Lieferantenerklärungen ab 2028: Was sich für Unternehmen ändert

Die EU-Zollreform ist in aller Munde. Ein wichtiger Bestandteil ist die EU-Verordnung 2026/1183, durch die sich ab dem 23. Juni 2028 Vorgaben für Lieferantenerklärungen ändern. 

Unternehmen sollten sich bereits jetzt auf die neuen Anforderungen einstellen und Prozesse, Daten und Systeme darauf vorbereiten.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was genau sich ändert, welche Rolle strukturierte Daten spielen und wie Sie Ihr Präferenzmanagement zukunftssicher aufstellen.

• Ab Juni 2028 gelten neue Vorgaben für Lieferantenerklärungen.
• Strukturierte Ursprungs- und Präferenzdaten rücken stärker in den Fokus.
• Unternehmen sollten Prozesse, Daten und Schnittstellen frühzeitig prüfen.
• Mercoline unterstützt bei der SAP-integrierten Abbildung von Präferenzprozessen.
   

Lieferantenerklärungen sind ein wichtiger Bestandteil des Präferenzmanagements. Sie dienen Unternehmen als Nachweis über die Ursprungseigenschaft von Waren und bilden damit eine wichtige Grundlage für die Ausstellung von Präferenznachweisen.

Im Rahmen der kommenden EU-Zollreform ändern sich die Anforderungen an Lieferantenerklärungen grundlegend.

Künftig steht nicht mehr ein verbindlich vorgegebener Wortlaut im Mittelpunkt. Stattdessen definiert die EU eine feste Struktur mit einzelnen Datenelementen, die je nach Art der Lieferantenerklärung verpflichtend oder optional anzugeben sind.

Dazu gehören beispielsweise Informationen zu:

• Lieferant und Kunde
• den betreffenden Waren
• Ursprung und Präferenzregelungen,
• verwendeten Vormaterialien
• Kumulierung und weiteren ursprungsrelevanten Angaben

Damit schafft die EU die Grundlage dafür, Lieferantenerklärungen stärker strukturiert und elektronisch auszutauschen. 

Ein einheitliches Formular wird dabei nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist vielmehr, dass die erforderlichen Daten entsprechend der vorgegebenen Struktur zur Verfügung stehen.

Die Änderung betrifft nicht nur die Form von Lieferantenerklärungen. Entscheidend ist künftig noch mehr, wie die dafür benötigten Ursprungs- und Präferenzinformationen im Unternehmen vorliegen und verarbeitet werden.

Unternehmen sollten daher prüfen, ob die benötigten Daten strukturiert zur Verfügung stehen und zuverlässig zwischen den beteiligten Systemen und Geschäftspartnern ausgetauscht werden können.

Besonders relevant ist das für Unternehmen, die regelmäßig Lieferantenerklärungen erstellen oder eine größere Zahl eingehender Erklärungen verwalten und deren Angaben für die eigene Präferenzermittlung nutzen.

Auch wenn die neuen Vorgaben erst ab Juni 2028 gelten, sollten Unternehmen keine Zeit verlieren: Noch während der Übergangszeit bietet sich die Gelegenheit, bestehende Prozesse auf den Prüfstand zu stellen. 

Dabei geht es nicht darum, bereits heute sämtliche Prozesse umzustellen. Vielmehr lässt sich frühzeitig herausfinden, an welchen Stellen sich die neuen Anforderungen auf bestehende Abläufe und Datenstrukturen auswirken.

Hilfreich sind zum Beispiel folgende Fragen:

• Welche Daten werden heute für die Erstellung von Lieferantenerklärungen benötigt?
• Wo werden Waren-, Ursprungs- und Präferenzinformationen gepflegt?
• Sind diese Daten vollständig, aktuell und strukturiert verfügbar?
• Wie werden Lieferantenerklärungen heute erstellt, empfangen und weiterverarbeitet?
• Wo wird im aktuellen Prozess noch manuell gearbeitet?
• Sind bestehende Systeme und Schnittstellen auf einen stärker strukturierten elektronischen Datenaustausch vorbereitet?

Die Antworten zeigen, an welchen Stellen bis 2028 Handlungsbedarf entstehen kann. Das kann sowohl die Qualität und Verfügbarkeit von Stammdaten als auch bestehende Schnittstellen, manuelle Arbeitsschritte oder die systemseitige Verarbeitung von Lieferantenerklärungen betreffen.

Die neuen Vorgaben für Lieferantenerklärungen betreffen nicht nur deren formale Gestaltung. Auch die Qualität und Verfügbarkeit der zugrunde liegenden Ursprungs- und Präferenzdaten rückt stärker in den Fokus.

Unternehmen sollten die Zeit bis 2028 deshalb nutzen, um bestehende Datenquellen, Prozesse und Schnittstellen zu prüfen und möglichen Anpassungsbedarf frühzeitig zu identifizieren.