Prozessorientierte Reorganisation als Chance begreifen

Als Anbieter von eigenentwickelten Erweiterungslösungen für S/4HANA und SAP ERP setzt Mercoline seit vielen Jahren auf ein leistungsfähiges und agiles Produktentwicklungsteam. Die steigende Komplexität im IT-Umfeld und der Anforderungen seiner SAP-Kunden erfordern die stetige Verbesserung und Reorganisation der Prozesse sowie deren Abbildung in einer zentralen Projektmanagement-Software. Warum das nicht nur eine Herausforderung, sondern eine sehr spannende Aufgabe ist, möchten wir im Interview mit Robert Ziegler, Head of Solution Development, und Ella Funke, Studentin der Informatik, erfahren.

Hallo Ella, hallo Robert, herzlichen Glückwunsch noch einmal zum Gewinn des Process Solution Award 2022 der Gesellschaft für Organisation, kurz GfO genannt. Wofür hat Mercoline diesen Preis erhalten?

Ella Funke: Wir, die Mercoline, haben diese Auszeichnung in Zusammenarbeit mit der Firma Projektron gewonnen. Projektron ist Hersteller der Projektmanagement-Software BCS, die Mercoline seit vielen Jahren aktiv nutzt und in die verschiedensten Unternehmensprozesse integriert hat. Von der GfO haben wir die Auszeichnung für unseren eingereichten Beitrag in der Kategorie „Prozessorientierte Reorganisation, Prozessoptimierung, Process Mining, Prozesssteuerung“ erhalten. Ein großer Dank für die sehr gute Zusammenarbeit geht von unserer Seite an Projektron und an die GfO für die wunderbare Preisverleihungsveranstaltung!

Gratulation zum Preis. Kannst du kurz erläutern, worum es dabei ging?

Ella Funke: Der Fokus des Beitrags lag auf dem Relaunch des Entwicklungsprozesses von Mercoline. Ziel war es, eine prozessorientierte Lösung bei Mercoline zu etablieren, die die kontinuierliche Verbesserung des Entwicklungsprozesses unterstützt. Hier hilft uns auch die Software BCS, in der zukünftig alle Prozesse und Planungsschritte abgebildet werden. Dadurch konnten auch organisatorische Potentiale sowie Qualitäts- und teambezogene Verbesserungspotentiale viel leichter genutzt werden.

Ella, du bist ja aktuell noch Studentin der Informatik, hast aber schon sehr aktiv bei der Reorganisation von Prozessen bei Mercoline mitgewirkt: Was hat dir an der Aufgabe besonders gut gefallen?

Ella Funke: Das ist tatsächlich schwer zu sagen, weil es viele interessante Aspekte gab. Da ich mich von Haus aus sehr für Qualitätssicherung interessiere, war natürlich dieser Aspekt für mich am interessantesten. Auch die tiefgründige und umfangreiche Einarbeitung in den Entwicklungsprozess hat mir sehr viel Spaß gemacht, da ich dadurch viel neues lernen konnte. Jedoch glaube ich, dass das Beste an der Aufgabe die positive Reaktion des Teams am Ende war. Denn es kam sehr gut an, sowohl bei den bestehenden Kolleg:innen als auch bei den neuen Mitarbeiter:innen.

Was hat sich durch die Reorganisation im Alltag am meisten für die Mitarbeiter:innen verbessert?

Ella Funke: Heute ist das Arbeiten in verteilten Teams von überall viel einfacher möglich. Das ist insbesondere auf die Einbindung aller Teammitglieder in die Regelprozesse und klare Kommunikationsstrukturen zurückzuführen. Außerdem können dadurch Probleme in den Entwicklungsprojekten früher erkannt und behoben werden. Das macht die Arbeit um einiges angenehmer.

Robert Ziegler: Durch Corona waren wir natürlich vor besondere Herausforderungen gestellt. Wir musste sehr schnell auf mobiles Arbeiten umstellen. Das haben wir gleich zum Anlass genommen, um unser Entwicklungsteam zu einem virtuellen Team zu machen. Das bedeutete auch, dass wir uns viel mehr öffnen konnten bei der Suche nach Talenten außerhalb von Berlin. Hier waren wir sehr erfolgreich. Gleichzeit bestand die Notwendigkeit, die verteilt sitzenden Kolleg:innen in die Prozesse einzubinden. Das haben wir durch eine Verklarung unserer Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten und nicht zuletzt durch die Abbildung in unserem Projektmanagement System BCS erreicht.

Wie haben die Teams bei Mercoline auf die Reorganisation und die damit einhergehenden Prozessveränderungen reagiert?

Ella Funke: Sehr positiv. Besonders wurde die Transparenz der Prozesse gelobt. Zudem bewirkten die Veränderungen eine Verbesserung des Fokus und mehr Teamarbeit. Negativ wurde nur angemerkt, dass der Prozess sich stark verändert hat und somit erst eine Eingewöhnung erfolgen musste. Außerdem hat sich auch der Grad der Dokumentation erhöht. Aber da dadurch viele positive Effekte bewirkt werden, wie die Verbesserung des Onboardings, ist das Feedback trotzdem als sehr positiv zu bewerten.

Robert Ziegler: Wir bekommen hier sehr positives Feedback von den Kolleg:innen. Gerade auch die neuen Kolleg:innen loben die klaren Prozesse, auch im Vergleich zu anderen Unternehmen. Sie wissen so genau, was ihre Aufgaben sind oder wo sie sich einbringen können. Das hat sich sehr positiv auf die Beteiligung im Team und das Commitment untereinander ausgewirkt. Der Grad der Selbstorganisation hat sich ebenso stark erhöht.

Das Entwicklungsteam bei Mercoline ist in den letzten Jahren gewachsen, gerade auch international. Wie helfen euch diese Prozesse dabei?

Robert Ziegler: Wir haben heute internationale Teammitglieder, die ausschließlich englisch sprechen. Durch englische Dokumentationen und den verbesserten Onboarding Prozess können wir die Kolleg:innen viel einfacher in unsere Projekte integrieren. Darauf sind wir auch sehr stolz. Auf einen weiteren Aspekt möchte ich noch hinweisen. Wir können uns sehr glücklich schätzen Teil der DATAGROUP mit über 3000 Kolleg:innen zu sein. Die gemeinsame Arbeit an Projekten, auch international, bei gleichzeitig geringen Reiseaktivitäten ist durch die heutigen virtuellen Teams überhaupt erst möglich geworden.

Reorganisation ist immer ein fortlaufender Prozess. Wie geht es jetzt weiter bei Mercoline?

Robert Ziegler: Wir haben uns bisher sehr auf das Entwicklungsteam konzentriert. Das wollen wir auf andere Bereiche ausrollen. So gibt es beispielsweise im Produktmanagement ähnliche Fragestellungen, die wir klären wollen. Gerade auch die teamübergreifenden Prozesse sollen sich zukünftig noch verbessern, um Prozessbrüche zu vermeiden.

Welche Learnings gibt es für die Zukunft?

Robert Ziegler: Es ist sehr wichtig, dass wir uns als prozessorientiertes Unternehmen verstehen. Das bedeutet auch, dass wir die Prozesse unnachgiebig umsetzen und regelmäßig auf Verbesserungspotentiale überprüfen. Beim Rollout auf andere Teams ist es wichtig, alle Kolleg:innen einzubeziehen und auch Vorbehalte oder Ängste ernst zu nehmen. Wenn uns das gelingt, sehe ich uns sehr gut aufgestellt.

Vielen Dank für das sehr interessante Interview und weiterhin viel Erfolg.