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Frachtkosten­optimierung bei Winkler+Dünnebier

In vielen Unternehmen liegen die Logistikkosten bei bis zu zehn Prozent des Umsatzes. Hier schlummert noch viel ungenutztes Optimierungspotenzial – etwa durch die Wahl der richtigen Versandart und eine automatisierte Rechnungskontrolle. IT-gestützte Lösungen für die Frachtkostenoptimierung amortisieren sich darum bereits nach kurzer Zeit, wie das neue SAP-AddOn M.ShippingRates von Mercoline beweist. Mehrere hundert Pakete verschickt die Winkler+Dünnebier GmbH aus dem rheinland-pfälzischen Neuwied jede Woche an Kunden in aller Welt. Der Spezialist für Mail- und Hygiene-Lösungen nutzt für den Versand das SAP-AddOn M.TransportCommunicator von Mercoline – und seit sechs Monaten auch M.ShippingRates, eine neue Anwendung für die Frachtkostenoptimierung. Mit seiner Hilfe lassen sich die Frachtkosten vorab präzise kalkulieren: M.ShippingRates fragt automatisch die Tarife verschiedener Transportdienstleister (TDL) ab und berücksichtigt neben Größe und Gewicht der Sendung auch individuelle Konditionen des Versenders bei seinem TDL. Natürlich hilft die Anwendung auch bei der Wahl des passenden TDLs. „Dadurch kennen wir schon beim Versand die tatsächlichen Frachtkosten“, berichtet Uwe Peine, Logistikleiter bei Winkler+Dünnebier. „Außerdem sparen wir später bei der Rechnungskontrolle sehr viel Zeit.“ Früher mussten die Mitarbeiter jeden Monat Dutzende von Rechnungen manuell überprüfen – jetzt werden sie als CSV-Datei ins SAP-System eingelesen und mit den vorab kalkulierten Kosten von M.ShippingRates verglichen. Wenn es zu Abweichungen kommt, signalisiert eine Ampel, dass in Einzelfällen eine manuelle Prüfung nötig ist. Alle anderen Rechnungen werden vom System automatisch als Bestellungen an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet. „Wir sparen pro Monat sechs Manntage“, rechnet Peine vor. „Dadurch amortisiert sich die Investition in das AddOn innerhalb von nur acht Monaten. Wir sind damit sehr zufrieden, und ich kenne derzeit auch nichts Vergleichbares.“

Größtes Optimierungspotenzial bei der Versandart

Winkler+Dünnebier könnte Schule machen, denn viele Unternehmen kämpfen derzeit gegen Intransparenz und hohen Verwaltungsaufwand bei ihren Frachtkosten. Ohne Hilfe der IT stehen sie dabei auf verlorenem Posten, weil die unterschiedlichen Tarifmodelle der verschiedenen TDLs sich als wahrer Dschungel präsentieren. „Daher kommt es auch, dass viele Sendungen nicht immer optimal versandt werden“, hat Jan-Willem Jansen von der niederländischen Beratungsfirma ProQim beobachtet, der Unternehmen bei der Optimierung ihrer Logistikprozesse berät. „Beispielsweise gehen Ersatzteile oft per Express auf die Reise, obwohl sie gar nicht zeitkritisch sind. In vielen Fällen würde es sogar ausreichen, einen einmal pro Woche abgehenden LKW dafür zu nutzen, den das Unternehmen ohnehin gebucht hat.“ Genau hier liegen nach seiner Erfahrung die größten Einsparpotenziale in der Logistik: „Es ist wenig effektiv, die Preise nur durch Neuverhandlungen senken zu wollen – dafür sind die Margen der TDLs heute einfach zu gering“, erklärt Jansen, der bei seinen Beratungsprojekten mindestens 15 Prozent Effizienzgewinne anstrebt. „Wesentlich mehr Potenzial bietet die richtige Auswahl der Versandart und des Versenders.“ Dabei kann M.ShippingRates die Mitarbeiter in den Versandabteilungen spürbar entlasten, denn das AddOn unterstützt sie bei der Wahl des jeweils besten Versenders und der jeweils besten Versandart. Unnötige Express- oder Overnight-Kosten lassen sich auf diese Weise weitgehend vermeiden.

