Gelangensbestätigung in SAP

M.SecureTrade: Verbringungsnachweise direkt in SAP managen

Bei umsatzsteuerfreien EU-Lieferungen sind Unternehmen verpflichtet nachzuweisen, dass der Abnehmer die Waren tatsächlich erhalten hat. M.SecureTrade Gelangensbestätigung ist eine SAP-integrierte Lösung, um Gelangensbestätigungen und deren Alternativnachweise in einer zentralen SAP-Anwendung voll-automatisch zu versenden bzw. zu empfangen und deren Status zu überwachen.

Überblick
  • Erstellung und Verwaltung von Gelangensbestätigungen in SAP
  • Automatisierung der Kommunikation zu Kunden (z.B. via Webportal)
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Funktion
  • Voll-automatische Erstellung und Rückmeldung von Gelangensbestätigungen
  • Integrierte Auswertung von Trackingdaten
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SAP-Integration

    • Vollständig in SAP integriert und ab SAP ERP 6.0 verfügbar
    • Nutzung von SAP-Standards (z.B. SAP Mail, Textbausteine)
    • GB-Belege im SAP-Belegfluss integriert
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        Einsatzszenarien
        • Implementierung in Abhängigkeit vom Soll-Prozess
        • Verschiedene Versandwege, wie Adobe IF oder Webportal
        • Schnittstellen für verschiedene Datenformate
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        Hintergrund
        • Was ist seit 2013 verbindlich?
        • Welche Vereinfachungen sind zulässig?
        • Welche IT-Lösungen sind sinnvoll?
        mehr

        Optimale Integration der Gelangensbestätigung SAP

        Überblick

        M.SecureTrade Gelangensbestätigung …

        • ist das zentrale Programm für die Erstellung und die Verwaltung von Gelangensbestätigungen in SAP bzw. von Alternativnachweisen (z.B. Speditionsbescheinigungen, Frachtbriefe, Tracking-Daten)
        • übernimmt die gesamte Kommunikation mit den Warenempfängern oder Transportdienstleistern
        • bietet einen hohen Automatisierungsgrad bei den Rückmeldungen, z.B. durch Nutzung von Sendeprotokollen (SAP XSI-Tabellen) oder EDI-Nachrichten (VDA 4989, EDIFACT/RECADV)
        • kann Bestätigungen über eine GB-Webportal integriert verarbeiten
        • ermöglicht das Monitoring des Status der Gelangensbestätigung in SAP und die automatische Mahnung fehlender Nachweise
        • ist vollständig in SAP integriert und ab SAP ERP 6.0 verfügbar

        Erfahrungen aus verschiedensten Kundenprojekten haben gezeigt, dass Unternehmen ganz unterschiedliche Wege gehen oder gehen wollen, um die Gelangensbestätigung bzw. Alternativnachweise bei den Abnehmern einzuholen bzw. IT-technisch abzubilden. M.SecureTrade Gelangensbestätigung lässt sich aufgrund seiner umfangreichen Funktionen und Architektur flexibel an die gewünschten Soll-Prozesse anpassen. 

        Architekturgrafik Gelangensbestätigung in SAP
        Architekturgrafik Gelangensbestätigung in SAP

        Der Standardprozess sieht in Kurzform wie folgt aus:

        Die Anwendung übernimmt automatisch aus SAP-Belegen (z.B. aus Auslieferungen) alle erforderlichen Daten und erstellt einen Gelangensbestätigungsbeleg (SAP-GB-Beleg)Der Versand und Empfang der GBs erfolgt über die verschiedensten Kommunikationswege, z.B. via E-Mail mit PDF (SmartForm), E-Mail mit Einmallink/Webportal, IDoc/EDI, Fax oder Druckausgabe. Die Anwendung übernimmt die automatische Eingangsverarbeitung der Rückmeldungen und Verwaltung der unterschiedlichsten Verbringungsnachweise.Mit Hilfe des GB-Statusmonitors und des GB-Fakturamonitors können alle GB-Belege aus SD- oder FI-Sicht überwacht und weiter qualifiziert werden.Überfällige Gelangensbestätigungen werden - wenn gewünscht - automatisch (3 Mahnstufen) angemahnt.

