Gelangensbestätigung automatisieren

Unternehmen müssen absichern, dass umsatzsteuerbefreite innergemeinschaftliche Warenlieferungen tatsächlich im Bestimmungsland angekommen sind. Die manuelle Bearbeitung solcher Nachweise ist allerdings sehr aufwendig. Mit M.SecureTrade Gelangensbestätigung von Mercoline können viele Prozesse in SAP ERP automatisiert werden.

Unternehmen müssen nachweisen, dass die Warenlieferung tatsächlich in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist (Gelangensbestätigung). Das Finanzamt akzeptiert unterschiedliche Nachweise als Gelangensbestätigung, darunter neben unterschriebenen Papierdokumenten auch E-Mails, elektronische Dokumente sowie die Track&Trace-Daten von Kurierdiensten.

Automatische Bearbeitung der Gelangensbestätigungen

Die IT-Lösung M.SecureTrade Gelangensbestätigungsorgt für die Erstellung und Verwaltung von Gelangensbestätigungen bzw. deren Alternativnachweisen gemäß § 17a UStDV. Das Programm automatisiert viele Abläufe in der SAP-ERP-Anwendung und dokumentiert alle Vorgänge revisionssicher. Das Programm übernimmt die gesamte Kommunikation mit den Warenempfängern oder Transportdienstleistern und ermöglicht auch das Monitoring des GB-Status und die Mahnung fehlender Nachweise. Die Anwendung ist vollständig in SAP integrierbar und automatisiert die Datenübernahme, den GB-Versand und die Rückmeldungen. Ein Statusmonitor in Ampelform zeigt an, welche Bestätigungen schon vorliegen und wo das Unternehmen nachhaken muss.

Viele Praxiserfahrungen

Das Unternehmen Carl Cloos Schweißtechnik GmbH aus Haiger erhält beim Warenversand per Spedition PDF-Dokumente, die M.SecureTrade prüft und als Gelangensbestätigung erkennt. Der Vorgang wird automatisch abgeschlossen. Das Programm erkennt auch bei CSV-Dateien von Paketdiensten, dass die Gelangensbestätigung vorliegt. zur Kunden-Story

Der Mercoline-Kunde Berentzen liefert seine Spirituosen in alle 28 EU-Länder und benachrichtigt die meisten Empfänger automatisch mit einer E-Mail über jede Lieferung. Sie enthält einen Einmal-Link, der zu einem Webportal von Mercoline führt. Dort sieht der Kunde alle Einzelheiten der Lieferung und kann den Empfang mit nur zwei Mausklicks bestätigen. Berentzen wickelt damit mehrere Hundert Transaktionen im Monat ab und ist sehr zufrieden.

Winkler+Dünnebier GmbH (W+D) aus Neuwied nutzt für Gelangensbestätigungen die Track- & Trace-Daten von Kurierdiensten wie UPS, DHL oder von Speditionen. Sobald der Empfänger den Erhalt der Ware quittiert hat, fließt diese Statusinformation über die EDI-Services von Mercoline in das SAP-System von W+D und wird anschließend genutzt, um die Gelangensbestätigungen vollautomatisch zu verarbeiten.