Exportorientierte Unternehmen müssen im Rahmen ihrer Außenhandelsaktivitäten sehr viele Daten und Dokumente mit ihren Kunden oder Lieferanten austauschen. Häufig erfolgt dies noch papierbasiert. Daten müssen mühsam aus SAP-Systemen extrahiert, angereichert und versandt werden. Diese Medienbrüche sind nicht nur teuer, sondern auch sehr fehleranfällig.

SAP-Anwenderunternehmen bilden ihre Geschäftsprozesse weitestgehend in den zentralen SAP-Systemen ab. Die hohe Integration schafft die Voraussetzung für die Abbildung von komplexen Vorgängen zu geringen Kosten. Auch beim EDI-Datenaustausch mit Lieferanten und Kunden läuft vieles voll-automatisiert über EDI-Branchenstandards wie EDIFACT oder VDA. Dennoch: viele Geschäftsprozesse sind häufig noch papierbasiert, weil es keine Kommunikationsstandards gibt oder die Geschäftspartner die technischen Voraussetzungen nicht erfüllen.

Hier hilft Mercoline mit zugeschnitten Webportal-Services aus der M.Line Cloud. Diese werden über die betreffenden Mercoline-Add-Ons direkt an die SAP-Systeme der Kunden angebunden. So können Unternehmen z.B. Lieferantenerklärungen (LE) bei ihren Lieferanten einholen oder Liefernachweise wie Gelangensbestätigungen (GB) oder Empfangsbestätigungen mit ihren Kunden austauschen.

Lieferanten stellen Langzeitlieferantenerklärungen im LE-Webportal aus

Mit Hilfe von (Langzeit-) Lieferantenerklärungen (LLE) bestätigen Lieferanten ihren Kunden den EU-Ursprung ihrer Waren. Wenn aber jeder Lieferant nach seiner eigenen Logik, in seinem eigenen Format und papierbasiert diese Dokumente schickt, oftmals für hunderte bis tausende Materialien, dann ist es sehr aufwendig bis unmöglich, diese Daten ordentlich in SAP abzubilden. Machen die Unternehmen das nicht, dann können sie aber nicht die enormen Zollkostenvorteile bei Exporten in die Länder, mit denen die EU-Zollvergünstigungen vereinbart hat, in Anspruch nehmen.

Mercoline bietet seinen Kunden, neben seiner SAP-integrierten Lösung für Präferenzmanagement, auch ein LE-Webportal an. In regelmäßigen Abständen können die Mercoline Kunden darüber ihre Lieferanten kontaktieren, damit diese dort den EU-Ursprung der gelieferten Materialien über die zollkonformen Oberflächen für einzelne Präferenzländer und -zonen verbindlich bestätigen. Der große Vorteil kommt dann zur Geltung, wenn die Daten automatisch vom SAP abgeholt, im LE-Beleg abgelegt und anschließend in die entsprechenden SAP-Tabellen (z.B. SAP-Einkaufsinfosätze) übertragen werden.

Kunden bestätigen Gelangensbestätigungen im GB-Webportal

Gelangensbestätigungen oder andere Bestätigungen über den Empfang der gelieferten Waren durch den Kunden sind durch den Gesetzgeber zwingend vorgeschrieben. Diese müssen bei Prüfungen des Finanzamtes, z.B. in Bezug auf die Umsatzsteuer bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, vorgelegt werden. Ansonsten drohen hohe Strafen. Klar, man kann diese einfach umgehen, indem man direkt oder über den Transportdienstleister die entsprechenden Dokumente einholt. Doch oftmals kommen diese unvollständig oder gar nicht zurück, und wenn, dann müssen sie in Aktenordnern abgeheftet werden. Das ist im Zeitalter der Digitalisierung natürlich völlig unzureichend.

Mercoline bietet seinen Kunden, neben seiner SAP-integrierten Lösung für Gelangensbestätigung, auch ein GB-Webportal an. Auf der Basis von SAP-Belegen, wie der SAP-Auslieferung, werden die Daten dem Kunden im Webportal zur Verfügung gestellt. Der Kunde bekommt eine Mail und kann dann im Webportal den Erhalt einzelner oder mehrerer Lieferungen (sog. Sammelgelangensbestätigungen) bestätigen. Die Benutzeroberflächen im Webportal sind sehr einfach zu bedienen und erfreuen sich so einer hohen Akzeptanz. Die vollständigen Daten werden anschließend automatisiert in SAP eingelesen und die Geschäftsvorgänge ohne manuelle Eingriffe geschlossen und dokumentiert werden.