Trade Compliance in SAP: Die wichtigsten Prüfbereiche für sichere & effiziente Außenhandelsprozesse

Trade Compliance wird durch steigende regulatorische Anforderungen, komplexe Lieferketten und geopolitische Entwicklungen immer anspruchsvoller. Unternehmen müssen zahlreiche Prüfprozesse gleichzeitig beherrschen, um Risiken zu vermeiden und rechtskonform zu handeln.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Trade-Compliance-Prüfbereiche besonders wichtig sind, welche Herausforderungen dabei entstehen und wie sich diese Prozesse direkt in SAP effizient steuern lassen.

Der internationale Handel unterliegt umfangreichen Regularien. Handeltreibende Unternehmen müssen zahlreiche gesetzliche Vorgaben einhalten und sich zum Beispiel mit Exportkontrollen, Zollbestimmungen oder Sanktionslisten auseinandersetzen.

Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben können gravierende Folgen nach sich ziehen, wie beispielsweise:

• Empfindliche Strafzahlungen
• Unterbrechungen von Lieferketten
• Reputationsschäden

Alle Trade-Compliance-Vorgaben einzuhalten ist gar nicht so einfach: Die Komplexität des internationalen Handels wächst mit jeder neuen Sanktionsliste, jeder geopolitischen Entwicklung und jeder Gesetzesänderung.

Um Schritt zu halten, sind Unternehmen darauf angewiesen, manuellen Aufwand zu reduzieren und Trade-Compliance-Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren.

Zahlreiche Unternehmen stehen im Außenhandel vor diesen Problemen:

• Steigende regulatorische Anforderungen
• Komplexe Exportkontrollen & Embargos
• Aufwendige Klassifizierung von Waren
• Mangelnde Transparenz über globale Warenströme

Gleichzeitig können unzureichende Stammdatenqualität, isolierte IT-Systeme und manuelle Compliance-Prozesse für Verzögerungen sorgen und die Fehlerquote erhöhen.

Im Außenhandel gibt es zahlreiche Prüfbereiche, die Sie alle gleichzeitig steuern müssen:

• Sanktionslistenprüfung
• Exportkontrolle & Prüfung von Embargos
• Zoll & Tarifierung
• Präferenzmanagement & Warenursprung
• Prüfung von Stammdaten & Partnern
• Dokumentation & Auditsicherheit

In den folgenden Kapiteln erfahren Sie mehr zu den einzelnen Prüfbereichen.

Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, sämtliche Geschäftspartner gegen nationale und internationale Sanktionslisten zu prüfen.

Das betrifft nicht nur Geschäftsbeziehungen zu anderen Unternehmen, sondern auch interne Verträge (z. B. mit Mitarbeitenden).

Erfolgt diese Prüfung nicht, müssen Unternehmen mit erheblichen rechtlichen Konsequenzen rechnen.

Mehr zum Thema erfahren Sie in unserem Beitrag „Sanktionslistenprüfung: Risiken erkennen & Trade Compliance sicherstellen".
 

Best Practice

Sanktionslistenprüfung ist in sämtlichen Geschäftsprozessen Pflicht und darf nicht nur bei der Neuanlage von Kunden oder anderen Geschäftspartnern erfolgen. Da Sanktionslisten sich regelmäßig ändern und neue Listen relevant werden, sind regelmäßige, automatisierte Abgleiche nötig. Nur so können Sie Treffer frühzeitig erkennen und Risiken vermeiden.
 

Unternehmen müssen vor jeder Ausfuhr prüfen, ob Waren, Technologien oder Geschäftsvorgänge exportkontrollrechtlichen Beschränkungen unterliegen.

Dabei spielen verschiedene Faktoren eine Rolle:

• Embargos gegen Länder oder Regionen
• Güterlisten und Dual-Use-Verordnungen
• Militärische oder kritische Verwendungszwecke
• Genehmigungspflichten
• Materialklassifizierungen und Warennummern

Insbesondere bei internationalen Lieferketten steigt die Komplexität kontinuierlich. Bereits fehlerhafte Materialstammdaten oder fehlende Klassifizierungen können dazu führen, dass Risiken nicht erkannt werden oder genehmigungspflichtige Vorgänge unbemerkt bleiben.
 