        Reduzierung des Aufwands steht im Mittelpunkt.

        Die Mercoline Lösung M.SecureTrade Gelangensbestätigung ist eine der ersten Lösungen zur Umsetzung der neuen Nachweispflichten im Jahr 2013 gewesen und hat sich zum Marktführer im SAP-Umfeld entwickelt. Hier einige Kundenaussagen:

        • Winkler+Dünnebier GmbH,  Uwe Peine, Leiter Logistik: "Das System erleichtert unseren Mitarbeiter die Arbeit sehr. Ohne diese IT-Lösung hätten wir eine zusätzliche Stelle ausschließlich für die Abwicklung der Gelangensbestätigungen schaffen müssen – jetzt kosten sie uns nur wenige Stunden pro Monat.“
        • Berentzen Gruppe AG, Helmut Kuddes, Leiter SAP-Prozessorganisation: "Die Mercoline Lösung erspart uns viel Aufwand, weil das meiste ganz von selbst im Hintergrund abläuft. Wir wickeln damit mehrere Hundert Transaktionen im Monat ab und sind sehr zufrieden.“

        Auf Wunsch stellen wir Ihnen gern Referenzen zur Verfügung. Schicken Sie Ihre Anfrage über das Kontaktformular an uns.

        Ihr Ansprechpartner

        Falko Richter

        Produktmanager Außenhandel

        Mercoline GmbH
        Am Borsigturm 100
        13507 Berlin

        Tel. +49 (0)30-4393-2300

        Funktion

        Optimale Integration der Gelangensbestätigung in Ihr SAP-System und Ihre Prozesse

        Mit M.SecureTrade Gelangensbestätigung steht eine ausgereifte Lösung zur Verfügung, die nicht nur die Anforderungen von SAP-Anwendern erfüllt, sondern auch eine hohe Akzeptanz bei Ihren Kunden (den Gelangensbestätigern) erfährt.

        Hohe Flexibilität

        • Erstellen von Gelangensbestätigungen automatisch prozessbegleitend, als Batchjob oder manuell aus SAP-Belegen
        • Variable Definition des GB-Bestätigers aus einer Partnerrolle (z.B. WE, AG, SP, …) des SAP-Vorbeleges
        • Flexibler Versand und Empfang von Gelangensbestätigungen über verschiedenste Kommunikationsarten, z.B. E-Mail mit PDF (SmartForm oder Adobe Interactive Forms), E-Mail mit Einmallink/Webportal, IDoc/EDI, Fax oder Druckausgabe
        • Rückmeldung von Daten auf Positions-, Chargen- und Handling Unit-Ebene möglich
        • Integrierte Auswertung von Track-&-Trace-Daten (SAP XSI-Tabellen)
        • Anbindung des GB-Webportals zur voll-automatischen Rückmeldung des GBs (mehrsprachig DE, EN, FR. IT)
        • Integrierte Programme für XML-Daten- und PDF-Dateiimport
        • GB-Formulare und E-Mail-Textbausteine mehrsprachig (DE, EN, FR)

        Viele M.SecureTrade Gelangensbestätigung-Kunden verfügen bei Versand und Empfang der Gelangensbestätigungen über einen Automatisierungsgrad von über 90%. Integrieren Sie unsere SAP-Lösung in Ihr SAP-System und sparen Sie sich zusätzliche Prozesskosten und Ärger mit Ihren Kunden.

