PEP-Listen in der Compliance

Was Unternehmen beider Geschäftspartnerprüfung wissen sollten

PEP-Listen rücken zunehmend in den Fokus von Regulierungsbehörden, nicht nur im Finanzsektor. Auch für SAP-Anwenderunternehmen mit internationalen Geschäftsbeziehungen oder öffentlichem Auftraggeber-Umfeld gewinnt die PEP-Prüfung an Bedeutung.

Doch was bedeutet das konkret für die Compliance-Prozesse? Und wie lassen sich solche Prüfpflichten effizient in SAP-Systeme integrieren?

Was bedeutet PEP und wer ist betroffen?

PEP steht für „Politisch exponierte Person“ - ein Begriff, der Personen beschreibt, die in wichtigen öffentlichen Ämtern tätig sind oder waren. Dazu gehören zum Beispiel Minister, Abgeordnete, hohe Richter oder Vorstände staatlicher Unternehmen. Auch deren nahe Angehörige oder enge Geschäftspartner*innen können unter diese Definition fallen.
Der Hintergrund: Diese Gruppen gelten als besonders risikobehaftet im Hinblick auf Korruption, Geldwäsche und unzulässige Einflussnahme.

Zunehmend geraten auch Unternehmen aus Industrie, Logistik und Handel in regulatorische Zusammenhänge, die eine Prüfung auf politisch exponierte Personen erforderlich machen - etwa bei Ausschreibungen, Beteiligungen oder internationalen Partnerschaften.

Welche Relevanz hat die PEP-Prüfung für SAP-Anwenderunternehmen?

In vielen Organisationen ist die PEP-Prüfung bisher kein fester Bestandteil der Geschäftspartnerprüfung. Unternehmen, die beispielsweise bereits eine Sanktionslistenprüfung in SAP integriert haben, können jedoch konzeptionell anknüpfen. Eine PEP-Prüfung ergänzt bestehende Compliance-Maßnahmen sinnvoll - insbesondere dann, wenn Geschäftspartner im Ausland sitzen oder es Anzeichen für risikobehaftete Verbindungen gibt.

Die Herausforderung: Es existiert keine zentrale, öffentliche Liste aller politisch exponierten Personen. Unternehmen müssen daher auf externe Datenanbieter zurückgreifen und dabei sicherstellen, dass die Prüfung auf aktuellen, datenschutzkonformen Quellen basiert. Die Einbindung in bestehende Prozesse ermöglicht die Vermeidung von hohen manuellen Aufwänden und reduziert das Fehlerrisiko.

PEP-Listenprüfung als Teil einer ganzheitlichen Compliance-Strategie

Ein moderner Compliance-Ansatz geht über die klassische Sanktionslistenprüfung hinaus und berücksichtigt dabei Themen wie Geldwäscheprävention, Reputationsschutz und regulatorische Nachweispflichten. Die PEP-Prüfung ist dabei ein zusätzlicher Baustein, um Risiken frühzeitig zu erkennen.

Unternehmen, die bereits eine Sanktionslistenprüfung in SAP nutzen, können das Konzept auf PEP-Prüfungen ausweiten. Anbieter wie Info4C oder Dow Jones bieten dafür eine umfassende Datenbasis mit regelmäßig aktualisierten PEP-Informationen, die sich in bestehende Workflows integrieren lassen. So entsteht ein durchgängiger Prozess, der sowohl rechtssicher als auch revisionsfähig ist.

Wie unterstützt Mercoline dabei?

Als Partner für digitale Geschäftsprozesse in SAP begleitet Mercoline Unternehmen dabei, Prüfpflichten effizient umzusetzen - im Rahmen von Sanktionslisten- und Geschäftspartnerprüfung sowie Integrationsszenarien rund um Compliance.

Auch beim Thema PEP-Prüfung unterstützen wir Sie mit Know-how und Lösungen, die sich flexibel in Ihre S/4HANA-Strategie einfügen. Ziel ist es, die Geschäftspartnerprozesse so aufzustellen, dass sie nicht nur heute, sondern langfristig regulatorischen Anforderungen standhalten.

Mercoline bietet effiziente Add-On Lösungen, die sich an Ihre Anforderungen und Betriebsmodelle anpassen.