Wie das Management von Lieferantenerklärungen in SAP automatisiert wird
Durch Präferenzabkommen der EU können Unternehmen in eine Vielzahl von Ländern ohne oder mit stark verringerten Importzöllen exportieren. Das schafft wichtige Wettbewerbsvorteile, ist aber oft mit einem sehr großen Aufwand verbunden. Die Mercoline-Lösung M.SecureTrade Präferenzmanagement automatisiert den Bearbeitungsprozess in SAP.
Präferenzmanagement gewinnt an Bedeutung
Die EU hat bereits mit annähernd 50 Ländern oder kompletten Ländergruppen Freihandelsabkommen abgeschlossen. Etliche weitere Abkommen werden aktuell verhandelt. Die Bedeutung solcher Exporterleichterungen wird also weiter steigen. Um die Vorteile von Präferenzabkommen zu nutzen, ist ein schriftlicher Präferenznachweis notwendig. Er belegt den Ursprung der zu exportierenden Ware in der EU. Dabei muss der Anteil aller bezogenen Artikel aus Drittländern nachvollziehbar berechnet und dokumentiert sein. Unvollständige oder falsche Nachweise bergen erhebliche Risiken, denn sie können als Steuerstraftat gewertet werden und eine Nacherhebung von Zöllen und Strafzahlungen nach sich ziehen.
Das Management von Lieferantenerklärungen ist bisher sehr aufwendig
Automatisierte Bearbeitung von Lieferantenerklärungen im SAP-System
- Relevante Vorgänge (z. B. Materialien ohne ungültige Lieferanterklärung) aus Stammdaten (Einkaufsinfosätze, Materialstämme) ermitteln
- Daraus automatisiert (auch werksübergreifend) LE-/LLE-Belege je Lieferant erstellen
- Lieferantenerklärungen auf verschiedenen Kommunikationswegen (z. B. via Webportal) automatisiert und elektronisch aus SAP heraus anfordern
- Von Lieferanten bestätigte Daten auf Material- und Präferenzzone/-länderebene automatisch übernehmen und verdichten
- Kundenseitige Lieferantenerklärungen erstellen, versenden oder drucken
- Alle Belege im Monitor verwalten und überwachen, z. B. zum Mahnen und und Widerrufen von Belegen
- Lieferantenerklärungsbeleg bearbeiten, auf Vollständigkeit prüfen und versenden (alle Bearbeitungsschritte können automatisiert im Hintergrund erfolgen)
- Veränderungen am LE-Beleg werden vollständig protokolliert
- Über den LE-Monitor alle LE-Belege nach diversen Kriterien selektieren und überwachen
- Präferenzkalkulation im SAP-Standard durchführen und für SD-Prozesse nutzen
Hohe Flexibilität bei der Steuerung von Lieferantenerklärungen
Die LE-/LLE-Belege pro Lieferant werden automatisch auf der Basis von flexiblen SAP Selektionskriterien, wie Buchungskreis Einkauforganisation, Einkäufergruppe, Werk, Präferenzzonen, Ablaufdatum, usw. angelegt. Der Beleg wird mit allen wichtigen Kopf- und Positionsdaten befüllt, die für den Versand der LE-Anforderung oder einer Mahnung notwendig sind. Dabei lassen sich auch kundenindividuell weitere Referenzdaten übernehmen. Wie und wann ein Beleg versendet wird, lässt sich bis auf Lieferantenebene über Versandprofile steuern. Somit ist gewährleistet, dass die Lieferanten auch auf ihrem präferierten Kommunikationsweg erreicht werden können.
Rückmeldung von Daten mit dem LE-Webportal automatisieren
Lieferanten können im LE-Webportal ganz einfach auf die angeforderten Lieferantenerklärungen zugreifen, diese bearbeiten und abschließen. Die Lieferantenerklärungstexte und die zu bestätigenden Materialien und Präferenzländer werden wie in einem Formular dargestellt, lassen sich aber viel schneller ausfüllen. Diese Informationen werden vom SAP-System wieder abgeholt und können somit in wenigen Sekunden zu einer Aktualisierung der Lieferantenerklärungsdaten im SAP-Materialstamm führen. Das spart nicht nur Zeit für den Lieferanten, sondern auch für die SAP-Anwenderunternehmen. Durch den elektronischen Austausch via Webportal und mobiler Geräte steigt außerdem die LE-Rücklaufquote.
Präferenzmanagement für kleine und mittlere Unternehmen
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