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Gelangensbestätigung in SAP

Verbringungsnachweise direkt in SAP managen

M.SecureTrade Gelangensbestätigung

Bei umsatzsteuerfreien EU-Lieferungen sind Unternehmen verpflichtet nachzuweisen, dass der Abnehmer die Waren tatsächlich erhalten hat. M.SecureTrade Gelangensbestätigung ist eine SAP-integrierte Lösung, um Gelangensbestätigungen und deren Alternativnachweise in einer zentralen SAP-Anwendung vollautomatisch zu versenden bzw. zu empfangen und deren Status zu überwachen.

Die Lösung im Überblick

Erstellen und Verwalten von Gelangensbestätigungen und Alternativnachweisen

  • Geeignet sowohl für klassische Gelangensbestätigungen als auch für verschiedene Typen von Alternativnachweisen
  • Integrierte Auswertung von Track-&-Trace-Daten (SAP XSI-Tabellen) oder EDI-Nachrichten (SAP IDoc)
  • Hohe Automatisierung von kundenindividuellen Rückmeldewegen, wie z.B. Speditionsbescheinigungen, Frachtbriefe, uvm.
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Hohe Automatisierung aller Arbeitsschritte vom Anfordern bis zum Monitoring

  • Automatische oder manuelle Erstellung auf Basis von Vorbelegen (z.B. Auslieferung) 
  • Massenanlage von Gelangensbestätigungsbelegen per Batchjob
  • Durchgehende Prozessautomatisierung für Versand und Abholung von Daten
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Versand und Empfang von Gelangensbestätigungen über automatisierte Kommunikationswege (z.B. Webportal)

  • Flexibler Versand und Empfang von Gelangensbestätigungen über verschiedenste Kommunikationsarten
  • Hohe Automatisierung und Rückmeldung über Webportal, Adobe Interactive Forms  oder EDI-Nachrichten möglich
  • Steuerung der unterschiedlichen Kommunikationswege bis auf Ebene einzelner Geschäftpartner
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Abbildung gesetzlicher Vereinfachungen (nach UStDV)

  • Mehrere GB-Typen möglich: Einzel-GB oder Sammel-GB
  • Vollautomatische, elektronische Rückmeldung mittels Einmallink und Webportal
  • Zugriff auf im SAP-System vorhandene Track- & Trace-Daten (XSI-Tabellen) von KEPs oder Speditionen
  • Einbindung der generischen Objekt  Services (SAPGOS) zur Verknüpfung von Dokumenten mit dem SAP-Beleg
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Nachvollziehbarkeit und Gesetzeskonformität

  • Protokollierung aller Nachrichten/Statusänderungen direkt am GB-Beleg
  • Automatische Ablage der originären Datei über die SAPGOS (z.B. XML-Datei aus Webportal)
  • Erstellung von SAP-Änderungsbelegen zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen
  • Steuerung des Zugriffs über Transaktionsberechtigungen und Berechtigungsobjekte
  • GB-Beleg-Archivierung möglich

Umfangreiche Monitoring- und Steuerungsmöglichkeiten

  • Statusmonitor zur Nachverfolgung der GBs mit Ampelfunktion und Bearbeitungsmöglichkeiten (z.B. Statuswechsel, Mahnung, Stornierung)
  • Fakturamonitor als Kontrolle des GB-Status aus Fakturasicht
  • Mehrstufiges, automatisches Mahnverfahren konfigurierbar
Voll integriert in SAP ERP und SAP S/4HANA

Der Standardprozess sieht in Kurzform wie folgt

Die Anwendung übernimmt automatisch aus SAP-Belegen (z.B. aus Auslieferungen) alle erforderlichen Daten und erstellt einen Gelangensbestätigungsbeleg (SAP-GB-Beleg).

Der Versand und Empfang der GBs erfolgt über die verschiedensten Kommunikationswege, z.B. via E-Mail mit PDF (SmartForm), E-Mail mit Einmallink/Webportal, IDoc/EDI, Fax oder Druckausgabe. 

Die Anwendung übernimmt die automatische Eingangsverarbeitung der Rückmeldungen und Verwaltung der unterschiedlichsten Verbringungsnachweise.

Mit Hilfe des GB-Statusmonitors und des GB-Fakturamonitors können alle GB-Belege aus SD- oder FI-Sicht überwacht und weiter qualifiziert werden.

Überfällige Gelangensbestätigungen werden - wenn gewünscht - automatisch (3 Mahnstufen) angemahnt.

Lösungsbausteine optimal kombinieren

Lösungsbausteine optimal kombinieren! Gelangensbestätigungen flexibel managen.