Automatische Qualitätskontrolle möglich

„Der Nutzer muss dafür nur den Empfänger, die Abmessungen und das Gewicht der Sendung in eine Maske eingeben“, so Steffen Udolph von Mercoline. „Je nach TDL sieht er dann sofort die Kosten.“ In Kombination mit dem M.TransportCommunicator kann das System später anhand der Tracking-Daten sogar feststellen, ob der TDL seine Zusagen tatsächlich eingehalten hat – also ob ein Paket zum vereinbarten Zeitpunkt auch wirklich bei seinem Empfänger angekommen ist. „All das wird automatisch in eine Tabelle eingetragen“, sagt Udolph. „Diese Informationen können unsere Kunden dann zum Beispiel für Nachverhandlungen mit ihren TDLs nutzen.“ Optimierte Versandkosten, automatische Qualitätsüberprüfung und vollständige Rechnungskontrolle bei minimalem Aufwand: Das sind einige, aber noch nicht alle Vorteile der Mercoline-Lösung. Sie hilft auch bei der regelmäßigen Frachtkostenanalyse – gibt also Auskunft darüber, wie viele Sendungen in welche Länder verschickt wurden. Das AddOn ist vollständig in SAP integriert und lässt sich optimal mit den anderen Lösungen M.TransportCommunicator (Anbindung an TDLs), M.PackingStation (Erstellen von Handling Units in SAP) und M.SecureTrade Gelangensbestätigung (Management von Gelangensbestätigung in SAP) kombinieren. Pilotkunde Uwe Peine rät jedenfalls: „Wer den M.TransportCommunicator im Einsatz hat, sollte sich auch M.ShippingRates anschaffen.“

Als der weltweit führende Technologie- und Systemlösungspartner bietet Winkler+Dünnebier ein breites Spektrum hoch effizienter integrierter Systemlösungen für die Briefumschlag- und Mail-Industrie sowie für die Tissue- und Hygiene-Industrie an.Das 1913 gegründete Unternehmen blickt auf eine 100jährige Geschichte zukunftsweisender und marktbeeinflussender Innovationen zurück. Seine Kernkompetenzen liegen in der Verarbeitung und Handhabung dünner und inhomogener Materialien wie Papier, Tissue und Non-Woven bei hohen Geschwindigkeiten und geringen Toleranzen. Mit seinen innovativen und maßgeschneiderten Systemlösungen und Dienstleistungen fokussiert sich W+D auf die gesamte interne Wertschöpfungskette seiner Kunden.Heute ist W+D in den Geschäftsbereichen Mail Solutions und Hygiene Solutions tätig. Im Bereich Mail Solutions entwickelt und verkauft W+D Systemlösungen zum Herstellen, Bedrucken, Kuvertieren und Verpacken von Briefumschlägen und Versandtaschen. Der Bereich Hygiene Solutions steht für Systemlösungen zur Herstellung und Verpackung von Tissue Falt- und Hygiene-Produkten. Die Fertigungs- und Produktionsstandorte des Unternehmens sind in Deutschland, den USA, Großbritannien, Malaysia sowie China. W+D verfügt darüber hinaus über ein globales Vertriebs- und Service-Netzwerk. W+D ist ein Unternehmen der Körber Gruppe, einem weltweit agierenden Technologiekonzern mit Hauptsitz in Deutschland, dessen Alleinaktionärin eine Stiftung ist.Jan-Willem Jansen von ProQim arbeitet seit 2000 als unabhängiger Berater. Er hat in mehreren europäischen Ländern zahlreiche Projekte und zeitlich befristete Management-Einsätze erfolgreich beendet – sowohl für Logistik-Dienstleister als auch für Kunden aus verschiedenen anderen Branchen. Zu seinen Themenschwerpunkten gehören Process (Re-) Engineering, Software-Implementierung, Kundenservice und Management, 3PL und 4PL-Selection, Transportmanagement und Frachtkostensimulationen.Aufgrund seiner langjährigen Erfahrung kann Jan-Willem Jansen mit allen Unternehmensebenen zusammenarbeiten – vom Top-Management bis zu den technischen Experten.