicht zur Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung.

Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt einige Herausforderungen mit sich:

Technische Integration:

Unternehmen müssen ihre IT-Infrastruktur anpassen, um elektronische Rechnungen verarbeiten zu können. Dies erfordert Investitionen in geeignete Software und Schnittstellen.

Schulung und Anpassung der Prozesse:

Die Mitarbeiter müssen im Umgang mit den neuen Systemen geschult werden. Darüber hinaus müssen bestehende Geschäftsprozesse angepasst werden, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden.

Compliance und Datensicherheit:

Es ist sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden, insbesondere hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit.

Kosten und Ressourcen:

Die Implementierung und der Betrieb der E-Rechnungs-Lösungen erfordern finanzielle Mittel und personelle Ressourcen.