        Kundenindividuelle Prozesse mit Gelangensbestätigung
        Produktfolder M.SecureTrade Gelangensbestätigung

        Abbildung gesetzlicher Vereinfachungen (nach UStDV)

        • Mehrere GB-Typen möglich: Einzel-GB oder Sammel-GB
        • Vollautomatische, elektronische Rückmeldung mittels Einmallink und Webportal
        • Zugriff auf im SAP-System vorhandene Track- & Trace-Daten (XSI-Tabellen) von KEPs oder Speditionen
        • Einbindung der Generischen Objekt  Services (SAPGOS) zur Verknüpfung von Dokumenten mit dem SAP-Beleg

        Nachvollziehbarkeit und Gesetzeskonformität

        • Protokollierung aller Nachrichten/Statusänderungen direkt am GB-Beleg
        • Automatische Ablage der originären Datei über die SAPGOS (z.B. XML-Datei aus Webportal)
        • Erstellung von SAP-Änderungsbelegen zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen
        • Steuerung des Zugriffs über Transaktionsberechtigungen und Berechtigungsobjekte
        • GB-Beleg-Archivierung möglich

        Umfangreiche Monitoring- und Steuerungsmöglichkeiten

        • Statusmonitor zur Nachverfolgung der GBs mit Ampelfunktion und Bearbeitungsmöglichkeiten (z.B. Statuswechsel, Mahnung, Stornierung)
        • Fakturamonitor als Kontrolle des GB-Status aus Fakturasicht
        • Mehrstufiges, automatisches Mahnverfahren konfigurierbar

        Nutzung von Trackingdaten aus den SAP XSI-Tabellen

        Stehen Track-&-Trace-Daten für die gelieferten Sendungen zur Verfügung, z.B. durch die Versandlogistiksoftware wie M.TransportCommunicator, können diese von M.SecureTrade Gelangensbestätigung genutzt werden, um die GB-Belege in SAP  über die rückgemeldeten Handling Units (HU) abzuschließen. Hierzu ermittelt die Mercoline Lösung die abgelieferte Mengen je Position, das Abnahmedatum sowie den Trackingstatus und setzt den Status des SAP GB-Beleges automatisch. Die Verknüpfung mit weiteren GB-relevanten FI-Daten, z.B. über die Bezahlung der KEP-Rechnung (Rechnungsnummer, …) ist in SAP optional einfach möglich.

        Hohe Automatisierung durch EDI-/IDoc-Integration in SAP ERP

        Immer mehr Kunden liefern Ihren Lieferanten automatisch Gelangensbestätigungen in Form von EDI-Nachrichten. Die entsprechenden Branchenorganisationen wie GS1 Germany (Handel, Konsumgüterindustrie) oder VDA (Automobilindustrie) haben hierfür entsprechende Nachrichtenformate definiert. 

        Die erforderlichen Daten für die Gelangensbestätigung und damit für die Quittierung des GB-Beleges in SAP sind nicht sehr umfangreich und können aus eingehenden Nachrichten (z.B. RECADV oder VDA 4989) extrahiert und ein SAP GB-IDoc-IN gemappt werden. Mittels der IDoc-Eingangsverarbeitung werden die rückgemeldeten Daten in den GB-Beleg von M.SecureTrade Gelangensbestätigung automatisch übernommen. Das Mapping und die Kommunikation über EDI-Standardnachrichtenformate kann entweder durch den Kunden erfolgen oder durch die EDI-Services von Mercoline (Full-Service).

