Track & Trace-Daten halten Einzug ins B2B-Geschäft

Im Consumer-Bereich ist es schon lange eine Selbstverständlichkeit: Wer online einkauft oder Ware aus dem Katalog bestellt, kann den Weg seiner Lieferung detailliert im Internet verfolgen. Grundlage dafür sind die Track & Trace-Daten der Transportdienstleister, die Echtzeitinformationen über den aktuellen Status einer Sendung liefern. Im B2B-Geschäft spielen sie bisher aber keine große Rolle – noch: Denn inzwischen erkennen immer mehr Unternehmen, dass sie durch eine integrierte Track & Trace-Lösung eine höhere Kundenzufriedenheit und mehr Transparenz im Versand erreichen können.

Gerade im B2B-Bereich ist es für Lieferanten und Kunden wichtig, jederzeit Zugriff auf den aktuellen Status einer Sendung zu haben: Viele Unternehmen aus dem Maschinenbau versenden beispielsweise regelmäßig kritische Ersatzteile, die möglichst schnell ihren Empfänger erreichen müssen. Mithilfe der Track & Trace-Daten könnten sie sofort feststellen, wenn ein Paket unterwegs verloren gegangen ist. In diesem Fall kann der Lieferant die Sendung proaktiv erneut auf den Weg bringen – meist noch, bevor der Kunde etwas bemerkt und in der Versandabteilung nachfragt. Dadurch steigt einerseits die Kundenzufriedenheit, andererseits wird der Versand von Kundennachfragen entlastet.

Vollständige Daten-Integration ins SAP-System

Das volle Optimierungspotenzial lässt sich aber nur dann ausschöpfen, wenn die Track & Trace-Daten vollständig ins SAP-System übernommen werden und dort übersichtlich zur Verfügung stehen. Genau das ermöglicht der M.TransportCommunicator von Mercoline. Er ist in die Anwendung SAP ERP ab Version 6.0 integriert, so dass alle Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Der M.TransportCommunicator stellt automatisch die Verbindung zwischen dem SAP-System des Lieferanten und den Track & Trace-Daten des Transportdienstleisters her. „M.TransportCommunicator generiert und verwaltet die Track & Trace-Nummern und hängt sie automatisch an Belege aus dem SAP-System wie Auftrag oder Lieferung an“, erklärt Steffen Udolph vom Berliner SAP-Service Partner Mercoline. „Der Versender sieht darum beispielsweise sofort in seinem SAP-System, ob die Ware bereits im Eingangsdepot angekommen ist oder die Zollbearbeitung bereits stattgefunden hat.“ Kommt es unterwegs zu Problemen, kann M.TransportCommunicator automatisch eine E-Mail an den Versender schicken und ihn über den Status der Lieferung informieren – dadurch gewinnt der Lieferant wertvolle Zeit, um zu reagieren. Optimale Übersichtlichkeit ist dabei immer garantiert: Zwar nutzen die Transportdienstleister unterschiedliche Taxonomien für die Beschreibung des Status‘ einer Sendung, aber M.TransportCommunicator übersetzt diese Rohdaten automatisch in die Taxonomie der SAP-Anwendung. „Dadurch sehen die Nutzer immer die gleichen Statusmeldungen – egal, welcher Transportdienstleister die Sendung befördert“, erklärt Udolph.

Automatische Verwaltung von Gelangensbestätigungen

M.TransportCommunicator liefert aber nicht nur den aktuellen Status einer Sendung – er kann die Track & Trace-Daten auch dazu nutzen, um automatisch Alternativnachweise für innergemeinschaftliche Lieferungen (Gelangensbestätigung) zu erzeugen. „Das ist seit Anfang letzten Jahres ein Riesenthema, mit dem sich viele Unternehmen aber immer noch nicht ausreichend beschäftigt haben“, berichtet Udolph. „Durch die vollständige Integration ins SAP-System können wir unsere Kunden bei der Verwaltung der Gelangensbestätigungen massiv entlasten.“ Laut Gesetzgeber kann der Nachweis über das Gelangen der Ware ins Ausland mit dem Kurierauftrag gemeinsam mit einem Track- & Trace-Protokoll sowie dem Zahlungsnachweis erfolgen. Erfahrung bei Kunden mit hohem Sendungsvolumen zeigen, dass bis zu 80 Prozent der Gelangensbestätigungen so automatisch im Hintergrund abgewickelt werden können.

Bewertung von Transportdienstleitern vereinfachen

Auch bei der Frachtkosten- und Qualitätskontrolle können Unternehmen durch die Nutzung der Track & Trace-Daten mehr Transparenz herstellen. Mit ihrer Hilfe lassen sich beispielsweise verschiedene Transportdienstleister in punkto Lieferzeit sehr einfach vergleichen. Auch die Zuverlässigkeit von Garantiediensten, die etwa eine Zustellung vor acht Uhr morgens garantieren, lässt sich so feststellen. Solche Informationen verschaffen den Nutzern des M.TransportCommunicators eine deutlich bessere Position bei Nach- und Neuverhandlungen mit ihren diversen Transportdienstleistern. „Spätestens seit der Einführung der Gelangensbestätigung ist die Nutzung von Track & Trace-Daten ein Muss für Unternehmen geworden, weil sich der Verwaltungsaufwand mit einer ins SAP-System integrierten Lösung deutlich verringern lässt“, fasst Udolph zusammen. „Aber auch die wesentlich verbesserte Transparenz entlang der Supply Chain ist für viele unserer Kunden ein Argument – schließlich steigen die Anforderungen an die Logistik ständig, und die Nutzung der Track & Trace-Daten ist der Königsweg, um diesen wachsenden Ansprüchen gerecht werden zu können.“