Best Practice

Verankern Sie Exportkontrollprüfungen direkt in Ihren Geschäftsprozessen. Materialien sollten bereits im SAP-System anhand definierter Merkmale wie Klassifizierung, Materialart, Tarifierung oder Ausfuhrkennzeichen bewertet werden. So lassen sich kritische Vorgänge frühzeitig identifizieren und regelkonforme Entscheidungen unterstützen.

Um rechtskonforme Außenhandelsprozesse sicherzustellen, ist die richtige Tarifierung – also die richtige Zuordnung von Warennummern (statistische Warennummer und Zolltarifnummer) – nötig.

Eine korrekte Tarifierung ermöglicht weitere Prozesse, wie zum Beispiel Präferenzmanagement, Exportkontrolle oder ATLAS-Meldungen.
Gleichzeitig steigen die Anforderungen an die digitale Zollabwicklung kontinuierlich. Exportanmeldungen müssen bereits heute elektronisch über ATLAS an die Zollverwaltung übermittelt werden. Auch im Importbereich nimmt die Digitalisierung weiter zu. Unternehmen müssen deshalb sicherstellen, dass Zollprozesse effizient, fehlerfrei und vollständig dokumentiert ablaufen.

Fehlerhafte Warennummern, unvollständige Zollangaben oder manuelle Prozesse können zu Verzögerungen bei der Zollabfertigung, zusätzlichen Kosten oder behördlichen Beanstandungen führen.
 

Best Practice

Pflegen und überwachen Sie Tarifierungsdaten zentral und stellen Sie sicher, dass diese direkt für Zollprozesse genutzt werden können. Automatisierte Zollanmeldungen und eine medienbruchfreie Integration in Ihre SAP-Prozesse reduzieren Fehler und beschleunigen die Kommunikation mit den Zollbehörden.

Schließen Länder miteinander Wirtschafts- und Freihandelsabkommen ab, können Unternehmen Zollkosten reduzieren und bares Geld sparen.
Voraussetzung dafür ist allerdingt ein Nachweis des präferenziellen Ursprungs der Ware. 

Gerade bei komplexen Lieferketten wird das schnell zur Herausforderung.
 

Best Practice

Abhilfe schafft eine automatisierte Verwaltung von Lieferantenerklärungen und der Präferenzkalkulation, denn: Manuelle Berechnungen sind nicht nur zeitaufwendig, sondern erhöhen auch das Risiko fehlerhafter Präferenzaussagen.

Unternehmen können ihre Effizienz deutlich steigern, wenn Trade Compliance kein isoliertes Thema bleibt, sondern direkt in die Prozesse und das SAP-System integriert wird.

Eine Integration direkt in SAP bietet zahlreiche Vorteile:

• Automatisierte Echtzeit-Prüfungen
• Integration in Auftrags-, Liefer- und Logistikprozesse
• Vermeidung von Medienbrüchen
• Einheitliche Datenbasis für alle Compliance-Prozesse
• Automatische Sperr- und Freigabemechanismen
• Revisionssichere Dokumentation aller Prüfungen
• Höhere Transparenz über Risiken und Prüfstände

So werden Compliance-Anforderungen nicht nachgelagert geprüft, sondern direkt während der operativen Geschäftsprozesse berücksichtigt.

Mit der Außenhandelssuite M.SecureTrade unterstützt Mercoline Unternehmen dabei, ihre Trade-Compliance-Prozesse vollständig in SAP abzubilden und zu automatisieren.

Die modularen Lösungen decken zentrale Bereiche des Außenhandels ab:

• Sanktionslistenprüfung
• Tarifierung von Materialien
• Exportkontrolle
• ATLAS-Zollabwicklung
• Präferenzmanagement
• Lieferantenerklärungen
• Umsatzsteuer-ID-Prüfung
• Gelangensbestätigung

Unternehmen profitieren von einer durchgängigen Prozessunterstützung, mehr Rechtssicherheit und einer deutlichen Entlastung ihrer Fachabteilungen.

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