        Systemvoraussetzung

        Die Systemvoraussetzung für die Implementierung von M.SecureTrade Gelangensbestätigung sind für SAP-Anwenderunternehmen denkbar gering:

        • Server-seitig: SAP ERP Release: ab ECC 6.0
        • Client-seitig: Windows-PC, SAP GUI ≥ 6.40 PL 20 bzw. SAP GUI ≥ 6.20 PL 64, PDF Reader (z.B. Adobe Acrobat Reader)
        • Bei Nutzung GB-Webportal: VPN-Verbindung, RFC-Destination über HTTPS
        SAP-Integration

        Vollständige SAP-Integration

        • Datenübernahme aus SAP-Vorbelegen oder anderen SAP-Stamm- und Bewegungsdaten
        • GB-Belege im SAP-Belegfluss integriert
        • Softwareauslieferung als Transporte, keine Schnittstellen zu Drittsystemen notwendig
        • Anpassungen an die Prozesse einfach über das Customizing oder BAdIs

        Lösungsbausteine optimal kombinieren

        Einsatzszenarien

        Lösungsbausteine optimal kombinieren! Gelangensbestätigungen flexibel managen.

        Die Umsetzung der Gelangensbestätigung ist davon abhängig, welche Prozesse bereits im Unternehmen etabliert sind und in welche IT-Landschaft sich unsere Softwarelösung M.SecureTrade Gelangensbestätigung integrieren soll. Die gesetzlichen Vorgaben aus der überarbeiteten UStDV lassen den Unternehmen Spielraum, wie diese die Nachweispflichten abbilden. Einige Unternehmen setzen auf Einzel-Gelangensbestätigungen pro Rechnung, per Mail versandt, via Barcode eingescannt und dann mit dem SAP-Beleg verknüpft. Andere wiederum nutzen die Möglichkeit, sich alle Lieferung des letzten Monats mittels Sammelbestätigung monatlich einmal pro Warenempfänger elektronisch via Web-Portal quittieren zu lassen. Oder ausländische Niederlassungen schicken Empfangsnachweise via EDI.

        Gerade größere Unternehmen mit vielen Lieferungen wollen hier auf Lösungen setzen, die die Gelangensbestätigungen möglichst elektronisch und automatisiert einholen, monitoren, mahnen usw. Vor allem aber ist es ihnen wichtig, externe Lösungen, Schnittstellen etc. zu vermeiden.

        Für Unternehmen, die SAP im Einsatz haben, bietet Mercoline die Lösung M.SecureTrade/Gelangensbestätigung. Diese voll-integrierbare Lösung für SAP-Systeme lässt sich aufgrund seiner umfangreichen Funtkionen und Architektur flexibel an die gewünschten Soll-Prozesse anpassen.

        Hier finden Sie eine Auswahl an "Lösungsbausteinen":

        • GB-Vorbelegstypen: Lieferungen, Rechnungen (SD-Beleg)
        • GB-Typen: Einzel-GB oder Sammel-GB
        • GB-Versandwege: E-Mail mit PDF (SmartForm oder Adobe Interactive Forms), E-Mail mit Einmallink/Webportal Fax, IDoc/EDI, Druck
        • GB-Rückmeldeverfahren: Webportal, XSI/Tracking, SAPGOS, IDoc, manuell
        • GB-Statusmonitor: individuelle Selektionskriterien aus GB-Sicht auswählbar
        • GB-Fakturamonitor: individuelle Selektionskriterien aus Faktura-Sicht auswählbar
        Screenshots Gelangensbestätigung
        Screenshots Gelangensbestätigung

        Zwei Mercoline M.SecureTrade-Lösungen kombinieren:

        Gelangensbestätigung und Umsatzsteuer-ID-Prüfung

        Bei EU-Lieferung an ein Unternehmen ohne gültige Umsatzsteueridentifikationsnummer ist der Belegnachweis auch dann nicht erbracht und die Steuerbefreiung geht verloren, wenn eine Gelangensbestätigung vorliegt! Fazit: Eine erbrachte Gelangensbestätigung in Bezug auf eine Rechnung, die nicht gültig ist (weil ungültige USTID), ist dann natürlich auch hinfällig, weil in dem Fall die Rechnung als Brutto-Rechnung (inkl. Umsatzsteuer) gestellt werden muss. 

