Neue Vorgaben für Zollvertreter: Datenqualität & Dokumentation werden noch wichtiger
Seit dem 1. September 2026 müssen Speditionen und Zollvertreter strengere Anforderungen erfüllen. Grund dafür ist der neue § 4d StBerG (Steuerberatungsgesetz). Dieser schafft erstmals eine klare rechtliche Grundlage für die Hilfeleistung in Zollsachen durch Logistikdienstleister und Zollvertreter. Gleichzeitig erhöht er die Anforderungen an Fachkunde, Dokumentation und Weiterbildung.
Zollvertreter, Speditionen und Logistikdienstleister müssen künftig nachweisen können, dass die für zollrechtliche Tätigkeiten verantwortlichen Mitarbeitenden über ausreichende Qualifikationen verfügen und ihr Wissen regelmäßig aktualisieren. Können die erforderlichen fachlichen, personellen oder organisatorischen Voraussetzungen nicht nachgewiesen werden, drohen Einschränkungen bei der Erbringung entsprechender Dienstleistungen.
Was auf den ersten Blick vor allem Speditionen betrifft, verdeutlicht einen Trend, der viele Unternehmen bereits heute beschäftigt: Zollrechtliche Entscheidungen müssen schon im eigenen Betrieb nachvollziehbar dokumentiert und konsistent begründet werden können. Dafür sind standardisierte Prozesse und eine belastbare Datenbasis wichtige Voraussetzungen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Anforderungen § 4d StBerG mit sich bringt und wie Unternehmen ihre Zoll- und Compliance-Prozesse effizient, transparent und rechtssicher gestalten können.
Auf einen Blick
- Durch § 4d StBerG steigen die gesetzlichen Anforderungen an Zollvertreter und Speditionen.
- Unternehmen müssen Fachkenntnisse und Weiterbildungsmaßnahmen dokumentieren.
- Fehlerhafte Daten erhöhen das Risiko von Compliance-Verstößen und Fehlentscheidungen.
- SAP-integrierte Lösungen unterstützen Unternehmen dabei, Zoll- und Compliance-Anforderungen effizient umzusetzen.
1. Was ändert sich durch § 4d StBerG?
Bisher bewegte sich die Zollvertretung in einer rechtlichen Grauzone: Zwar unterstützten viele Speditionen und Logistikdienstleister ihre Kunden bereits bei zollrechtlichen Tätigkeiten, eine eindeutige gesetzliche Grundlage fehlte jedoch.
Mit § 4d StBerG schafft der Gesetzgeber nun Rechtssicherheit, knüpft die Hilfeleistung in Zollsachen jedoch an klare Anforderungen hinsichtlich Fachkunde, Weiterbildung sowie personeller und organisatorischer Voraussetzungen. Die betroffenen Dienstleister müssen diese Voraussetzungen nachweisen können.
Für Unternehmen bedeutet das: Zollrechtliche Prozesse müssen mit klarer Verantwortungszuweisung protokolliertwerden, um uneindeutige Haftungsfragen zu vermeiden.
Zollrechtliche Entscheidungen sind nachvollziehbar zu dokumentieren, damit sie bei Bedarf gegenüber Behörden oder Geschäftspartnern begründet werden können. Dafür sind konsistente Stammdaten, transparente Prozesse und eine nachvollziehbare Dokumentation unverzichtbar.
2. Warum die neuen Anforderungen mehr als nur Fachwissen erfordern
Zollrechtliche Tätigkeiten umfassen weit mehr als die eigentliche Zollanmeldung.
Vielmehr müssen Unternehmen täglich eine Vielzahl von Entscheidungen treffen, die auf fachlichen Bewertungen und korrekten Daten beruhen. Dazu gehören beispielsweise:
- Einreihung von Waren
- Prüfung exportkontrollrechtlicher Vorgaben
- Ermittlung von Präferenzen
- Erstellung von Zollanmeldungen
Fehlerhafte oder uneinheitliche Daten können zu falschen Entscheidungen, erhöhtem Prüfungsaufwand und Compliance-Risiken führen.
Da § 4d StBerG die Anforderungen an Fachkunde und Nachweisbarkeit erhöht, müssen Entscheidungen künftig noch besser dokumentiert und begründet werden können. Voraussetzung dafür sind konsistente Stammdaten und standardisierte Prozesse. Nur auf dieser Basis lassen sich zollrechtliche Bewertungen rechtssicher treffen und bei Bedarf nachvollziehbar belegen.
Beispiel: Fehlerhafte Tarifierung
Eine fehlerhafte Wareneinreihung kann Auswirkungen auf Zollsatz, Exportkontrolle, Präferenzmanagement und Zollanmeldungen haben. Umso wichtiger wird es, die zugrunde liegende Entscheidung nachvollziehbar zu dokumentieren.
3. SAP-gestützte Prozesse schaffen Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Um den gestiegenen Anforderungen an Dokumentation, Transparenz und Datenqualität gerecht zu werden, benötigen Unternehmen standardisierte Prozesse und eine zentrale Datenbasis.
Viele Unternehmen arbeiten noch mit unterschiedlichen Datenquellen, manuellen Prozessen oder Insellösungen. Dadurch entstehen Medienbrüche, die die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen erschweren.
Die Integration relevanter Außenhandels- und Compliance-Prozesse direkt in SAP hingegen sorgt für mehr Transparenz und eine einheitliche Datengrundlage. Informationen werden zentral gepflegt und können in unterschiedlichen Prozessen genutzt werden.
Dadurch lassen sich Entscheidungen nachvollziehbar dokumentieren, Arbeitsabläufe standardisieren und Compliance-Anforderungen effizienter umsetzen.
4. So unterstützt Mercoline
Um die steigenden Anforderungen an Transparenz, Nachweisbarkeit und standardisierte Prozesse zu erfüllen, setzen viele Unternehmen auf eine durchgängige Unterstützung ihrer Außenhandels- und Compliance-Prozesse im SAP-System. Genau hier setzt Mercoline an.
Mit der M.SecureTrade-Suite bietet Mercoline Lösungen für zentrale Zoll- und Trade-Compliance-Prozesse. Dazu gehören unter anderem Tarifierung, Exportkontrolle, Sanktionslistenprüfung, Präferenzmanagement und Zollabwicklung.
Die einzelnen Trade-Compliance-Module greifen auf eine einheitliche Stammdatenbasis zurück. So lassen sich beispielsweise Informationen aus der Tarifierung in nachgelagerten Außenhandels- und Compliance-Prozessen weiterverwenden. Gleichzeitig lassen sich Prüfungen automatisieren, Entscheidungen nachvollziehbar dokumentieren und manuelle Aufwände reduzieren.