Die Umsetzung der Gelangensbestätigung ist davon abhängig, welche Prozesse bereits im Unternehmen etabliert sind und in welche IT-Landschaft sich unsere Softwarelösung M.SecureTrade Gelangensbestätigung integrieren soll. Die gesetzlichen Vorgaben aus der überarbeiteten UStDV lassen den Unternehmen Spielraum, wie diese die Nachweispflichten abbilden. Einige Unternehmen setzen auf Einzel-Gelangensbestätigungen pro Rechnung, per Mail versandt, via Barcode eingescannt und dann mit dem SAP-Beleg verknüpft. Andere wiederum nutzen die Möglichkeit, sich alle Lieferung des letzten Monats mittels Sammelbestätigung monatlich einmal pro Warenempfänger elektronisch via Web-Portal quittieren zu lassen. Oder ausländische Niederlassungen schicken Empfangsnachweise via EDI. Gerade größere Unternehmen mit vielen Lieferungen wollen hier auf Lösungen setzen, die die Gelangensbestätigungen möglichst elektronisch und automatisiert einholen, monitoren, mahnen usw. Vor allem aber ist es ihnen wichtig, externe Lösungen, Schnittstellen etc. zu vermeiden.

    Für Unternehmen, die SAP im Einsatz haben, bietet Mercoline die Lösung M.SecureTrade/Gelangensbestätigung. Diese voll-integrierbare Lösung für SAP-Systeme lässt sich aufgrund seiner umfangreichen Funtkionen und Architektur flexibel an die gewünschten Soll-Prozesse anpassen. Hier finden Sie eine Auswahl an "Lösungsbausteinen":

    • GB-Vorbelegstypen: Lieferungen, Faktura (SD-Belege)
    • GB-Typen: Einzel-GB oder Sammel-GB
    • GB-Versandwege: E-Mail mit PDF (SmartForm oder Adobe Interactive Forms), E-Mail mit Einmallink/Webportal Fax, IDoc/EDI, Druck
    • GB-Rückmeldeverfahren: Webportal, XSI/Tracking, SAPGOS, IDoc, manuell
    • GB-Statusmonitor: individuelle Selektionskriterien aus GB-Sicht auswählbar
    • GB-Fakturamonitor: individuelle Selektionskriterien aus Faktura-Sicht auswählbar

    Einfach erweitern: Branchenspezifische Liefernachweise elektronisch einholen

    Neben der Gelangensbestätigung wollen oder müssen Unternehmen oftmals weitere Liefernachweise von Ihren Kunden oder anderen Geschäftspartnern einholen. Die Arten von solchen Nachweisen sind zahlreich und branchenspezifisch unterschiedlich. Als Beispiele lassen sich hier Speditionsbescheinigungen oder der Emfangsschein nach ChemVerbotsV nennen. Diese Liefernachweise oder Empfangsbestätigungen werden meistens papierbasiert beim Warenempfänger abgefragt. Das ist nicht nur sehr aufwändig für den Aussteller sondern auch für den Empfänger. Oftmals fehlen am Ende die vollständigen Nachweise und stehen bei amtlichen Prüfungen nicht zur Verfügung. Mercoline hat seine Lösung M.SecureTrade Gelangensbestätigung so erweitert, dass neben der Gelangensbestätigung auch andere Nachweise bei Geschäftspartnern eingeholt werden können. Dafür unterscheidet das System nach Belegarten und Belegtypen. Darüber werden dann die Ausprägungen des Mercoline-GB-Belegs, der Formulare oder des Webportals gesteuert. Anwenderunternehmen können somit mehrere Nachweise über die gleiche Anwendung und das gleiche Webportal abwickeln. Der Automatisierungsgrad kann fast 100% erreichen, da die Aussteller der Nachweise nur einen Browser benötigen.

    Unsere Projekt-Expertise

    Zufrieden Kunden für M.SecureTrade Exportkontrolle

    Gelangensbestätigung bei Griesson de Beukelaer

    „Die Flexibilität der Lösung hat uns geholfen, das Thema Gelangensbestätigung mit geringem Aufwand in unsere heutigen Prozesse zu integrieren. Ohne die vielen elektronischen Rückmeldeverfahren hätten sich die manuellen Tätigkeiten extrem erhöht.“
    Claudia Horn, Teamleiterin Prozess- & Applikationsmanagement SAP, Griesson - de Beukelaer GmbH & Co. KG

    Gelangensbestätigung bei Müller & Meirer

    Die Mercoline-Lösung hat uns geholfen, den Aufwand für Umsetzung der neuen gesetzlichen Bestimmung auf ein Minimum zu reduzieren. Dank der hohen Funktionalität und Flexibilität der Lösung konnten wir sehr schnell all unsere Anforderungen umsetzen.“
    Dieter Kuske, Head of IT, Müller & Meirer Lederwarenfabrik GmbH 

    OXEA erstellt automatisiert Nachweise für ChemVerbotsV

    "Für uns war es wichtig, neben dem automatisierten Ablauf auch eine gute Kontrolle und Übersicht über das Verfahren zu haben. Zu der Lösung gehört ein Monitoring, das uns jederzeit den Status aller Meldungen und offener Positionen anzeigt."
    Andreas Reul, SAP Application Manager Supply Chain & Sales Order Management bei der OXEA GmbH

    Gelangensbestätigung: Aussitzen ist verbreitet - und gefährlich

    Seit Jahren fordert das Finanzamt eine Gelangensbestätigung für Lieferungen innerhalb der EU – wie eine Studie des IT-Onlinemagazin zeigt, hat aber noch immer weit mehr als ein Drittel der SAP-Anwenderunternehmen keine Lösung dafür im Einsatz. Das kann teuer werden.