        Kombinieren Sie mehrere SAP-integrierte Lösungen von Mercoline:

        Hintergrund UstDV

        Verschärfte Nachweispflichten

        Die ursprünglich schon seit Anfang 2012 verbindlichen Nachweispflichten für innergemeinschaftliche Lieferungen haben in den letzten Monaten für viele Irritationen bei der Industrie und den Speditionen gesorgt. Mit der Gelangensbestätigung sollten die versendenden Unternehmen nachweisen, dass die Ware von Deutschland tatsächlich ins EU-Ausland gegangen bzw. „gelangt“ ist. Die Grundidee: Um die umsatzsteuerbefreiten, innergemeinschaftlichen Lieferungen gegenüber dem Finanzamt besser dokumentieren zu können, sollen die Abnehmer den Empfang der Waren bestätigen - mit Menge und handelsüblicher Bezeichnung der Waren, dem Abnahmedatum, dem Abnahmeort und der Unterschrift des Abnehmers. Was im Zeitalter von Bürokratieabbau und Rationalisierung wie ein schlechter Scherz klang, war durch das Bundesministerium für Finanzen (BMF) tatsächlich ernst gemeint. Nach heftigen Protesten aus der Wirtschaft wurde das Gesetz gestoppt, mehrfach überarbeitet und entschärft.

        Was ist seit dem 01. Oktober 2013 verbindlich?

        Für die verschiedenen Transportvarianten, also Beförderung und Versendung, kann der Nachweis der Steuerfreiheit bei innergemeinschaftlichen Lieferungen entweder durch eine so genannte Gelangensbestätigung geführt werden oder durch andere Alternativnachweise, z.B. CMR-Frachtbrief,  Speditionsbescheinigung, o.ä. Wichtig ist, dass nicht mehr der Versender oder Spediteur den Versand der Waren quittiert, sondern der Empfänger, den tatsächlichen Erhalt bestätigt.

        Die Gelangensbestätigung (englisch: entry certificate) stellt dabei den Belegnachweis dar, mit dem die Voraussetzungen der Steuerbefreiung einer innergemeinschaftlichen Lieferung für die Finanzverwaltung am eindeutigsten und leichtesten nachprüfbar sind.

        Eine Gelangensbestätigung muss folgenden (Mindest-) Inhalt haben:

        • Name und Anschrift des Abnehmers
        • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände der Lieferung einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer bei Fahrzeugen im Sinne des UStG
        • Ort und Tag des Endes der Beförderung des Gegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet,
        • Ausstellungsdatum der Bestätigung (Monatsangaben reichen)
        • Unterschrift des Abnehmers (nicht bei elektronischer GB)

        Welche Vereinfachungen sind für innergemeinschaftliche Lieferungen zulässig?

        • Die Gelangensbestätigung muss sich nicht zwingend aus einem einzigen Beleg ergeben, sondern kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die geforderten Angaben insgesamt ergeben.
        • Die Gelangensbestätigung muss nicht nach amtlichem Vordruck erbracht werden. Die Anlage zum UStAE enthält aber ein Muster einer Gelangensbestätigung, das dem Unternehmer eine rechtssichere Nachweisführung erleichtern soll.
        • Die auf der Gelangensbestätigung grundsätzlich erforderliche Unterschrift des Abnehmers (Bestätigung über den Erhalt des Liefergegenstands) kann in vielen Fällen durch einen Dritten ersetzt werden.
        • Die Gelangensbestätigung muss nicht für jede einzelne innergemeinschaftliche Lieferung erstellt werden. Es sind auch Sammelbestätigungen (zum Beispiel für Lieferungen eines Monats oder maximal eines Quartals) möglich.
        • Die Gelangensbestätigung kann auch elektronisch übermittelt werden, in diesem Fall ist eine Unterschrift nicht erforderlich.
        • In Versendungsfällen (auch in entsprechenden Fällen von Reihengeschäften) kann die Gelangensbestätigung ein Versendungsbeleg sein, aus dem sich die Entgegennahme des Liefergegenstands ergibt, dies kann zum Beispiel ein CMR-Frachtbrief sein, der alle erforderlichen Angaben enthält.
        • Wird die Ware durch Kurierdienste transportiert, kann der Nachweis über das Gelangen der Ware ins Ausland in vereinfachter Form erbracht werden, zum Beispiel mit dem Kurierauftrag gemeinsam mit einem Track- & Trace-Protokoll sowie dem Zahlungsnachweis.
        • Wird die Ware durch einen Postdienstleister transportiert, reicht ein Posteinlieferungsschein aus, um das Gelangen der Ware ins Ausland nachzuweisen.

        Nichtbeantstandungsregelung bis zum 31.12.2013 verlängert

        Laut dem BMF-Schreiben vom 16.9.2013 treten alle neuen Regelungen zwar zum 1.10.2013 in Kraft, bis zum 31.12.2013 gibt es aber eine Übergangsfrist. „Für bis zum 31. Dezember 2013 ausgeführte innergemeinschaftliche Lieferungen wird es nicht beanstandet, wenn der beleg- und buchmäßige Nachweis der Voraussetzungen der Steuerbefreiung noch auf der Grundlage der bis zum 31. Dezember 2011 geltenden Rechtslage geführt wird.“ (S.25/Abschnitt II./Abs.2./Satz 3)

        Was können Sie jetzt tun?

        Die Steuerabteilung und andere Fachabteilungen wie FI/CO oder Logistik sollten überlegen, wie ihre Prozesse zur Erfüllung der neuen Nachweispflichten bei innergemeinschaftlichen Lieferungen angepasst werden müssen. Die Anpassung betrifft dann auch die IT-Systeme, denn nur mit einer größtmöglichen Automatisierung der Prozesse - vom Versand der Gelangensbestätigungen über die Kommunikation mit den Abnehmern bis hin zum Monitoring - lassen sich die Aufwände in Grenzen halten.

        Referenzen

        Die Mercoline-Lösung hat uns geholfen, den Aufwand für Umsetzung der neuen gesetzlichen Bestimmung auf ein Minimum zu reduzieren. Dank der hohen Funktionalität und Flexibilität der Lösung konnten wir sehr schnell all unsere Anforderungen umsetzen.“

        Dieter Kuske, Head of IT, Müller & Meirer Lederwarenfabrik GmbH 

        Success Story Müller & Meirer

        Referenz Müller & Meirer

        „Die Flexibilität der Lösung hat uns geholfen, das Thema Gelangensbestätigung mit geringem Aufwand in unsere heutigen Prozesse zu integrieren. Ohne die vielen elektronischen Rückmeldeverfahren hätten sich die manuellen Tätigkeiten extrem erhöht.“

        Claudia Horn, Teamleiterin Prozess- & Applikationsmanagement SAP, Griesson - de Beukelaer GmbH & Co. KG 

        Success Story Griesson de Beukelaer

        Logo Winkler + Dünnebier

        Weitere Referenzen

        Alle Lösungen für den Außenhandel

        Mercoline bietet SAP Außenhandelslösungen aus einer Hand

        Von Add-ons für SAP über den Datenaustausch mit deutschen und europäischen  IT-Services bis hin zur Beratung und Customizing von SAP Außenhandelskomponenten bieten wir ein umfangreiches Lösungsangebot.

        ATLAS-Zollabwicklung

        Elektronische Zollanmeldung

        Umsatzsteuer-ID-Prüfung

        Prüfung auf Richtigkeit der UST-ID

        Exportkontrolle

        Prüfung gegen Güter-/ Embargolisten

        Gelangensbestätigungen

        Nachweise über innergemeinschaftliche Lieferungen

        Sanktionslistenprüfung

        Prüfung gegen Boykott-/ Terrorlisten

        Präferenzabwicklung

        Einsparen von Einfuhrzöllen